SharePoint में फ़ाइलें कैसे स्थानांतरित करें

SharePoint फ़ाइल प्रबंधन का अवलोकन

क्या आप SharePoint में फ़ाइलें प्रबंधित करने के लिए तैयार हैं? कोई बात नहीं!

किसी को स्थानांतरित करने के लिए: ... बटन पर क्लिक करें, 'यहां ले जाएं' चुनें, गंतव्य लाइब्रेरी/फ़ोल्डर/साइट का चयन करें और पुष्टि करें।

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एकाधिक स्थानांतरित करने के लिए? उन सभी को चुनें, फिर उसी प्रक्रिया का पालन करें।

फ़ाइलें ढूंढने में सहायता के लिए? SharePoint खोज बार का उपयोग करें!

अवांछित या पुरानी फ़ाइलों को नियमित रूप से हटाकर अपनी सामग्री को व्यवस्थित रखें। प्रो टिप: भविष्य में आसान खोजों के लिए मेटाडेटा और टैगिंग का उपयोग करें।

चलो चलते रहते हैं!

SharePoint लाइब्रेरीज़ के भीतर फ़ाइलें ले जाना

SharePoint लाइब्रेरीज़ में फ़ाइलें ले जाना

SharePoint लाइब्रेरीज़ में फ़ाइलें स्थानांतरित करने के लिए, इन आसान चरणों का पालन करें:

1. उन फ़ाइलों का चयन करें जिन्हें आप स्थानांतरित करना चाहते हैं : उन फ़ाइलों को चुनें जिन्हें आप अपने माउस कर्सर से चुनकर स्थानांतरित करना चाहते हैं।
2. मूव पर क्लिक करें : एक बार जब आप फ़ाइलें चुन लें, तो कमांड बार पर जाएं और मूव बटन पर क्लिक करें।
3. अपना गंतव्य चुनें : एक पॉप-अप विंडो खुलेगी. वह गंतव्य फ़ोल्डर चुनें जहाँ आप अपनी फ़ाइलें ले जाना चाहते हैं और मूव बटन पर क्लिक करें।

इसके अतिरिक्त, आप अपने प्रोजेक्ट या विभाग की आवश्यकताओं के आधार पर एक फ़ोल्डर संरचना बनाने पर विचार करना चाह सकते हैं। यह बेहतर संगठन और फ़ाइलों के आसान प्रबंधन की अनुमति देता है। आप अपनी फ़ाइलों तक पहुंच को नियंत्रित करने के लिए अनुमतियां भी सेट कर सकते हैं, जिससे केवल अधिकृत कर्मियों को ही उन तक पहुंचने और संशोधित करने की अनुमति मिलती है। इन सुझावों का पालन करके, आप अपने SharePoint अनुभव को बेहतर बना सकते हैं और अपनी फ़ाइलों को व्यवस्थित और सुरक्षित रख सकते हैं।

SharePoint में स्थानांतरित करने के लिए फ़ाइलों का चयन करना यह चुनने का प्रयास करने जैसा है कि किस बच्चे को जलती हुई इमारत से बचाया जाए, सिवाय कम भावनात्मक लगाव के।

स्थानांतरित करने के लिए फ़ाइलों का चयन कैसे करें

SharePoint लाइब्रेरीज़ में ले जाने के लिए फ़ाइलों का चयन करना आसान हो सकता है। ऐसा करने के लिए, दस्तावेज़ लाइब्रेरी खोलें और उन फ़ाइलों को चुनें जिन्हें आप स्थानांतरित करना चाहते हैं। यहाँ एक है 3-चरणीय मार्गदर्शिका :

1. चेकबॉक्स पर टिक करें प्रत्येक फ़ाइल के आगे.
2. को एकाधिक आइटम चुनें , Ctrl दबाए रखें और प्रत्येक फ़ाइल पर क्लिक करें।
3. चेकबॉक्स पर टिक करें सभी आइटमों को एक साथ चुनने के लिए नाम लेबल के सामने।

याद रखें, बहुत अधिक आइटम का चयन करने से सिस्टम प्रदर्शन प्रभावित हो सकता है। इसलिए, केवल वही चुनें जो आवश्यक है। SharePoint में फ़ाइलों को स्थानांतरित या स्थानांतरित करते समय, उन्हें उनके मूल स्थान से तब तक न हटाएं जब तक आप सुनिश्चित न हो जाएं कि वे सफलतापूर्वक स्थानांतरित हो गई हैं। सुनिश्चित करें कि अनुमतियाँ भी बनाए रखी गई हैं।

निष्कर्ष में, SharePoint में दस्तावेज़ों को स्थानांतरित करने की सर्वोत्तम प्रथाओं को समझने से समय की बचत होगी और यह गारंटी होगी कि सभी डेटा बिना किसी रोक-टोक के स्थानांतरित हो जाएंगे।

यह आश्चर्यजनक है माइक्रोसॉफ्ट उम्मीद नहीं थी शेयर केंद्र यह आज भी उतना ही सफल है, जब इसे पहली बार 2001 में लॉन्च किया गया था। इसे एक सरल दस्तावेज़ प्रबंधन उपकरण माना जाता था, लेकिन उद्यमों ने इसकी क्षमता देखी और इसे सहयोग केंद्र के रूप में उपयोग किया। SharePoint में फ़ाइलों को स्थानांतरित करने के लिए आपको किसी निजी सहायक की आवश्यकता नहीं है - बस खींचें और छोड़ें!

