SharePoint में वर्कफ़्लो कैसे बनाएं

SharePoint वर्कफ़्लो का अवलोकन

SharePoint वर्कफ़्लो स्वचालन के साथ व्यावसायिक प्रक्रियाओं को सरल बना सकता है। यह प्रक्रियाओं को ट्रैक करने, संसाधनों का प्रबंधन करने और ज्ञान स्थानांतरित करने में मदद करता है। अनुमोदन प्रक्रियाएँ और अनुरोध प्रबंधन जैसे पूर्व-निर्मित वर्कफ़्लो उपलब्ध हैं। लेकिन Power Automate के साथ वर्कफ़्लो को अनुकूलित करने से संगठनों को इससे और भी अधिक लाभ प्राप्त करने में मदद मिल सकती है।

SharePoint में वर्कफ़्लो बनाने के लिए:

1. उस साइट पर जाएँ जहाँ आप वर्कफ़्लो जोड़ना चाहते हैं।
2. साइट सेटिंग पृष्ठ पर जाएँ.
3. 'साइट क्रियाएँ' मेनू से 'साइट सुविधाएँ' चुनें।
4. 'SharePoint डिज़ाइनर में वर्कफ़्लो बनाएं' पर क्लिक करें।

शेयरपॉइंट डिज़ाइनर आपको वर्कफ़्लो के पहलुओं को दृश्य रूप से अनुकूलित करने देता है। वर्कफ़्लो शुरू करने वाली स्थितियों पर नज़र रखें और जिम्मेदार व्यक्तियों को कार्य सौंपें। स्वचालन से अधिकतम लाभ प्राप्त करने के लिए, प्रक्रियाओं को सरल बनाने के लिए पावर ऑटोमेट टेम्पलेट का उपयोग करें।

इन SharePoint सेटअप युक्तियों के साथ वर्कफ़्लो को आसान बनाएं!

SharePoint में वर्कफ़्लो सेट करना

परिभाषित उद्देश्यों और पहचानी गई प्रक्रिया और प्रतिभागियों के साथ SharePoint में वर्कफ़्लो स्थापित करने के लिए, आपको सही चरणों का पालन करने की आवश्यकता है। इस अनुभाग में, हम वर्कफ़्लो के लिए उद्देश्यों को परिभाषित करने, प्रक्रिया और प्रतिभागियों की पहचान करने, वर्कफ़्लो चरणों और कार्यों को डिज़ाइन करने और वर्कफ़्लो टेम्पलेट बनाने के उप-अनुभागों पर संक्षेप में चर्चा करेंगे। ये चरण SharePoint में वर्कफ़्लो बनाने के लिए एक व्यापक समाधान प्रदान करेंगे।

वर्कफ़्लो के लिए उद्देश्यों को परिभाषित करना

में सफलता सुनिश्चित करने के लिए शेयर केंद्र , उद्देश्यों को स्पष्ट रूप से परिभाषित किया जाना चाहिए। लक्ष्य यथार्थवादी होने चाहिए और संगठन की जरूरतों पर ध्यान केंद्रित करना चाहिए। KPI या अन्य सफलता उपायों को परिभाषित करने में प्रारंभिक उपयोगकर्ताओं को शामिल करें। इसके अतिरिक्त, बचाव और सुरक्षा ध्यान में रखा जाना।

प्रो टिप: सुनिश्चित करें कि सभी हितधारक खरीदारी हासिल करने और सभी को ट्रैक पर रखने के उद्देश्य स्थापित करने में शामिल हों। वर्कफ़्लो जासूसी कार्य को मसाला दें शेयर केंद्र !

