जब मैंने पहली बार कॉर्पोरेट जगत में काम करना शुरू किया, तो मैंने देखा कि एक शब्द बहुत प्रचलित था: बिज़ऑप्स .
आख़िर बिज़ऑप्स क्या है?? और इसके लिए एक पूरा विभाग क्यों है? वे करते क्या हैं??
यह एक रहस्य था कि आख़िरकार मुझे ऊपर देखना पड़ा ताकि मैं अपने सहकर्मियों के समान अज्ञानी न दिखूँ।
आपमें से जो लोग इसी संघर्ष से गुजर रहे हैं, उनके लिए बिज़ऑप्स व्यवसाय संचालन के लिए छोटा है, और वे एक व्यवसाय के लिए अविश्वसनीय रूप से महत्वपूर्ण हैं।
आइए मैं आपको इसके माध्यम से चलता हूं।
व्यवसाय संचालन क्या हैं?
व्यावसायिक संचालन का दायरा काफी व्यापक है। मूल रूप से, इसमें व्यवसाय का हर हिस्सा शामिल होता है जो इसे चालू रखता है और लाभ कमाता है।
यह वे दैनिक कार्य हैं जो सब कुछ सुचारू रूप से संचालित करते रहते हैं। व्यवसाय संचालन के लिए कोई एक आकार-फिट-सभी दृष्टिकोण नहीं है क्योंकि हर कंपनी अलग है।
यह एक के बीच बिल्कुल अलग दिखने वाला है वित्तीय कंपनी और उदाहरण के लिए, एक विनिर्माण कंपनी। यदि खुदरा विक्रेता ईंट-और-मोर्टार या ऑनलाइन हैं तो यह अलग-अलग दिखाई देगा।
लेकिन घबराना नहीं। व्यवसाय संचालन की मूल बातें सार्वभौमिक हैं, तो आइए उनके बारे में बात करें।
व्यवसाय संचालन के तत्व
ऐसे चार तत्व हैं जो व्यावसायिक संचालन बनाते हैं जो एक उद्योग से दूसरे उद्योग में नहीं बदलते हैं। वे बस हैं अपने स्वयं के अनूठे तरीकों से अनुकूलित .
जगह
सभी नई कंपनियों को एक स्थान चुनना होगा जहां वे काम करेंगी। चाहे वह दूर-दराज का इलाका हो, शहर का कोई गगनचुंबी इलाका हो, या ग्रामीण विनिर्माण संयंत्र हो, निर्णय का महत्व वही रहता है।
और वह निर्णय, विश्वास करें या न करें, व्यावसायिक संचालन का हिस्सा है। यह हर चीज़ को प्रभावित करता है:
माइक्रोसॉफ्ट अकाउंट के बिना विंडोज 10 इंस्टालेशन
- उपलब्ध ग्राहकों का पूल
- भौतिक भंडारण
- कंपनी का लेआउट
- कर्मचारी पार्किंग
यह अनिवार्य रूप से आपके व्यवसाय संचालन का सबसे बुनियादी बिल्डिंग ब्लॉक है।
यदि आपके पास प्रतिदिन सैकड़ों कर्मचारी पार्किंग की तलाश में हैं तो आप कैसे उम्मीद करते हैं कि परिचालन सुचारू रूप से चलेगा? या दस्तावेज़ों और उत्पादों को संग्रहीत करने के लिए पर्याप्त जगह नहीं है?