ड्रैग एंड ड्रॉप विधि का उपयोग करके फ़ाइलों को कैसे स्थानांतरित करें

खींचें और छोड़ें विधि से दस्तावेज़ों को शीघ्रता से स्थानांतरित करें! यहां 6-चरणीय मार्गदर्शिका दी गई है:

1. अपनी SharePoint साइट खोलें. दस्तावेज़ लाइब्रेरी पर जाएँ.
2. उस फ़ाइल पर क्लिक करें जिसे आप स्थानांतरित करना चाहते हैं।
3. माउस बटन को दबाकर रखें और उसे खींचें।
4. हरे रंग का प्लस चिन्ह दर्शाता है कि आप फ़ाइल को आगे बढ़ा रहे हैं।
5. इसे इसके नए स्थान पर छोड़ने के लिए माउस बटन छोड़ें।
6. आपकी फ़ाइल अब अपने नए स्थान पर है!

आप एक साथ कई फ़ाइलें भी स्थानांतरित कर सकते हैं। उन्हें ऊपर खींचने से पहले बस उनका चयन करें।

यदि आप फ़ोल्डर या लाइब्रेरी नहीं ढूंढ पा रहे हैं, तो SharePoint के खोज फ़ंक्शन का उपयोग करें - यह विशिष्ट फ़ोल्डरों को शीघ्रता से ढूंढने में मदद करता है।

अपने दस्तावेज़ों को स्पष्ट नामकरण परंपरा के साथ व्यवस्थित करें। इस तरह, आप समान फ़ाइलों को आसानी से पहचान और समूहित कर सकते हैं।

मूव टू कमांड का उपयोग करके फ़ाइलों को कैसे स्थानांतरित करें

1. वह फ़ाइल या फ़ोल्डर चुनें जिसे आप स्थानांतरित करना चाहते हैं।
2. क्लिक करें करने के लिए कदम आपकी लाइब्रेरी के शीर्ष पर बटन।
3. पॉपअप में, चुनें कि इसे कहां ले जाना है।
4. क्लिक कदम .
5. गंतव्य लाइब्रेरी पर जाएँ और सुनिश्चित करें कि यह वहाँ है।

यह इतना आसान है! ऐसा करके, आप अपने दस्तावेज़ों को आसानी से व्यवस्थित और पहुंच योग्य रख सकते हैं।

नोट करें: जब आप किसी फ़ाइल या फ़ोल्डर को स्थानांतरित करते हैं, तो सभी संबंधित मेटाडेटा भी साथ आ जाते हैं। इसका मतलब है कि कोई भी प्रासंगिक जानकारी आपके दस्तावेज़ के साथ रहती है।

यह ध्यान देने योग्य है: 2021 में Microsoft SharePoint के 190 मिलियन से अधिक उपयोगकर्ता हैं, जो इसे उपलब्ध सबसे लोकप्रिय एंटरप्राइज़ सामग्री प्रबंधन प्रणालियों में से एक बनाता है। काश वास्तविक जीवन SharePoint के मूव टू कमांड जितना आसान होता!

कॉपी से कमांड का उपयोग करके फ़ाइलों को कैसे स्थानांतरित करें

में कॉपी कमांड SharePoint लाइब्रेरीज़ के भीतर त्वरित और आसान फ़ाइल-शिफ्टिंग का तरीका है! यहां बताया गया है कि यह कैसे काम करता है 4 सरल कदम :

1. वह फ़ाइल या फ़ोल्डर चुनें जिसे आप स्थानांतरित करना चाहते हैं।
2. क्लिक करें में कॉपी टूलबार में बटन.
3. गंतव्य लाइब्रेरी या फ़ोल्डर चुनें.
4. क्लिक ठीक है और बम! अपनी फ़ाइल या फ़ोल्डर को उसके नए स्थान पर टेलीपोर्ट होते हुए देखें।

सिर ऊपर: में कॉपी आपकी फ़ाइल या फ़ोल्डर को संपूर्ण रूप से स्थानांतरित करने के बजाय उसकी डुप्लिकेट बना देगा। इसका मतलब यह है स्थानांतरण प्रक्रिया के दौरान कोई डेटा हानि नहीं .

प्रो टिप : यदि आप एक अलग दृष्टिकोण चाहते हैं, तो प्रयास करें करने के लिए कदम आज्ञा। यह भी काम करेगा!

SharePoint लाइब्रेरीज़ के बीच फ़ाइलें ले जाना

दस्तावेज़ों को विभिन्न SharePoint लाइब्रेरीज़ में ले जाना

SharePoint लाइब्रेरीज़ के बीच फ़ाइलों को ले जाना SharePoint प्रशासकों के लिए एक सामान्य कार्य है। यह रिपोर्ट करना आवश्यक है कि SharePoint उपयोगकर्ता कुछ आसान चरणों में दस्तावेज़ों को लाइब्रेरी के बीच स्थानांतरित कर सकते हैं।

1. उस दस्तावेज़ या दस्तावेज़ का चयन करें जिसे आप स्थानांतरित करना चाहते हैं।
2. के पास जाओ 'फ़ाइलें टैब' . वहां से, कमांड ग्रुप में 'मूव टू' बटन चुनें।
3. उपलब्ध पुस्तकालयों की ड्रॉप-डाउन सूची से गंतव्य पुस्तकालय चुनें।