प्रक्रिया और प्रतिभागियों की पहचान करना

SharePoint में अपने वर्कफ़्लो को सुचारू रूप से चलाने के लिए प्रक्रिया और प्रतिभागियों की पहचान करें। आवश्यक चरण निर्धारित करें और प्रत्येक चरण में कौन शामिल होगा। इसमें शामिल सभी लोगों के साथ अच्छा संचार प्रक्रिया को बेहतर बनाएगा, त्रुटियाँ कम करेगा और जवाबदेही बनाएगा।

इसे प्राप्त करने के लिए मुख्य कदम:

1. भूमिकाएँ और जिम्मेदारियाँ सौंपें।
2. हितधारकों को शामिल करें ताकि हर कोई अपने कार्यों को जान सके और योगदान दे सके।
3. मील के पत्थर को ट्रैक करने और प्रगति को मापने के लिए एक रूपरेखा स्थापित करें।

वर्कफ़्लो की नियमित रूप से समीक्षा करें. प्रक्रिया को मान्य करें और सुधार के अवसरों की तलाश करें। पर्यवेक्षक समीक्षाएँ कर्मचारियों के बीच पारदर्शिता दिखाती हैं।

के लिए सफलता:

• पहचान करना प्रक्रिया और प्रतिभागी
• भूमिकाएँ सौंपें और जिम्मेदारियाँ
• मील के पत्थर ट्रैक करें और प्रक्रियाओं को बनाने और समीक्षा करने में हितधारकों को शामिल करें

चरण-दर-चरण मार्गदर्शिका के साथ क्रियाओं का सही क्रम प्राप्त करें।

वर्कफ़्लो चरणों और कार्रवाइयों को डिज़ाइन करना

वर्कफ़्लो डिज़ाइन करते समय, उद्देश्य को परिभाषित करें और वांछित परिणाम निर्धारित करें . फिर व्यक्तिगत कार्यों की पहचान करें और उनके लिए कौन जिम्मेदार होगा। प्रत्येक चरण पर अनुमोदनों, समीक्षाओं और सूचनाओं की रूपरेखा तैयार करें। वर्कफ़्लो बनाएं और उसका परीक्षण करें .

ध्यान रखें कि संसाधन, समयसीमा और जोखिम सभी डिज़ाइन को प्रभावित करते हैं। हमने एक ग्राहक को उनकी आवश्यकताओं के अनुरूप वर्कफ़्लो बनाकर उनके लेखांकन विभाग में अकुशल मैन्युअल प्रक्रियाओं से निपटने में मदद की। इससे हर चरण में अधिक सटीकता के साथ समय और धन की बचत हुई - जिसके परिणामस्वरूप प्रति वर्ष हजारों डॉलर की बचत हुई! तो, आइए आयोजन की ओर बढ़ें - यह वर्कफ़्लो विज़ार्ड बनने का समय है!

वर्कफ़्लो टेम्पलेट बनाना

वर्कफ़्लो टेम्प्लेट बनाना प्रत्येक SharePoint व्यवस्थापक के लिए अवश्य जानना चाहिए। यह प्रक्रियाओं को स्वचालित करता है, समय बचाता है और दक्षता बढ़ाता है। यहाँ क्या करना है:

मेरा कार्यदिवस

1. साइट क्रियाएँ> साइट सेटिंग्स> साइट टेम्पलेट्स पर जाएँ।
2. मौजूदा साइट टेम्पलेट से बनाएं पर क्लिक करें और वर्कफ़्लो प्रक्रिया चुनें।
3. नाम, विवरण और समूह का नाम जैसे विवरण भरें। फिर ओके पर क्लिक करें.
4. शर्तें या क्रियाएँ जोड़कर टेम्पलेट को अनुकूलित करें।
5. टेम्प्लेट प्रकाशित करें और इसे कई साइटों पर उपयोग करें।

ध्यान रखें, वर्कफ़्लो टेम्पलेट बनाने के लिए तकनीकी समझ की आवश्यकता होती है SharePoint डिज़ाइनर या विज़ुअल स्टूडियो . लेकिन, चरण-दर-चरण मार्गदर्शन वाले बहुत सारे ऑनलाइन संसाधन मौजूद हैं।

SharePoint में एक बेहतरीन सुविधा भी है जहां उपयोगकर्ता ऐसा कर सकते हैं दस्तावेज़ परिवर्तन ट्रैक करें . जब किसी फ़ाइल का नया संस्करण किसी स्वीकृत लाइब्रेरी या सूची में सहेजा जाता है, तो a वर्कफ़्लो टेम्प्लेट ईमेल अद्यतन अधिसूचना चयनित उपयोगकर्ताओं को भेजा जाता है.