वे बस ऐसा नहीं करेंगे।
तकनीकी
प्रौद्योगिकी व्यवसाय संचालन का एक बड़ा हिस्सा है। और इसमें फ़ैक्टरी उपकरण से लेकर इन्वेंट्री ट्रैकिंग सॉफ़्टवेयर तक सब कुछ शामिल है। वस्तुतः आप अपनी कंपनी चलाने के लिए जिस भी तकनीक का उपयोग करते हैं वह व्यवसाय संचालन का हिस्सा है।
यह समझना महत्वपूर्ण है कि संचालन को सुव्यवस्थित करने और सभी तकनीकी प्रगति पर अद्यतित रहने के लिए कौन सी तकनीक महत्वपूर्ण है। इस तरह, आप हमेशा प्रतिस्पर्धी बने रह सकते हैं।
कर्मचारी
आप अपने कर्मचारियों के बिना कुछ भी नहीं हैं। किसी भी व्यवसाय की आधारशिला यह पता लगाना है कि आपको किन कर्मचारियों की आवश्यकता है, कितने, और क्या वे पूर्णकालिक, अंशकालिक या अनुबंधित होने चाहिए।
अच्छे व्यवसाय संचालन की कुंजी प्रतिभा का एक संतुलित पूल बनाना है। आपको अधिक काम पर रखने या उनसे अधिक काम लिए बिना परिचालन को सुचारू रूप से चलाने के लिए पर्याप्त कर्मचारी रखने का अच्छा स्थान ढूंढना होगा।
यह आसान नहीं है, लेकिन यह वास्तव में व्यवसायों के लिए खेल बदल सकता है।
प्रक्रियाओं
अंतिम लेकिन महत्वपूर्ण बात, प्रक्रियाएं। जिस कंपनी के लिए मैं काम करता हूं उसे प्रोसेस स्ट्रीट कहा जाता है, इसे ध्यान में रखते हुए यह कहना सुरक्षित है कि यह एक पसंदीदा कंपनी है।
आपकी प्रक्रियाएँ आवर्ती कार्य हैं जो व्यवसायों को चालू रखती हैं। ये ऐसी चीजें हैं:
- कर्मचारी का ऑनबोर्डिंग
- चालान-प्रक्रिया
- बाजार अनुसंधान
- भर्ती
- ग्राहकों की शिकायतें दर्ज करना
- किसी उत्पाद का निर्माण
आपको चित्र मिल जाएगा। ये छोटी, रोजमर्रा की प्रक्रियाएं एक सफल व्यवसाय चलाने के लिए आवश्यक हैं, लेकिन केवल तभी जब इन्हें अच्छी तरह से किया जाए।
कोई यह तर्क दे सकता है कि यह व्यवसाय संचालन का सबसे महत्वपूर्ण पहलू है क्योंकि यही चीज़ों को गतिशील रखता है। यदि आपने अपने व्यवसाय संचालन को बेहतर बनाने के लिए संघर्ष किया है, तो अक्षमताओं का पता लगाने के लिए अपनी प्रक्रियाओं की जांच करके शुरुआत करना बुद्धिमानी है।
व्यवसाय संचालन के उदाहरण
व्यावसायिक संचालन के तत्व अच्छे हैं और सभी, लेकिन व्यवहार में यह वास्तव में कैसा दिखता है? यहां कुछ उदाहरण दिए गए हैं:
मानव संसाधन
एचआर कर्मचारी जीवनचक्र से संबंधित सभी कार्यों का प्रभारी है, जिसमें शामिल हैं:
- भर्ती
- ज्ञानप्राप्ति
- निष्पादन प्रबंधन
- ऑफ़ बोर्डिंग
और बीच में सब कुछ.
यदि एचआर टीम इन परिचालनों को अनुकूलित नहीं कर सकती है, तो कंपनी के प्रतिभा पूल के लिए इसके बड़े परिणाम हो सकते हैं। अच्छी ऑनबोर्डिंग से कर्मचारी प्रतिधारण को बढ़ाने की क्षमता है 82% तक। यह प्रमुख है!