याद रखने योग्य एक अद्वितीय विवरण यह है कि SharePoint मूल दस्तावेज़ को स्रोत लाइब्रेरी से नहीं हटाता है। यह फ़ाइल को केवल गंतव्य लाइब्रेरी में कॉपी करता है। यदि आप दस्तावेज़ के इतिहास को संरक्षित करना चाहते हैं तो यह एक फायदा है।

इसी तरह, यह ध्यान देने योग्य है कि जब SharePoint पहली बार बाज़ार में आया, तो इसे एक क्रांतिकारी उत्पाद के रूप में सराहा गया जो हमारे दस्तावेज़ों को संग्रहीत और साझा करने के तरीके को बदल देगा। तब से SharePoint दुनिया भर में कई संगठनों का एक महत्वपूर्ण घटक बन गया है, जो सहयोगी पहल, दस्तावेज़ प्रबंधन और संगठन में सहायता करता है।

सही लाइब्रेरीज़ का चयन करना महत्वपूर्ण है, क्योंकि फ़ाइलों को अपनी माँ के रेसिपी फ़ोल्डर में ले जाना विनाश का नुस्खा होगा।

स्रोत और गंतव्य पुस्तकालयों का चयन कैसे करें

SharePoint में स्रोत और गंतव्य लाइब्रेरी का चयन करना कठिन हो सकता है। लेकिन, सही कदमों से यह जल्दी किया जा सकता है! यहाँ हैं अपने स्रोत और गंतव्य पुस्तकालयों का चयन करने के लिए 5 सरल चरण:

1. SharePoint में लॉग इन करें और स्थानांतरित की जाने वाली फ़ाइलों के साथ दस्तावेज़ लाइब्रेरी का पता लगाएं।
2. जिन फ़ाइलों को आप स्थानांतरित करना चाहते हैं उनके बगल में स्थित बॉक्स चेक करें।
3. खोजें करने के लिए कदम बटन और इसे क्लिक करें.
4. एक विंडो दिखाई देगी - साइट की दस्तावेज़ लाइब्रेरी में तब तक ब्राउज़ करें जब तक आपको अपना वांछित स्थान न मिल जाए।
5. फिर, मारो यहां स्थानांतर करो , और आपने कल लिया!

यदि आप एक साथ बड़ी मात्रा में फ़ाइलें स्थानांतरित कर रहे हैं, तो यह आपके सिस्टम को धीमा कर सकता है या त्रुटियों का कारण बन सकता है। इसके बजाय छोटे बैच आज़माएँ।

किसी ईवेंट के लिए पोशाक चुनने की तरह, फ़ाइल स्थानांतरण के लिए SharePoint लाइब्रेरीज़ का चयन करने पर सावधानीपूर्वक विचार करने की आवश्यकता होती है। मेरे एक सहकर्मी ने एक बार महत्वपूर्ण अनुबंधों को गलत लाइब्रेरी में स्थानांतरित कर दिया था, जिसके परिणामस्वरूप समय और उत्पादकता की हानि हुई। ऐसी दुर्घटनाओं से बचने के लिए हमारे निर्देशों का पालन करना सुनिश्चित करें! अंत में, बिना किसी परेशानी के फ़ाइलों को स्थानांतरित करने का एक तरीका - जब तक कि निश्चित रूप से, आप अपना कंप्यूटर नहीं हिलाते।

मूव टू कमांड का उपयोग करके फ़ाइलों को कैसे स्थानांतरित करें

SharePoint लाइब्रेरीज़ में फ़ाइलों को स्थानांतरित करना कमांड में ले जाने के साथ सरल हो सकता है। ऐसे:

1. फ़ाइल(फ़ाइलों) का चयन करें.
2. क्लिक करें करने के लिए कदम बटन।
3. गंतव्य लाइब्रेरी चुनें.
4. लाइब्रेरी के भीतर कोई भी सबफ़ोल्डर चुनें।
5. मार कदम और पुष्टि की प्रतीक्षा करें.

यह मत भूलो लिंक और अनुमतियाँ स्वचालित रूप से स्थानांतरित नहीं होंगी नये स्थान पर. यदि आप बहुत सारी फ़ाइलें ले जा रहे हैं, तो इसमें कुछ समय लग सकता है। तो, सुनिश्चित करें कि आपके पास है पर्याप्त उपयोगकर्ता अनुमति स्तर और नेटवर्क कनेक्टिविटी . उदाहरण के लिए, एक कंपनी ने कई आवश्यक फ़ाइलें स्थानांतरित कीं लेकिन लिंक और अनुमतियों को अद्यतन करने की उपेक्षा की। इससे उनकी टीम के बीच तब तक भ्रम की स्थिति बनी रही जब तक उन्होंने आईटी से मदद नहीं मांगी।

इन चरणों का पालन करके, कोई भी बिना किसी समस्या या देरी के SharePoint लाइब्रेरीज़ के बीच फ़ाइलों को आसानी से और तेज़ी से स्थानांतरित कर सकता है।

आदेश में कॉपी करें: क्योंकि जब घसीटना और गिराना बहुत सामान्य बात है!