2013 में, Microsoft ने स्वचालित प्रक्रियाओं को लागू करना और भी आसान बना दिया पुन: प्रयोज्य वर्कफ़्लोज़ . यह वर्कफ़्लो टेम्प्लेट बनाने को अधिक स्केलेबल बनाता है और व्यवस्थापकों के लिए कार्यों को कम करता है।

SharePoint में वर्कफ़्लो शुरू करना एक अच्छी तरह से तेल लगी मशीन के साथ स्वचालित कार्यों को शुरू करने जैसा है!

SharePoint में वर्कफ़्लो प्रारंभ करना

लॉन्चिंग, निगरानी और प्रगति पर नज़र रखने और अपवादों और त्रुटियों को संभालने के उप-अनुभागों के साथ SharePoint में वर्कफ़्लो शुरू करने के लिए, इन चरणों का पालन करें। सबसे पहले, SharePoint मेनू विकल्पों का उपयोग करके वर्कफ़्लो लॉन्च करें। एक बार लॉन्च होने के बाद, निगरानी और ट्रैकिंग सुविधा का उपयोग करके प्रगति पर नज़र रखें। अंत में, प्रक्रिया के दौरान उत्पन्न होने वाले किसी भी अपवाद या त्रुटि से निपटने के लिए तैयार रहें।

वर्कफ़्लो लॉन्च करना

SharePoint में वर्कफ़्लो लॉन्च करना कठिन कार्यों को स्वचालित करने का एक आसान तरीका है! आरंभ करने के लिए यहां 5 सरल चरण दिए गए हैं:

1. SharePoint साइट खोलें जहां वर्कफ़्लो लॉन्च किया जाना चाहिए
2. उस सूची या लाइब्रेरी पर जाएँ जिसमें वे दस्तावेज़ हैं जिन पर काम करना है
3. रिबन मेनू से 'वर्कफ़्लो' पर क्लिक करें और फिर 'वर्कफ़्लो जोड़ें' पर क्लिक करें
4. एक टेम्प्लेट चुनें, उसे कस्टमाइज़ करें और अपनी आवश्यकताओं के अनुरूप कॉन्फ़िगर करें
5. सेटिंग्स की समीक्षा करें और जब आपका काम पूरा हो जाए तो 'समाप्त' पर क्लिक करें

SharePoint अद्वितीय व्यावसायिक आवश्यकताओं के अनुरूप वर्कफ़्लो को अनुकूलित करने की अपनी क्षमता के लिए जाना जाता है! साथ ही, गैर-तकनीकी उपयोगकर्ता आसानी से उपयोगकर्ता-अनुकूल सुविधाओं के साथ वर्कफ़्लो लॉन्च कर सकते हैं।

SharePoint में वर्कफ़्लोज़ की शुरूआत हुई है व्यवसायों के संचालन के तरीके में क्रांति ला दी . यह एकीकरण है नियंत्रण लेने के लिए सशक्त संगठन उनकी प्रक्रियाओं में सुधार हुआ, जिससे बेहतर उत्पादकता और बेहतर मुनाफा हुआ। कार्यों को स्वचालित करने से कर्मचारी मुख्य व्यावसायिक कार्यों पर ध्यान केंद्रित करने से भी मुक्त हो जाते हैं, जिसके परिणामस्वरूप बेहतर परिणाम मिलते हैं। वर्कफ़्लो की प्रगति को नज़रअंदाज करना आंखों पर पट्टी बांधकर गाड़ी चलाने जैसा है - यह आपदा का नुस्खा है!

वर्कफ़्लो प्रगति की निगरानी और ट्रैकिंग

अपने SharePoint वर्कफ़्लो को बारीकी से देखना आवश्यक है यह सुनिश्चित करने के लिए कि सब कुछ सुचारू रूप से चल रहा है। कार्यों या समय-सीमाओं को हाथ से जाने न दें और प्रक्रिया को धीमा न करें। वर्कफ़्लो प्रगति की निगरानी और ट्रैक करने के लिए इन युक्तियों को आज़माएँ:

