ओलिवर पीटरसन 6 जुलाई, 2022 बिजनेस ऑपरेशंस डेटा संग्रह के बिना निरंतर सुधार संकेतों या मानचित्र के बिना क्रॉस कंट्री में गाड़ी चलाने जैसा है।
सुधार करने के लिए डेटा संग्रह महत्वपूर्ण है क्योंकि इसके बिना शुरुआत में किसी भी समस्या का कोई वास्तविक प्रमाण नहीं मिलता है।
आप सुधार क्यों कर रहे हैं? क्या यह वास्तव में एक समस्या है, या क्या आप इस क्षण की निराशा से विकृत हो गए हैं?
हां, आपकी हताशा आपको संकेत दे सकती है कि मूल समस्या क्या है, लेकिन केवल अपनी भावनाओं पर निर्भर रहने से आपको लंबे समय में सटीक परिणाम नहीं मिलेंगे।
यहीं पर डेटा संग्रह मदद कर सकता है। हमारी एनालिटिक्स सुविधा का उपयोग किसी भी प्रक्रिया की वर्तमान स्थिति की एक उद्देश्यपूर्ण, निष्पक्ष तस्वीर पेश करने और संभावित क्षेत्रों को उजागर करने में मदद करने के लिए किया जा सकता है जिनमें सुधार किया जा सकता है।
तो, आइए प्रक्रिया अनुकूलन के लिए हमारे 5 निरंतर सुधार चरणों पर चलना शुरू करें:
- चरण 1: सुधार की जाने वाली प्रक्रिया की पहचान करें
- चरण 2: प्रभावकारिता का आकलन करें और सुधार निर्धारित करें
- चरण 3: प्रक्रिया में सुधार लागू करें
- चरण 4: अद्यतन प्रक्रिया का परीक्षण और ट्रैक करें
- चरण 5: स्वचालन के साथ प्रक्रिया को अनुकूलित करें
चरण 1: सुधार की जाने वाली प्रक्रिया की पहचान करें
कोई भी प्रक्रिया पूर्ण नहीं होती, लेकिन कुछ प्रक्रियाएँ ऐसी होती हैं जो लगातार आपके लिए समस्याएँ पैदा कर सकती हैं। आपको यहीं से शुरुआत करनी चाहिए।
उस प्रक्रिया पर ध्यान दें जो सबसे अधिक बार आपका और आपकी टीम का समय और संसाधन बर्बाद करती है।
फिर आपको निम्नलिखित प्रश्नों का उत्तर देकर उस प्रक्रिया को पूरी तरह से समझना होगा:
- प्रक्रिया का लक्ष्य क्या है?
- यह कब प्रारंभ और समाप्त होता है?
- प्रक्रिया के अंतर्गत व्यक्तिगत गतिविधियाँ क्या हैं?
- कौन से विभाग/कर्मचारी शामिल हैं?
- चरणों के बीच कौन सी जानकारी आगे बढ़ाई जाती है?
इन सवालों के जवाब से प्रक्रिया को बनाने वाले सभी तत्वों को उजागर करने में मदद मिलनी चाहिए और यह स्पष्ट होना चाहिए कि इसे अनुकूलित करने के लिए सबसे अच्छा तरीका कैसे अपनाया जाए, उन विशिष्ट लक्ष्यों से शुरू करके जिन तक यह प्रक्रिया पहुंचने की कोशिश कर रही है।
आपको अपनी प्रक्रियाओं का दस्तावेजीकरण क्यों करना चाहिए?
इससे पहले कि हम आगे बढ़ें, अपने आप से यह पूछना ज़रूरी है: मेरी प्रक्रिया दस्तावेज़ीकरण कितना अच्छा है?
आप शायद जानते होंगे कि किन प्रक्रियाओं को अद्यतन करने की आवश्यकता है, लेकिन जब तक आपके पास स्पष्ट प्रक्रिया दस्तावेज नहीं होंगे, तब तक निरंतर सुधार अनिवार्य रूप से असंभव है।
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निरंतर सुधार केवल तभी काम करता है जब आप यह देख सकें कि कोई चीज़ पहले कैसे काम कर रही थी, और इसकी तुलना आपके द्वारा किए गए परिवर्तनों से करें। स्पष्ट रूप से लिखित, सुलभ प्रक्रिया दस्तावेज़ीकरण निरंतर सुधार को सुविधाजनक बनाने का सबसे अच्छा तरीका है।
चरण 2: प्रभावकारिता का आकलन करें और सुधार निर्धारित करें
अब जब आपने अपनी प्रक्रिया तैयार कर ली है, तो इसकी प्रभावशीलता का आकलन करने और यह निर्धारित करने का समय आ गया है कि कौन से सुधार सबसे इष्टतम होंगे।
प्रक्रिया की ताकत और कमजोरियों को रिकॉर्ड करके शुरुआत करें। इससे आपको यह समझने में मदद मिलेगी कि क्या काम कर रहा है और क्या नहीं, और कहां सुधार किए जा सकते हैं।
आप पा सकते हैं कि कुछ कार्य अंतिम लक्ष्य को पूरा करने के लिए बिल्कुल भी आवश्यक नहीं हैं। यदि आप इसमें फंसते हैं, तो इनमें से कुछ कार्यों को समेकित करने, या यहां तक कि उनसे छुटकारा पाने पर भी विचार करें। एक ऐसी प्रक्रिया का होना हमेशा बेहतर होता है जो संक्षिप्त और सटीक हो, न कि ऐसी प्रक्रिया जो अत्यधिक जटिल हो या जो हासिल करने की कोशिश कर रही है उसमें भ्रमित हो।