कॉपी से कमांड का उपयोग करके फ़ाइलों को कैसे स्थानांतरित करें

में कॉपी SharePoint लाइब्रेरीज़ के बीच फ़ाइलों को स्थानांतरित करने का एक आसान तरीका है। ऐसे:

1. उन फ़ाइलों का चयन करें जिन्हें आप स्थानांतरित करना चाहते हैं, उनके नाम के आगे वाले बॉक्स पर टिक करके।
2. क्लिक करें में कॉपी पृष्ठ के शीर्ष पर बटन.
3. में प्रतिलिपि संवाद बॉक्स, चयन करें गंतव्य चुनें .
4. ब्राउज़ करें और गंतव्य लाइब्रेरी का चयन करें।
5. क्लिक प्रतिलिपि को खत्म करने।

याद रखें, यदि आप बॉक्स को चेक करते हैं 'यदि लागू हो तो सामग्री हटाएँ' , तो फ़ाइल मूल स्थान से हटा दी जाएगी। संबंधित मेटाडेटा, संस्करण और अनुमतियाँ भी स्थानांतरित की जाएंगी।

प्रो टिप: महत्वपूर्ण फ़ाइलों का बैकअप लें या पहले गैर-महत्वपूर्ण दस्तावेज़ों के साथ इसका परीक्षण करें। सुनिश्चित करें कि उपयोगकर्ताओं के पास दोनों पुस्तकालयों तक पहुंच का अधिकार है ताकि वे बिना किसी कठिनाई के सामग्री को देख और संपादित कर सकें।

तनावपूर्ण छुट्टियों पर जाने के बजाय SharePoint साइटों के बीच फ़ाइलें ले जाने के उत्साह का आनंद क्यों न लिया जाए?

विभिन्न SharePoint साइटों के बीच फ़ाइलें ले जाना

परिच्छेद 1:

सरल चरणों का पालन करके SharePoint साइटों के बीच फ़ाइलों को स्थानांतरित करना निर्बाध रूप से किया जा सकता है। इन चरणों के साथ, आप मिनटों के भीतर साइटों के बीच फ़ाइलें स्थानांतरित कर सकते हैं।

अनुच्छेद 2:

1. सबसे पहले, उस SharePoint साइट पर नेविगेट करके उस लक्ष्य फ़ाइल का पता लगाएं, जिसे आप स्थानांतरित करना चाहते हैं।
2. एक बार स्थित हो जाने पर, फ़ाइल का चयन करें और हिट करें 'Äúकॉपी'Äù शीर्ष पट्टी से बटन.
3. गंतव्य SharePoint साइट पर नेविगेट करें और हिट करें ‚Äúपेस्ट‚Äù फ़ाइल को स्थानांतरित करने के लिए शीर्ष बार से बटन।

अनुच्छेद 3:

SharePoint साइटों के बीच फ़ाइलों को स्थानांतरित करने की प्रक्रिया में, यह ध्यान रखना महत्वपूर्ण है कि फ़ाइल से जुड़ी सभी उपयोगकर्ता अनुमतियाँ, मेटाडेटा और संस्करण इतिहास बरकरार रखा जाता है, जिससे प्रक्रिया सभी उपयोगकर्ताओं के लिए सहज और सुविधाजनक हो जाती है।

अनुच्छेद 4:

लिफाफे पर प्रिंट करें

प्रो टिप: SharePoint के भीतर फ़ाइलों को स्थानांतरित करते समय, एक फ़ाइल संरचना बनाए रखने की सलाह दी जाती है जो साइटों के बीच आसान नेविगेशन की अनुमति देती है। इससे फ़ाइलों का पता लगाने की प्रक्रिया आसान हो जाती है और समय की बचत होती है।

SharePoint में सही स्रोत और गंतव्य साइटों को चुनना भूसे के ढेर से सुई चुनने जैसा है, लेकिन आंखों पर पट्टी बांधकर।

स्रोत और गंतव्य स्थलों का चयन कैसे करें

SharePoint में अपने स्रोत और गंतव्य साइटों को चुनना उनके बीच फ़ाइलें स्थानांतरित करते समय एक प्रमुख कदम है। आइए देखें कि यह कैसे करना है!

1. स्रोत साइट को पहचानें - SharePoint साइट खोलें, गियर आइकन पर क्लिक करें और साइट जानकारी चुनें। साइट का यूआरएल रिकॉर्ड करें.
2. गंतव्य साइट चुनें - एक अन्य SharePoint साइट खोलें और उसका URL सहेजने के लिए चरण 1 करें।
3. अपनी अनुमतियाँ जांचें - शुरू करने से पहले सुनिश्चित करें कि आपके पास दोनों साइटों तक पहुंच है।
4. फ़ाइलों तक पहुंचें - प्रत्येक साइट की दस्तावेज़ लाइब्रेरी की खोज करके या खोज का उपयोग करके उन फ़ाइलों का पता लगाएं जिन्हें आप स्थानांतरित करना चाहते हैं।
5. फ़ाइलें स्थानांतरित करें - आवश्यक फ़ाइलों का चयन करने के बाद, फ़ाइलें टैब के अंतर्गत मूव टू विकल्प पर क्लिक करें, फिर SharePoint साइट पिकर से लक्ष्य गंतव्य का चयन करें।

ध्यान रखें कि Sharepoint में साइटों के बीच फ़ाइलों को ले जाने पर फ़ाइल लिंक और मेटाडेटा खो सकते हैं। इसलिए आसान नेविगेशन और विभिन्न स्रोतों से दस्तावेज़ों के उपयोग के लिए सभी संबंधित तत्वों को एक बार फिर से अपडेट करना बुद्धिमानी है।

थकाऊ फ़ाइल स्थानांतरण को अलविदा कहें - कमांड का कदम SharePoint में साइटों को स्थानांतरित करना आसान बनाता है!