1. कार्य दिए जाने या समाप्त होने पर ईमेल सूचनाएं प्राप्त करें।
2. असाइन किए गए कार्यों और उनकी स्थितियों के लिए वर्कफ़्लो कार्य सूची पर एक नज़र डालें।
3. फ़िल्टर के साथ कार्यों का ट्रैक रखने के लिए SharePoint पर दृश्य अनुकूलित करें।
4. KPI के साथ एक डैशबोर्ड बनाएं, जैसे पूर्णता दर, अतिदेय दर, आदि।
5. आगे के विश्लेषण के लिए SharePoint सूचियों से डेटा को CSV में निर्यात करें।

इसके अलावा, यह समझने के लिए वर्कफ़्लो इतिहास की जाँच करें कि प्रत्येक कदम प्रक्रिया को कैसे प्रभावित करता है। वास्तविक समय की निगरानी से, आप समस्याओं या बाधाओं का तुरंत पता लगा सकते हैं। जब आप SharePoint पर कोई नया वर्कफ़्लो प्रारंभ करें तो इन युक्तियों को ध्यान में रखें।

यह बताया गया है कि Microsoft SharePoint का उपयोग अमेरिका में अधिकांश व्यवसायों द्वारा किया जाता है . कार्यप्रवाह संबंधी समस्याएं बाधा बन सकती हैं - लेकिन उचित प्रबंधन से आप उन पर काबू पा सकते हैं!

वर्कफ़्लो अपवादों और त्रुटियों को संभालना

जब वर्कफ़्लो अपवाद और त्रुटियाँ उत्पन्न होती हैं, तो प्रक्रिया दक्षता के लिए त्वरित और रणनीतिक तरीके आवश्यक होते हैं। यहां है उन्हें प्रबंधित करने के लिए 6-चरणीय मार्गदर्शिका :

1. समस्या के स्रोत की पहचान करने के लिए वर्कफ़्लो स्थिति रिपोर्ट की जाँच करें।
2. यदि आवश्यक परिवर्तन करने की आवश्यकता हो तो वर्कफ़्लो को रोकें।
3. किसी भी समस्या को ठीक करने के लिए वर्कफ़्लो संपादित करें।
4. यह देखने के लिए कि क्या यह सुचारू रूप से चलता है, संशोधित वर्कफ़्लो को पुनः आरंभ करें।
5. यदि अभी भी कोई समस्या है तो नव निर्मित लॉग की जाँच करें।
6. यदि कुछ और काम नहीं करता है तो आईटी सहायता टीम से मदद लें, या वर्कफ़्लो के पुराने संस्करण पर वापस जाने पर विचार करें।

यहां तक ​​कि कुछ अपवाद या त्रुटियां भी समय के साथ जमा हो सकती हैं और देरी का कारण बन सकती हैं। इसलिए, प्रत्येक मुद्दे की विस्तृत समझ उन्हें कम करने की कुंजी है।

कुछ वर्ष पहले Microsoft टीमों को अपने वर्कफ़्लो में समस्याओं का सामना करना पड़ा था। उन्होंने समय के साथ आउट-ऑफ-ऑर्डर थ्रेड्स को स्रोत के रूप में पहचाना। उन्होंने उपरोक्त के समान तकनीकों का उपयोग किया और समस्या का समाधान किया। इन समस्याओं को समझकर और त्वरित कार्रवाई करके, हम समय बचा सकते हैं और बेहतर सटीकता सुनिश्चित कर सकते हैं।

क्या आप SharePoint वर्कफ़्लोज़ को अनुकूलित करने के लिए तैयार हैं? अपना पावर सूट पहनें और काम पर लग जाएं!

SharePoint में वर्कफ़्लो को अनुकूलित करना

SharePoint में वर्कफ़्लो को आसानी से अनुकूलित करने के लिए, विज़ुअल डिज़ाइनर का उपयोग करना, SharePoint डिज़ाइनर के साथ वर्कफ़्लो का विस्तार करना और वर्कफ़्लो को तृतीय-पक्ष अनुप्रयोगों के साथ एकीकृत करना आपके लिए समाधान हैं। ये उप-अनुभाग आपके वर्कफ़्लो अनुकूलन में आपकी सहायता करेंगे, जिससे आपको वर्कफ़्लो का विस्तार करने और बिना किसी परेशानी के बेहतर दक्षता के लिए इसे अन्य अनुप्रयोगों के साथ जोड़ने की क्षमता मिलेगी।