मानव संसाधन संचालन को अनुकूलित करने के लिए, दैनिक कार्यों में कर्मचारी संतुष्टि में सुधार के तरीकों की तलाश करना और नई ऑनबोर्डिंग प्रक्रियाएं बनाना जैसी चीजें शामिल हो सकती हैं। भिन्न होते हुए भी, वे दोनों व्यावसायिक संचालन के लिए महत्वपूर्ण हैं।
विपणन
आप मार्केटिंग के बिना कुछ नहीं बेच सकते, है ना? आपकी मार्केटिंग टीम द्वारा आपके उत्पाद या सेवा के बारे में बात पहुंचाने के लिए की जाने वाली सभी आवर्ती प्रक्रियाएं व्यवसाय संचालन के अंतर्गत आती हैं।
लेकिन मैं सिर्फ उनके द्वारा बनाए गए आकर्षक अभियानों या उनके द्वारा लिखे गए एसईओ-अनुकूल पोस्ट के बारे में बात नहीं कर रहा हूं। मैं मार्केटिंग के बैकएंड भागों के बारे में भी बात कर रहा हूं। क्योंकि विपणन सामग्री को मंजूरी देने के लिए एक अच्छी तरह से स्थापित प्रक्रिया उतनी ही महत्वपूर्ण है जितनी स्वयं सामग्री। जब मंजूरी मिलती है और इस प्रकार जवाबदेही होती है तो परिचालन अधिक सुचारू रूप से चलता है।
विपणक अच्छी तरह से शोधित बाजार जानकारी इकट्ठा करने के लिए भी जिम्मेदार हैं, एक दैनिक कार्य जो किसी कंपनी के मुनाफे में भारी अंतर ला सकता है। इसलिए यदि इसे अच्छी तरह से नहीं किया गया, तो इसकी कीमत इसके मूल्य से अधिक हो सकती है।
बिक्री
बिक्री में व्यावसायिक संचालन यह सुनिश्चित करने के बारे में है कि बिक्री टीम के पास बिक्री का प्रयास करने और करने के लिए दिन में अधिकतम समय हो।
यदि बिक्री प्रतिनिधियों को जानकारी लॉग करने या बिक्री रणनीतियों के साथ आने में बहुत अधिक समय खर्च करना पड़ता है, तो यह खराब व्यवसाय संचालन का एक उदाहरण है।
लेकिन यह सुनिश्चित करना कि बिक्री बैठकों और कोल्ड कॉल के पर्दे के पीछे चलने वाली सभी प्रक्रियाएं सुचारू रूप से चलती हैं, इसका मतलब है कि आपके प्रतिनिधि संबंध बनाने और बिक्री को बंद करने के लिए ग्राहक के साथ जितना संभव हो उतना समय बिता सकते हैं। बदले में, इससे मुनाफ़ा बढ़ता है और यह अच्छे व्यवसाय संचालन का एक उदाहरण है।
इसे प्राप्त करने के लिए, आप अपनी बिक्री टीम का समय बचाने के लिए स्वचालित वर्कफ़्लो जैसी चीज़ों पर विचार करना चाह सकते हैं। यह आपके व्यवसाय संचालन को बढ़ाने के लिए प्रौद्योगिकी का उपयोग करने से जुड़ा है।
वित्त
इसमें वित्तीय निर्णय लेने के साथ-साथ कंपनी के वित्त से जुड़ी हर चीज़ शामिल है।
यह संभवतः उन सभी में सबसे संवेदनशील है क्योंकि एक गलती किसी व्यवसाय को हमेशा के लिए बर्बाद कर सकती है। इन व्यावसायिक परिचालनों के लिए, यह कुशलतापूर्वक संचालन के बारे में नहीं है, यह सही ढंग से संचालन के बारे में है।
इस प्रकार, उनके दैनिक कार्यों में निम्न चीज़ें शामिल हैं:
- निवेश रणनीतियाँ बनाना
- लेन-देन का प्रबंधन
- पेरोल कर रहा हूँ
- वित्तीय रिपोर्ट बनाना
- लेखा परीक्षा