मूव टू कमांड का उपयोग करके फ़ाइलों को कैसे स्थानांतरित करें

मूव टू कमांड SharePoint साइटों के बीच फ़ाइलों को स्थानांतरित करना आसान बनाता है। इन चरणों का पालन करें:

1. उस दस्तावेज़ लाइब्रेरी या पृष्ठ पर नेविगेट करें जिसमें वह फ़ाइल है जिसे आप स्थानांतरित करना चाहते हैं।
2. फ़ाइल का चयन करें.
3. नल 'करने के लिए कदम' स्क्रीन के शीर्ष पर रिबन में और गंतव्य स्थल चुनें।
4. आपकी फ़ाइल अब अपने नए घर पर होगी.

नोट: केवल SharePoint दस्तावेज़ लाइब्रेरी में सीधे संग्रहीत दस्तावेज़ और अन्य फ़ाइलें ही इस पद्धति से स्थानांतरित की जा सकती हैं। अनुलग्नकों को स्थानांतरित नहीं किया जा सकता.

यदि कोई समस्या है या आपको सहायता की आवश्यकता है, तो अपने SharePoint व्यवस्थापक से संपर्क करें।

SharePoint साइटों के बीच फ़ाइलें स्थानांतरित करते समय, याद रखें:

• उपयुक्त अनुमतियाँ सेट करें स्रोत और गंतव्य दोनों साइटों के लिए।
• जाँच करें कि क्या इस कदम से पहले किसी वर्कफ़्लो या व्यावसायिक प्रक्रियाओं का पालन किया जाना चाहिए।
• पहले गैर-महत्वपूर्ण फ़ाइलों का परीक्षण करें - यह आकस्मिक विलोपन से बचाता है।

SharePoint साइटों के बीच फ़ाइलों को स्थानांतरित करने के लिए मूव टू कमांड का उपयोग करना कुशल है। इन चरणों और सर्वोत्तम प्रथाओं के साथ, आप प्रक्रिया को सुचारू और तनाव मुक्त बना सकते हैं। SharePoint साइटों के बीच फ़ाइलें ले जाना इतना आसान कभी नहीं रहा - आज ही मूव टू कमांड आज़माएँ!

कॉपी से कमांड का उपयोग करके फ़ाइलों को कैसे स्थानांतरित करें

में कॉपी कमांड SharePoint साइटों के बीच फ़ाइलें स्थानांतरित करने के लिए आदर्श है। ऐसे:

1. उन फ़ाइलों का चयन करें जिन्हें आप दस्तावेज़ लाइब्रेरी से स्थानांतरित करना चाहते हैं।
2. क्लिक करें में कॉपी रिबन पर आदेश.
3. वह स्थान या साइट चुनें जहां आप अपनी फ़ाइलें ले जाना चाहते हैं और कॉपी पर क्लिक करें।
4. फ़ाइलें सफलतापूर्वक स्थानांतरित हो जाने पर एक पुष्टिकरण संदेश दिखाई देगा।

सावधान रहें: यदि आप SharePoint डोमेन के बीच फ़ाइलें स्थानांतरित कर रहे हैं तो एक चेतावनी संदेश दिखाई दे सकता है। सुनिश्चित करें कि गंतव्य साइट के पास भी सही विशेषाधिकार हैं, अन्यथा आपको अनुमति-संबंधी समस्याओं का सामना करना पड़ सकता है।

हाल ही में, मेरी टीम के एक सदस्य ने अपने सभी प्रोजेक्ट दस्तावेज़ों को गलत फ़ोल्डर में स्थानांतरित कर दिया। मैंने इसकी अनुशंसा की में कॉपी कमांड, जिसका उपयोग हमने समस्या को शीघ्र और सटीक रूप से हल करने के लिए किया। यदि आपको दस्तावेज़ों को फ़ोल्डरों या साइटों पर स्थानांतरित करने की आवश्यकता है, तो यह कमांड एक बड़ी मदद है!

SharePoint में सफल फ़ाइल माइग्रेशन के लिए युक्तियाँ

SharePoint में सफल फ़ाइल स्थानांतरण सुनिश्चित करने के लिए युक्तियाँ

SharePoint एक शक्तिशाली उपकरण है जो उपयोगकर्ताओं को मूल्यवान डेटा संग्रहीत, व्यवस्थित और साझा करने की अनुमति देता है। यदि आप अपनी फ़ाइलों को SharePoint प्लेटफ़ॉर्म पर माइग्रेट करने की योजना बना रहे हैं, तो आपको यह सुनिश्चित करना होगा कि फ़ाइल माइग्रेशन प्रक्रिया सुचारू और सफल हो। SharePoint में सफल और त्रुटि रहित फ़ाइल माइग्रेशन सुनिश्चित करने के लिए यहां तीन युक्तियां दी गई हैं:

1. योजना बनाएं और तैयारी करें: माइग्रेशन प्रक्रिया शुरू करने से पहले, यह आवश्यक है योजना बनाएं और तैयारी करें . अपने डेटा का विश्लेषण करें और माइग्रेट की जाने वाली फ़ाइलों की एक सूची बनाएं। सुनिश्चित करें कि आपके पास फ़ाइलों को स्थानांतरित करने के लिए आवश्यक अनुमतियाँ हैं। इसके अलावा, किसी भी अप्रत्याशित त्रुटि के मामले में सुनिश्चित करने के लिए मौजूदा डेटा का बैकअप बनाएं; आपके पास अभी भी मूल डेटा तक पहुंच है।
2. सही उपकरण चुनें: SharePoint फ़ाइलें स्थानांतरित करने के लिए कई टूल प्रदान करता है। ऐसा टूल चुनें जो आपकी आवश्यकताओं को पूरा करता हो और आवश्यक सुविधाएँ प्रदान करता हो . ध्यान रखें कि कुछ उपकरण कुछ फ़ाइल प्रकारों के साथ संगत नहीं हो सकते हैं या स्थानांतरित फ़ाइलों की संख्या पर सीमाएं हो सकती हैं। इस प्रकार, सही उपकरण चुनना आवश्यक है।
3. परीक्षण प्रवासन: पूर्ण पैमाने पर माइग्रेशन निष्पादित करने से पहले माइग्रेशन प्रक्रिया का परीक्षण करना महत्वपूर्ण है। आप कुछ फ़ाइलों को स्थानांतरित करके और SharePoint में उनकी संरचना और सामग्री की जाँच करके प्रक्रिया का परीक्षण कर सकते हैं। परीक्षण आपको संभावित त्रुटियों या मुद्दों की पहचान करने में सक्षम बनाता है जिन्हें पूर्ण पैमाने पर प्रवासन से पहले संबोधित करने की आवश्यकता होती है .

यह सुनिश्चित करना महत्वपूर्ण है कि माइग्रेशन प्रक्रिया के दौरान डेटा बरकरार रहे। SharePoint डेटा अखंडता की सुरक्षा के लिए संस्करण, सामग्री प्रकार और मेटाडेटा जैसी विभिन्न सुविधाएँ प्रदान करता है। इन सुविधाओं को चुनकर, आप यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि डेटा सुरक्षित और व्यवस्थित तरीके से रहे।

थोड़ी सी योजना और तैयारी SharePoint पर फ़ाइलों को स्थानांतरित करते समय त्रुटियों और डाउनटाइम की संभावना को काफी कम कर सकती है। इन युक्तियों को ध्यान में रखते हुए और सावधानियां बरतने से आपको अपने मूल्यवान डेटा से समझौता किए बिना एक सफल प्रवासन प्राप्त करने में मदद मिल सकती है।

क्या आप जानते हैं कि प्रवासन प्रक्रिया के लिए सावधानीपूर्वक योजना और कार्यान्वयन की आवश्यकता होती है? योजना चरण में त्रुटियों के कारण कई उपयोगकर्ताओं को माइग्रेशन विफलताओं का सामना करना पड़ा है। ऐसा ही एक उदाहरण एक कंपनी का है जिसने महत्वपूर्ण डेटा को बिना बैकअप के SharePoint में स्थानांतरित कर दिया, जिसके परिणामस्वरूप बहुमूल्य जानकारी खो गई। इस प्रकार, ऐसी दुर्घटनाओं से बचने के लिए माइग्रेशन प्रक्रिया की योजना बनाना और मूल डेटा का बैकअप रखना आवश्यक है।

टूटे हुए लिंक को क्यों ठीक करें जब आप केवल यह दिखावा कर सकते हैं कि यह जानबूझकर किया गया था और इसे 'हाइपरलिंक आर्ट' कहते हैं?

टूटे हुए लिंक से कैसे बचें

टूटे हुए लिंक SharePoint उपयोगकर्ताओं के लिए निराशा और भ्रम पैदा कर सकते हैं। इससे बचने के लिए इन 6 युक्तियों का उपयोग करें:

• निरपेक्ष यूआरएल के बजाय सापेक्ष यूआरएल चुनें
• यूआरएल रीराइट जैसे यूआरएल पुनर्निर्देशन टूल का फायदा उठाएं
• फ़ाइल माइग्रेशन के बाद लिंक में संशोधन करें
• टूटे हुए लिंक की जांच के लिए अक्सर लिंक चेकर टूल का उपयोग करें
• कस्टम त्रुटि पृष्ठ बनाएं
• आशा है कि अन्य फ़ाइलों या पेजों से लिंक की गई फ़ाइलों को हटाया या स्थानांतरित नहीं किया जाएगा

किसी भी बदलाव या अपडेट के बारे में उपयोगकर्ताओं को पहले से सचेत करें। प्रो टिप: टूटे हुए लिंक को तुरंत ढूंढने के लिए अपनी साइट के विश्लेषण की नियमित रूप से निगरानी और ट्रैक करें।

SharePoint में फ़ाइल अनुमतियाँ रखते हुए? यह एक बिल्ली को टोपी में रखने की कोशिश करने जैसा है - ऐसा करना कठिन है, जब तक कि आप इसकी प्रक्रिया नहीं जानते।

यह कैसे सुनिश्चित करें कि फ़ाइल अनुमतियाँ बनी रहें

SharePoint माइग्रेशन के दौरान फ़ाइल अनुमतियाँ बनाए रखना आवश्यक है . यह सुनिश्चित करने के लिए, यहां हैं 6 कदम :