वर्कफ़्लो अनुकूलन के लिए विज़ुअल डिज़ाइनर का उपयोग करना

SharePoint में विज़ुअल डिज़ाइनर आपको व्यावसायिक प्रक्रियाओं को स्वचालित करने के लिए वर्कफ़्लो को अनुकूलित करने देता है। यह ऑफर खींचें और छोड़ें सुविधाएँ क्रियाएँ, स्थितियाँ और लूप जोड़ने के लिए। आप मानक वर्कफ़्लो को अनुकूलित कर सकते हैं या अपना स्वयं का संपूर्ण कार्यप्रवाह बना सकते हैं।

अनुकूलन व्यवसायों को उनकी विशिष्ट आवश्यकताओं को पूरा करने में सक्षम बनाता है। आप इसके साथ एक कस्टम कार्य प्रपत्र बना सकते हैं इन्फोपाथ या HTML फॉर्म , उपयोगकर्ता इनपुट पर अधिक नियंत्रण दे रहा है। साथ ही, ईमेल सूचनाएं प्रक्रिया पूर्ण करने के लिए स्थापित किया जा सकता है।

Microsoft तृतीय-पक्ष सेवाओं के एकीकरण की भी अनुमति देता है जैसे ड्रॉपबॉक्स या सीआरएम सिस्टम जैसे सेल्सफोर्स कस्टम क्रियाओं के माध्यम से. शेयर केंद्र REST API कस्टम क्रियाओं को डिज़ाइन करने की क्षमता प्रदान करता है बाह्य स्रोतों से डेटा प्राप्त करने के लिए.

प्रो टिप: वर्कफ़्लो को अनुकूलित करना आपकी व्यावसायिक आवश्यकताओं को पूरा करने और दोहराए जाने वाले कार्यों को स्वचालित करके उत्पादकता में सुधार करने की कुंजी है। उत्पादन परिवेश में किसी भी त्रुटि से बचने के लिए, विकास चरणों के दौरान अपने वर्कफ़्लो का परीक्षण करना सुनिश्चित करें।

अपनी टोपी पहनें और महाशक्ति को अनलॉक करें शेयरपॉइंट डिज़ाइनर ‚Äì वर्कफ़्लो को अगले स्तर पर ले जाने के लिए यह आपका काम है।

SharePoint डिज़ाइनर के साथ वर्कफ़्लो का विस्तार

SharePoint में वर्कफ़्लो को अनुकूलित करना? आसानी से किया जा सकता है शेयरपॉइंट डिज़ाइनर ! यह टूल पूर्व-निर्मित वर्कफ़्लो का विस्तार करता है और आपको ऐसी कस्टम प्रक्रियाएँ बनाने देता है जो आपके व्यवसाय के लिए उपयुक्त हों। मौजूदा वर्कफ़्लोज़ को संशोधित करने के लिए, बस प्रोग्राम खोलें और जिसे आप बदलना चाहते हैं उसे चुनें। चरणों को जोड़ने और हटाने के लिए विज़ुअल ड्रैग-एंड-ड्रॉप टूल या कोड व्यू का उपयोग करें। इसके अलावा, ईमेल या कार्य जैसी कार्रवाइयां और ऐसी स्थितियां जोड़ें जिनके लिए उपयोगकर्ता इनपुट या कुछ परिणामों की आवश्यकता होती है।

साथ ही, SharePoint Designer के साथ, आप स्क्रैच से कस्टम वर्कफ़्लो बना सकते हैं। इसमें दस्तावेज़ अनुमोदन या व्यय रिपोर्ट जैसी सामान्य व्यावसायिक प्रक्रियाओं के लिए टेम्पलेट शामिल हैं। अपनी व्यावसायिक आवश्यकताओं के अनुरूप इन टेम्पलेट्स को कस्टमाइज़ करें और वे स्वचालित रूप से उपयोगकर्ता इनपुट से ईमेल और कार्य असाइनमेंट उत्पन्न करेंगे।

प्रो टिप: वर्कफ़्लो को अनुकूलित करने में अतिरिक्त युक्तियों और सहायता के लिए, SharePoint डिज़ाइनर को समर्पित ऑनलाइन ट्यूटोरियल और समुदाय देखें। जब आप अपने वर्कफ़्लो को तृतीय-पक्ष अनुप्रयोगों के साथ एकीकृत कर सकते हैं तो मित्रों की आवश्यकता किसे है?!