मार्केटिंग की तरह, ऊपर सूचीबद्ध सभी प्रक्रियाएं एक उप-प्रक्रिया के साथ आनी चाहिए जो त्रुटियों से बचने के लिए उनमें से प्रत्येक को मंजूरी देती है। इसके बिना, यह केवल कुछ समय की बात है जब कोई व्यक्ति गलती करता है जिससे कंपनी का बहुत समय और पैसा खर्च होता है।
उत्पाद
हमारे पांच उदाहरणों में से, यह सबसे व्यापक है क्योंकि इसमें वास्तविक उत्पाद के निर्माण से लेकर उत्पाद टीम तक सब कुछ शामिल है।
उत्पाद से संबंधित संचालन का लक्ष्य यह सुनिश्चित करना है कि उत्पाद टीम के पास ग्राहकों की प्रतिक्रिया के आधार पर उत्पाद में सुधार लाने के लिए आवश्यक सभी जानकारी (बजट, रिपोर्टिंग, आदि) हो। बदले में, उत्पाद टीम इन परिवर्तनों को उत्पाद बनाने की प्रभारी टीम को बताती है।
इसे प्राप्त करने के लिए, यह सुनिश्चित करने के लिए आवर्ती प्रक्रियाएं स्थापित की जानी चाहिए कि उत्पाद टीम को हमेशा अन्य टीमों से नई जानकारी मिलती रहे। इसके बिना, उत्पाद टीम अपना काम ठीक से नहीं कर सकती। और अगर ऐसा है, तो उत्पाद में सुधार नहीं हो सकता, जिससे बिक्री प्रभावित हो सकती है।
व्यवसाय संचालन की सर्वोत्तम प्रथाएँ
यदि यह अब तक स्पष्ट नहीं है, तो व्यावसायिक संचालन सभी आपस में जुड़े हुए हैं। यदि एक विभाग अपने संचालन में विफल हो रहा है, तो इसका अन्य विभागों पर प्रभाव पड़ सकता है। इसीलिए आपको पूरे मंडल में व्यवसाय संचालन के लिए सर्वोत्तम प्रथाओं को अपनाने की आवश्यकता है ताकि आपका संगठन एक अच्छी तेल वाली मशीन की तरह कार्य कर सके।
प्रक्रियाओं को सुव्यवस्थित करें
प्रक्रियाओं के बिना संचालन कुछ भी नहीं है। प्रक्रियाएं बिल्डिंग ब्लॉक्स हैं जो अच्छे संचालन का निर्माण करती हैं। यदि आप अपनी प्रक्रियाओं को सुव्यवस्थित करते हैं, तो आप स्वचालित रूप से अपने कार्यों को सुव्यवस्थित करते हैं।
ऐसा करने के लिए आप कई चीजें कर सकते हैं।
- मौजूदा प्रक्रियाओं में अक्षमताओं को देखें
- परिणामों का विश्लेषण करें
- आवर्ती कार्यों को स्वचालित करें
- कर्मचारी प्रतिक्रिया प्राप्त करें
- समायोजन करें
आवर्ती कार्यों को स्वचालित करना एक बड़ी बात है क्योंकि यह आपकी टीम को छोटे-मोटे काम करने से बचाता है जिसमें बहुत समय लगता है। वे अधिक मूल्यवान कार्यों पर समय व्यतीत कर सकते हैं।
व्यवसाय प्रक्रिया सॉफ़्टवेयर का उपयोग उन कार्यों को स्वचालित करने और प्रक्रियाओं में समग्र अक्षमताओं को कम करने का एक शानदार तरीका है। जबकि अधिकांश में पैसा खर्च होता है, यह एक योग्य निवेश है क्योंकि यह अंततः आपके समग्र संचालन में सुधार करके आपके खर्च की तुलना में अधिक पैसा बचाता है।
मापदंड प्रदर्शन
अपने व्यवसाय के लिए यथार्थवादी और मापने योग्य लक्ष्य लेकर आएं। ऐसा करने से आप अधिक आसानी से प्रदर्शन का विश्लेषण कर सकते हैं. यह आपको उन विशिष्ट क्षेत्रों को इंगित करने की भी अनुमति देगा जिनमें सुधार की आवश्यकता है। कौन से विभाग धीमी गति से काम कर रहे हैं और क्यों?