1. स्रोत सिस्टम में प्रत्येक फ़ाइल/फ़ोल्डर के लिए दस्तावेज़ अनुमति स्तर।
2. लक्ष्य परिवेश में समान समूह और उपयोगकर्ता बनाएँ।
3. समान अनुमति स्तर निर्दिष्ट करें.
4. माइग्रेशन से पहले अनुमति स्तर का परीक्षण करें.
5. अद्वितीय अनुमति स्तरों को ध्यान में रखते हुए फ़ाइलों/फ़ोल्डरों को माइग्रेट करें।
6. पुष्टि करें कि माइग्रेशन के बाद अनुमतियाँ सटीक रहती हैं।

माइग्रेशन के दौरान अनुमति संबंधी कमज़ोरियाँ उत्पन्न होना आसान है। इसलिए, पूरी प्रक्रिया के दौरान अनुमति स्तरों का परीक्षण और सत्यापन करें।

एक कंपनी ने हाल ही में Microsoft 365 पर माइग्रेट किया और गलत उपयोगकर्ता अनुमतियों के कारण अनधिकृत पहुंच समस्याओं का अनुभव किया। आईटी कर्मियों को सभी माइग्रेट किए गए डेटा के माध्यम से वापस जाना पड़ा और अनुमतियों को फिर से लागू करना पड़ा, जिससे व्यावसायिक प्रक्रियाओं में देरी हुई। यह दर्शाता है कि संवेदनशील जानकारी के साथ SharePoint फ़ाइल माइग्रेशन की योजना बनाना और निष्पादित करना कितना महत्वपूर्ण है - विशेष रूप से, उपयोगकर्ता अनुमतियों को सटीक रूप से बनाए रखने के लिए।

फ़ाइल संस्करण इतिहास: अपनी सभी गलतियों और सफलताओं पर नज़र रखें!

माइग्रेशन के दौरान फ़ाइल संस्करण इतिहास कैसे बनाए रखें

SharePoint पर फ़ाइलें स्थानांतरित करते समय अपना संस्करण इतिहास रखें! यहाँ क्या करना है:

1. सुनिश्चित करें कि संस्करण सक्षम है स्रोत और गंतव्य दोनों पुस्तकालयों में।
2. संपूर्ण स्रोत लाइब्रेरी शामिल करें प्रवास में.
3. माइग्रेशन टूल का उपयोग करें जो संस्करण इतिहास स्थानांतरण का समर्थन करता है।

यदि आप माइग्रेशन के दौरान फ़ाइलों को उनकी मूल लाइब्रेरी से बाहर ले जाते हैं या उनका नाम बदलते हैं, तो संस्करण इतिहास खो जाएगा। इसे रोकने के लिए, फ़ाइल स्थान और नाम परंपराओं पर ध्यान दें।

भी, सभी फ़ाइलों का बैकअप लें प्रवास करने से पहले. यदि स्थानांतरण के दौरान कुछ भी गलत होता है तो इससे मदद मिलेगी।

तो, पुराने के साथ बाहर और नए के साथ - जब तक कि आप जमाखोर न हों जो 90 के दशक की फ़्लॉपी डिस्क को पसंद करता हो!

माइग्रेशन के बाद पुरानी फ़ाइलों को साफ़ करने की सर्वोत्तम प्रक्रियाएँ

क्या आप अपना SharePoint वातावरण बनाए रख रहे हैं? माइग्रेशन के बाद पुरानी फ़ाइलों को साफ़ करना आवश्यक है। यह आपकी टीम को अधिक कुशलता से काम करने में मदद करता है, साथ ही समग्र अनुभव को बेहतर बनाता है। इसे करने का तरीका यहां बताया गया है:

1. डुप्लिकेट फ़ाइलें ढूंढें. जैसे टूल का उपयोग करें SharePoint प्रबंधक या पॉवरशेल उनका पता लगाने के लिए. सावधानी से हटाएं - कोई भी महत्वपूर्ण दस्तावेज़ न हटाएं!
2. पुरानी फ़ाइलें संग्रहित करें. अनावश्यक दस्तावेज़ों को संग्रहीत स्थिति में ले जाएँ - केवल देखें, कोई संपादन नहीं।
3. अप्रयुक्त फ़ाइलों की जाँच करें. उन दस्तावेज़ों की तलाश करें जिन तक लंबे समय से पहुंच नहीं है। यदि प्रासंगिक न हो तो हटा दें.
4. महत्वपूर्ण फ़ाइलें सहेजें. कानून, अनुपालन मानकों, व्यवसाय निरंतरता योजनाओं द्वारा आवश्यक दस्तावेज़ रखें।
5. मेटाडेटा और खोज का उपयोग करें. खोज को बेहतर बनाने के लिए मेटाडेटा टैग लागू करें। उपयोगकर्ता अपनी आवश्यक जानकारी पा सकते हैं।
6. हितधारकों के साथ संवाद करें. उन्हें सफ़ाई योजना के बारे में बताएं और फ़ाइलों को व्यवस्थित करने के सर्वोत्तम तरीके सिखाएं।

साथ ही, पर्यावरण स्वास्थ्य की निगरानी के लिए SharePoint के भीतर नियमित रूप से डेटा ऑडिट करने के लिए रिपोर्ट/एनालिटिक्स का उपयोग करें।

ओह, और सावधान रहें: Microsoft का कहना है कि OneNote नोटबुक को SharePoint के माध्यम से माइग्रेट नहीं किया जा सकता है! इसका पता लगाने में एक कंपनी को परीक्षण में दो दिन लग गए। इसलिए, तकनीकी एकीकरण के साथ पंक्तियों के बीच पढ़ना सुनिश्चित करें।

फिर आपको अंतहीन कॉफी-ईंधन वाले कोडिंग सत्र या रातों की नींद हराम करने की आवश्यकता नहीं होगी!