तृतीय-पक्ष अनुप्रयोगों के साथ वर्कफ़्लो को एकीकृत करना

मानक कनेक्टर्स के अलावा, वहाँ हैं ऐप्स जो मुफ़्त या सशुल्क प्रदान करता है 'कार्यप्रवाह' प्रक्रिया को विस्तारित और स्वचालित करने के लिए। उदाहरण के लिए, डॉक्यूमेंटसाइन का कनेक्टर SharePoint की लाइब्रेरी और सूचियों का उपयोग करके, विभिन्न लोगों के बीच हस्ताक्षर के लिए अनुबंधों को ऑटो-रूट करने के लिए उपयोग किया जा सकता है।

चुनना एक तृतीय-पक्ष ऐप एकीकरण के लिए? विचार करने योग्य बातें: स्केलेबिलिटी, लागत-प्रभावशीलता और उपयोग में आसानी। के साथ एक को प्राथमिकता दें एक सक्रिय पारिस्थितिकी तंत्र और नियमित अपडेट .

.net फ्रेमवर्क संस्करण की जाँच करें

वर्कफ़्लो डिज़ाइन करना और प्रबंधित करना? यह पसंद है मुश्किल प्रबंधन . सिवाय इसके कि बिल्लियाँ वास्तव में विभिन्न विचारों वाली सहकर्मी हैं।

वर्कफ़्लो डिज़ाइन और प्रबंधन के लिए सर्वोत्तम अभ्यास

लचीलापन और स्केलेबिलिटी सुनिश्चित करने के लिए, सुरक्षा और अनुमतियाँ लागू करें, और SharePoint में वर्कफ़्लो बनाते समय वर्कफ़्लो प्रदर्शन और अनुकूलन बनाए रखें। ये कुछ महत्वपूर्ण बातें हैं जिन्हें आपको वर्कफ़्लो डिज़ाइन और प्रबंधित करते समय ध्यान में रखना चाहिए। इस अनुभाग में, हम वर्कफ़्लो डिज़ाइन और प्रबंधन के लिए सर्वोत्तम प्रथाओं पर चर्चा करेंगे, और इनमें से प्रत्येक उप-अनुभाग के लाभों का संक्षेप में पता लगाएंगे।

लचीलापन और स्केलेबिलिटी सुनिश्चित करना

लचीलापन और मापनीयता वर्कफ़्लो डिज़ाइन और प्रबंधन में महत्वपूर्ण हैं। सिस्टम को कार्यभार, प्रक्रियाओं और प्रौद्योगिकी में परिवर्तनों के अनुकूल होने में सक्षम होना चाहिए। मॉड्यूलर वर्कफ़्लोज़ जटिल कार्यों को छोटे घटकों में विभाजित करें ताकि उन्हें जोड़ना, हटाना या संशोधित करना आसान हो सके। स्वचालन स्केलेबिलिटी के लिए भी महत्वपूर्ण है। क्लाउड-आधारित समाधान ऑन-डिमांड कंप्यूटिंग संसाधन प्रदान कर सकता है। दक्षता को अनुकूलित करने के लिए, प्रदर्शन मेट्रिक्स की समीक्षा और निगरानी करें। ऊपर 40% उद्यम 2023 तक आरपीए सॉफ्टवेयर को अपनाया जाएगा - वर्कफ़्लो डिज़ाइन में स्वचालन की आवश्यकता पर बल दिया जाएगा। याद करो सर्वोत्तम सुरक्षा व्यवस्था यह इतना जटिल है कि आप अपना पासवर्ड याद नहीं रख सकते!