चरण 3: प्रक्रिया में सुधार लागू करें
यदि आपके पास अपनी प्रक्रिया अच्छी तरह से प्रलेखित है, या इससे भी बेहतर, आप एक प्रक्रिया प्रबंधन सॉफ़्टवेयर का उपयोग कर रहे हैं, तो यह कार्य आपकी प्रक्रिया के माध्यम से चरण-दर-चरण चलना और जैसे-जैसे आप आगे बढ़ते हैं, बदलाव करना उतना आसान होना चाहिए।
निरंतर सुधार के लिए सर्वोत्तम अभ्यास यह है कि जब भी आप परिवर्तन करें तो किसी प्रक्रिया के नए संस्करणों को दोहराएँ। इससे चीजों को तोड़ने से रोकने में मदद मिलती है और प्रक्रिया के विभिन्न संस्करणों के बीच डेटा को ट्रैक करना और तुलना करना आसान हो जाता है, जिससे आप सटीक रूप से निर्धारित कर सकते हैं कि परिवर्तन वास्तव में सुधार हैं या नहीं।
एक और युक्ति यह है कि प्रत्येक पुनरावृत्ति में आपके द्वारा किए गए किसी भी परिवर्तन का एक सरल लॉग रखें, इसलिए ज्ञान साझा करना आसान है और यह सुनिश्चित करना है कि हर कोई समझता है कि क्या परिवर्तन किए गए, किसने और कब किए।
चरण 4: अद्यतन प्रक्रिया का परीक्षण और ट्रैक करें
परीक्षण महत्वपूर्ण है, सबसे महत्वपूर्ण यह सुनिश्चित करना है कि आपने कुछ भी नहीं तोड़ा है। इस प्रक्रिया को पूरा करें, आदर्श रूप से वास्तविक दुनिया की परिस्थितियों के जितना करीब हो सके उतना चलें, और सुनिश्चित करें कि सब कुछ उम्मीद के मुताबिक काम कर रहा है।
प्रक्रिया के अंतिम लक्ष्य पर विचार करें - क्या यह अभी भी हासिल किया जा रहा है?
एक बार जब आप यह स्थापित कर लेते हैं कि प्रक्रिया में सुधार कार्यात्मक हैं, तो आप किसी भी बदलाव की सफलता का आकलन करने के लिए डेटा एकत्र करना शुरू कर सकते हैं।
प्रोसेस स्ट्रीट एनालिटिक्स का उपयोग करना
अपनी प्रक्रियाओं, अपनी टीम या ग्राहकों के प्रदर्शन को देखने में सक्षम होना यह समझने के लिए महत्वपूर्ण है कि आपके द्वारा किए गए परिवर्तन वास्तव में अधिक प्रभावी हैं या नहीं।
कार्य की प्रगति और सक्रिय/पूर्ण वर्कफ़्लो रन जैसी जानकारी आपको बाधाओं का पता लगाने और यह समझने में मदद कर सकती है कि आपकी टीम परिवर्तनों पर कैसे प्रतिक्रिया दे रही है।
प्रोसेस स्ट्रीट के एनालिटिक्स फीचर के बारे में अधिक जानने के लिए यहां क्लिक करें।
चरण 5: स्वचालन के साथ प्रक्रिया को अनुकूलित करें
इस बिंदु पर, आपका मूलतः काम पूरा हो चुका है। आपने सुधारों की पहचान की है और उन्हें लागू किया है, और आपको सफलता का आकलन करने के लिए समय के साथ उन परिवर्तनों को ट्रैक करने में सक्षम होना चाहिए।
लेकिन यदि आप अतिरिक्त प्रयास करना चाहते हैं और अपने वर्कफ़्लो प्रबंधन सॉफ़्टवेयर से अधिकतम लाभ प्राप्त करना चाहते हैं, तो यह विचार करने का समय है कि कौन से कार्य (यदि कोई हों) स्वचालित किए जा सकते हैं।
सबसे पहले - बस इसे रास्ते से हटाने के लिए - यदि आप कागज का उपयोग कर रहे हैं, तो डिजिटल प्रक्रिया प्रबंधन पर स्विच करने पर आप लगभग निश्चित रूप से दक्षता में लाभ देखेंगे।
फिडेलिटी चेक को कहां भुनाएं
आपमें से बाकी लोगों के लिए, यदि आप ऐप्स के बीच डेटा स्थानांतरित कर रहे हैं (उदाहरण के लिए, Google ड्राइव में मैन्युअल रूप से ड्रॉपबॉक्स फ़ाइलें जोड़ना), तो आपको यह देखना चाहिए कि क्या आप हमारे मूल ऑटोमेशन में से किसी एक के साथ मैन्युअल कार्यों को समाप्त कर सकते हैं।
यह जैपियर, पावर ऑटोमेट, आदि की जांच करने लायक भी है मेक.कॉम क्योंकि वहां ढेर सारे ऑटोमेशन उपलब्ध हैं।
आपने हमारे 5 निरंतर सुधार कदमों के बारे में क्या सोचा? क्या आपके पास कोई सुझाव है जो शायद हमने छोड़ दिया हो? नीचे टिप्पणी करके हमें बताएं!