निष्कर्ष

SharePoint में प्रभावी फ़ाइल स्थानांतरण के लिए, मूल बातें समझना आवश्यक है। अपने आप को इससे परिचित कराएं दस्तावेज़ पुस्तकालय दृश्य और उपयोग करें खींचें और छोड़ें प्रक्रिया को सरल बनाने के लिए उपकरण. इसके अलावा, आसान आयोजन और तेज़ दस्तावेज़ खोज के लिए SharePoint के भीतर फ़ोल्डर बनाएँ।

इसका ध्यान रखें फ़ाइलें ले जाना दस्तावेज़ों के बीच अनुमतियों या लिंक को प्रभावित कर सकता है। यह सलाह दी जाती है कि दस्तावेज़ों को उनके मूल फ़ोल्डर से हटाने से पहले उन्हें किसी नए स्थान पर कॉपी कर लिया जाए।

SharePoint का उपयोग करें संस्करण इतिहास विशेषता। यह स्थानांतरण प्रक्रिया के दौरान आकस्मिक विलोपन या किए गए परिवर्तनों के लिए एक सुरक्षा जाल देता है। यदि आवश्यक हो तो यह दस्तावेज़ों के पिछले संस्करणों को पुनर्स्थापित करने की भी अनुमति देता है।

अंत में, SharePoint में फ़ाइलों को स्थानांतरित करने के लिए सावधानीपूर्वक विचार और विवरण पर ध्यान देने की आवश्यकता है। उचित योजना और उपलब्ध सुविधाओं के उपयोग के साथ, प्रक्रिया उपयोगकर्ताओं के लिए कुशल और आसान हो सकती है।

अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्नों

1. मैं SharePoint में फ़ाइलें कैसे स्थानांतरित करूं?

बस उस फ़ाइल या फ़ाइलों का चयन करें जिसे आप स्थानांतरित करना चाहते हैं, मूव टू बटन पर क्लिक करें, और ड्रॉपडाउन मेनू से गंतव्य फ़ोल्डर का चयन करें। वैकल्पिक रूप से, आप फ़ाइलों को एक फ़ोल्डर से दूसरे फ़ोल्डर में खींच और छोड़ सकते हैं।

2. क्या मैं विभिन्न SharePoint साइटों पर फ़ाइलें स्थानांतरित कर सकता हूँ?

हाँ, जब तक आपके पास आवश्यक अनुमतियाँ हैं तब तक आप फ़ाइलों को विभिन्न SharePoint साइटों पर स्थानांतरित कर सकते हैं। बस उस फ़ाइल या फ़ाइलों का चयन करें जिन्हें आप स्थानांतरित करना चाहते हैं और मूव टू ड्रॉपडाउन मेनू से गंतव्य साइट का चयन करें।

3. क्या मैं SharePoint में किसी फ़ाइल स्थानांतरण को पूर्ववत कर सकता हूँ?

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हां, आप किसी सफल स्थानांतरण के बाद दिखाई देने वाले पूर्ववत करें बटन पर क्लिक करके SharePoint में किसी फ़ाइल स्थानांतरण को पूर्ववत कर सकते हैं। आप फ़ाइल को उसके मूल स्थान पर वापस भी ले जा सकते हैं।

4. मैं SharePoint में बड़ी संख्या में फ़ाइलें कैसे स्थानांतरित कर सकता हूँ?

आप Shift या Ctrl कुंजी का उपयोग करके या फ़ाइल सूची के शीर्षलेख में चेकबॉक्स पर क्लिक करके एक साथ कई फ़ाइलों का चयन करके SharePoint में बड़ी संख्या में फ़ाइलों को स्थानांतरित कर सकते हैं। फिर आप सभी चयनित फ़ाइलों को इच्छित स्थान पर ले जा सकते हैं।

5. SharePoint में फ़ाइलें स्थानांतरित करने के बाद फ़ाइल लिंक का क्या होता है?

SharePoint में सफल कदम के बाद फ़ाइल लिंक स्वचालित रूप से अपडेट हो जाएंगे। हालाँकि, यह सुनिश्चित करने के लिए लिंक का परीक्षण करने की अनुशंसा की जाती है कि वे इस कदम के बाद अपेक्षा के अनुरूप काम करते हैं।

6. यदि मेरे पास SharePoint में फ़ाइलें स्थानांतरित करने के लिए आवश्यक अनुमतियाँ नहीं हैं तो मुझे क्या करना चाहिए?

यदि आपके पास SharePoint में फ़ाइलों को स्थानांतरित करने के लिए आवश्यक अनुमतियाँ नहीं हैं, तो आपको आवश्यक अनुमतियों का अनुरोध करने के लिए अपने साइट व्यवस्थापक या आईटी विभाग से संपर्क करना चाहिए।