सुरक्षा और अनुमतियाँ लागू करना

वर्कफ़्लो के अच्छे डिज़ाइन और संचालन के लिए सुरक्षा और अनुमतियाँ महत्वपूर्ण हैं। जानकारी की सुरक्षा के लिए, सुरक्षा उपाय स्थापित करना महत्वपूर्ण है जो संवेदनशील डेटा की सुरक्षा करते हैं और अनधिकृत पहुंच को रोकते हैं। सुरक्षा और अनुमतियों को ठीक से लागू करने में आपकी सहायता के लिए यहां 6 चरण दिए गए हैं:

1. संवेदनशील डेटा का स्थान : सुरक्षा की आवश्यकता वाली सभी जानकारी ढूंढ़कर शुरुआत करें। इसमें वित्तीय जानकारी या ग्राहक डेटा शामिल हो सकता है।
2. पहुंच स्तरों का पता लगाना : तय करें कि किन उपयोगकर्ता समूहों को कुछ प्रकार के डेटा पर पूर्ण नियंत्रण की आवश्यकता है, और किन समूहों को केवल प्रतिबंधित पहुंच की आवश्यकता है।
3. भूमिकाओं के आधार पर अनुमतियाँ बनाना : प्रत्येक उपयोगकर्ता समूह को भूमिकाएँ सौंपें, यह तय करते हुए कि वे वर्कफ़्लो सिस्टम के भीतर क्या कर सकते हैं।
4. पासवर्ड नीतियां लागू करना : सुनिश्चित करें कि सभी उपयोगकर्ताओं के पास सुरक्षित पासवर्ड हैं जो आवश्यकताओं को पूरा करते हैं, जैसे अल्फ़ान्यूमेरिक स्ट्रिंग या विशेष वर्ण।
5. फ़ाइलें साझा करने के लिए नियम बनाना : अपने संगठन के भीतर फ़ाइलें साझा करने के लिए स्पष्ट दिशानिर्देश बनाएं। तय करें कि दस्तावेज़ को कौन साझा कर सकता है, और क्षेत्र, समय-क्षेत्र आदि के आधार पर फ़ाइल-साझाकरण को कैसे प्रतिबंधित किया जाए।
6. गतिविधि लॉग का उपयोग करना : लॉग या ऑडिट के माध्यम से उपयोगकर्ताओं द्वारा की गई सभी वर्कफ़्लो कार्रवाइयों पर नज़र रखें, ताकि यदि कुछ गलत लगे या कुछ बुरा हो तो आप गतिविधियों की समीक्षा कर सकें।

टीम के सदस्यों को सर्वोत्तम सुरक्षा प्रोटोकॉल के बारे में प्रशिक्षण देना भी आवश्यक है। उन्हें फ़िशिंग ईमेल, दुर्भावनापूर्ण डाउनलोड, नियमित रूप से बदलते पासवर्ड आदि जैसी संभावित समस्याओं का पता लगाना सिखाएं।

अंत में - अनुमोदन प्रक्रियाओं को अच्छी तरह से परिभाषित किया जाना चाहिए। सख्त नेतृत्व दिशानिर्देशों का होना महत्वपूर्ण है क्योंकि अनुमोदन श्रृंखला में ऊपर जाते हैं - यह खामियों के कारण बुरे इरादों वाले किसी व्यक्ति को प्रोटोकॉल तोड़ने से रोकता है।

इन चरणों का पालन करके, कंपनियां अपने संवेदनशील डेटा को सुरक्षित रख सकती हैं और जवाबदेही बढ़ा सकती हैं। यहां तक ​​कि सबसे अच्छा वर्कफ़्लो डिज़ाइन भी ऐसे प्रबंधक की भरपाई नहीं कर सकता जो मानता है कि 'माइक्रोमैनेज' 'प्रभावी नेतृत्व' का पर्याय है।

वर्कफ़्लो प्रदर्शन और अनुकूलन बनाए रखना।

प्रदर्शन और अनुकूलन बनाए रखने के लिए प्रक्रियाओं का विश्लेषण और सुधार नियमित रूप से किया जाना चाहिए . परिभाषित करें और मॉनिटर करें प्रमुख प्रदर्शन संकेतक (केपीआई) किसी भी अड़चन का पता लगाने के लिए। स्वचालन उपकरण और मानकीकरण प्रक्रियाएँ भी मदद कर सकती हैं।

टीम के सदस्यों के बीच संचार और सहयोग आवश्यक है . प्रशिक्षण सत्र आयोजित किए जाने चाहिए ताकि लोगों को उनकी भूमिकाएं और वर्कफ़्लो में किसी भी नए बदलाव के बारे में पता चले। वर्कफ़्लो अनुकूलन में ग्राहकों या ग्राहकों की प्रतिक्रिया को शामिल किया जाना चाहिए। यह उन्हें बेहतर सेवा देने के लिए वर्कफ़्लो को तैयार करने में मदद करता है।

मैकिन्से एंड कंपनी अध्ययन से पता चलता है कि वर्कफ़्लो का अनुकूलन ला सकता है उत्पादकता 30% बढ़ी .

अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्नों

प्रश्न: SharePoint में वर्कफ़्लो क्या है?

उ: SharePoint में वर्कफ़्लो स्वचालित चरणों की एक श्रृंखला है जो व्यावसायिक प्रक्रियाओं और कार्यों को सुव्यवस्थित करने में मदद करती है। इसमें आम तौर पर अनुमोदन, समीक्षा या संपादन के लिए उपयोगकर्ताओं या समूहों के बीच दस्तावेज़ों, कार्यों या वस्तुओं की आवाजाही शामिल होती है।

प्रश्न: मैं SharePoint में वर्कफ़्लो कैसे बना सकता हूँ?

उ: SharePoint में वर्कफ़्लो बनाने के लिए, आपको पहले उस व्यावसायिक प्रक्रिया या कार्य की पहचान करनी होगी जिसे आप स्वचालित करना चाहते हैं। फिर, अपनी आवश्यकताओं को पूरा करने वाला कस्टम वर्कफ़्लो बनाने के लिए SharePoint डिज़ाइनर या Microsoft Power Automate का उपयोग करें।

प्रश्न: SharePoint डिज़ाइनर क्या है?

उ: SharePoint Designer Microsoft का एक मुफ़्त टूल है जो आपको SharePoint के भीतर वर्कफ़्लो को अनुकूलित करने और बनाने की अनुमति देता है। यह कई प्रकार की कार्रवाइयां और शर्तें प्रदान करता है जो आपको जटिल वर्कफ़्लो बनाने में सक्षम बनाती हैं जो आपकी व्यावसायिक प्रक्रियाओं और कार्यों को स्वचालित करती हैं।

प्रश्न: माइक्रोसॉफ्ट पावर ऑटोमेट क्या है?

उ: माइक्रोसॉफ्ट पावर ऑटोमेट एक क्लाउड-आधारित टूल है जो आपको SharePoint और अन्य अनुप्रयोगों के बीच स्वचालित वर्कफ़्लो बनाने में सक्षम बनाता है। यह टेम्प्लेट और कनेक्टर्स की एक श्रृंखला प्रदान करता है जो कस्टम वर्कफ़्लो बनाने की प्रक्रिया को सरल बनाता है।

प्रश्न: मैं अपने SharePoint वर्कफ़्लो का परीक्षण और डिबग कैसे कर सकता हूँ?

उ: SharePoint डिज़ाइनर और Microsoft Power Automate दोनों परीक्षण और डिबगिंग टूल प्रदान करते हैं जो आपको अपने वर्कफ़्लो को चलाने और समस्या निवारण करने की अनुमति देते हैं। आप अपने वर्कफ़्लो की स्थिति को ट्रैक करने और किसी भी समस्या की पहचान करने के लिए SharePoint की अंतर्निहित लॉगिंग सुविधा का भी उपयोग कर सकते हैं।

प्रश्न: क्या SharePoint वर्कफ़्लो बनाने के लिए कोई सर्वोत्तम अभ्यास हैं?

उ: हाँ, SharePoint वर्कफ़्लो बनाते समय पालन करने के लिए कई सर्वोत्तम प्रथाएँ हैं, जिनमें स्पष्ट उद्देश्यों को परिभाषित करना, आपके वर्कफ़्लो कार्यों के लिए वर्णनात्मक नामों का उपयोग करना, त्रुटि प्रबंधन और एस्केलेशन पथों को शामिल करना, आपके वर्कफ़्लो का परीक्षण और परिष्कृत करना और यह सुनिश्चित करना शामिल है कि सभी हितधारक प्रशिक्षित हैं इसके उपयोग और फायदे पर.