ये लक्ष्य विशिष्ट होने चाहिए. यदि आपका लक्ष्य अगली तिमाही में अधिक लाभ कमाना है, तो आप उससे बहुत कुछ नहीं आंक पाएंगे। लेकिन यदि आपका लक्ष्य लाभ को 10% तक बढ़ाना है, तो आप उस संख्या को अपने कर्मचारियों के साथ साझा कर सकते हैं और वे जानते हैं कि किस दिशा में काम करना है।
यदि आप उस लक्ष्य को पूरा नहीं करते हैं, तो आप समस्या का पता लगाने के लिए प्रत्येक विभाग में जा सकते हैं और उनके संचालन के बारे में उनसे बात कर सकते हैं।
रुझान देखें
सबसे खराब चीजों में से एक जो आप कर सकते हैं वह है आपके कार्यों में स्थिरता आना। यदि यह टूटा नहीं है तो इसे ठीक न करें का संपूर्ण रवैया। शायद यह कुछ स्थितियों पर लागू होता है, लेकिन व्यावसायिक कार्यों पर नहीं।
रुझानों में बाज़ार और उद्योग में बदलाव, नई तकनीक, नए कानून और अर्थव्यवस्था में बदलाव शामिल हो सकते हैं। प्रतिस्पर्धी बने रहने के लिए, आपको उनमें शीर्ष पर रहना होगा और बदलाव करने के लिए तैयार रहना होगा।
इसे हम सतत सुधार की नीति कहते हैं। कभी भी समझौता न करें और यह न सोचें कि आप जो कर रहे हैं वह काफी अच्छा है। हमेशा ऐसे सुधार होते हैं जो किए जा सकते हैं। यह सुनिश्चित करने के लिए कि आप अगले न बन जाएँ, नए रुझान देखें और अपने ग्राहकों और कर्मचारियों की प्रतिक्रिया सुनें कश्मीर मार्ट .
निर्णय लेने के लिए डेटा का उपयोग करें
अंत में, आपको डेटा पर भरोसा करना होगा और निर्णय लेने के लिए इसका उपयोग करना होगा। हालाँकि हम अपनी भावनाओं या पिछले परिणामों के आधार पर निर्णय लेना चाहते हैं, लेकिन वे हमेशा इस बात के सर्वोत्तम संकेतक नहीं होते हैं कि हमें कहाँ जाना चाहिए।
अधिकांश व्यवसाय प्रक्रिया प्रबंधन सॉफ़्टवेयर एक विश्लेषण और रिपोर्टिंग सुविधा के साथ आते हैं जो आपको उपयोग की गई सभी प्रक्रियाओं के मेट्रिक्स को देखने की अनुमति देता है। डेटा की तलाश शुरू करने के लिए यह एक बेहतरीन जगह है।
यहीं से रुझान वापस आते हैं। मुद्रास्फीति, नई स्थानीय नीतियों और उद्योग सर्वेक्षणों जैसी चीज़ों को देखने से आपको पता चल सकता है कि परिचालन में सुधार के लिए आपको क्या समायोजन करने की आवश्यकता है।
डेटा के दो सेटों को मिलाएं, और आप अजेय हो जाएंगे!
एक अंतिम बात
चूँकि व्यवसाय संचालन इतना व्यापक शब्द है, इसलिए यह जानना कठिन हो सकता है कि यदि आप इसे सुधारने में रुचि रखते हैं तो कहाँ से शुरू करें।
चिंता न करें, बस एक समय में सब कुछ एक कदम उठाएँ। आप प्रत्येक विभाग में उपयोग की जाने वाली सभी विभिन्न प्रक्रियाओं को लिखकर शुरुआत कर सकते हैं। वहां से, आप विभाग प्रमुखों के पास जाते हैं और जानकारी प्राप्त करते हैं कि वर्तमान में प्रक्रियाएं कैसे चल रही हैं।
उसके बाद, यह स्पष्ट होना शुरू हो जाना चाहिए कि सबसे अधिक अनुकूलित व्यावसायिक संचालन के लिए आपको किन क्षेत्रों में सुधार करने की आवश्यकता है। भयभीत मत होइए. आप यह कर सकते हैं!
