एक्सेल में वर्कफ़्लो कैसे बनाएं

Microsoft Excel वर्कफ़्लो एक वास्तविक चीज़ है जो अस्तित्व में है। क्या आप जानते हैं? मैंने नहीं किया मैंने सोचा था कि एक्सेल सिर्फ चार्ट और ग्राफ़ बनाने के लिए है, लेकिन यह सच है!

आप वास्तव में एक्सेल का उपयोग करके वर्कफ़्लो बना सकते हैं। और यह विशेष रूप से जटिल भी नहीं है। मैंने सोचा कि यह बहुत कठिन होगा, लेकिन 15 सरल चरणों का पालन करके एक बुनियादी वर्कफ़्लो बनाया जा सकता है।

इस लेख में, मैं एक्सेल वर्कफ़्लो के निर्माण के चरणों के साथ-साथ यह भी बताने जा रहा हूँ कि आप उनका उपयोग किस लिए कर सकते हैं।

हम इस बात पर भी चर्चा करेंगे कि क्या एक्सेल वर्कफ़्लो वास्तव में आधुनिक वर्कफ़्लो दुनिया में अप-टू-स्नफ हैं, और कुछ बेहतरीन विकल्पों पर गौर करेंगे।

चल दर!

वर्कफ़्लो क्या है?

आरंभ करने के लिए, आइए बुनियादी बातों पर वापस आएं और समझें कि वर्कफ़्लो वास्तव में क्या है।

वर्कफ़्लो किसी विशिष्ट प्रक्रिया को पूरा करने या किसी विशेष लक्ष्य को प्राप्त करने के लिए आवश्यक परस्पर जुड़े चरणों या कार्यों का एक क्रम है। यह किसी संगठन या व्यक्ति के कार्य वातावरण के भीतर गतिविधियों, सूचना और संसाधनों के प्रवाह का प्रतिनिधित्व करता है।

वर्कफ़्लो को दोहराए जाने वाले या जटिल कार्यों को सुव्यवस्थित और स्वचालित करने के लिए डिज़ाइन किया गया है, जिससे यह सुनिश्चित होता है कि कार्य कुशलतापूर्वक और लगातार आगे बढ़ता है। वे एक संरचित ढांचा प्रदान करते हैं जो एक प्रक्रिया में शामिल विभिन्न गतिविधियों के बीच क्रम, निर्भरता और बातचीत को परिभाषित करता है।

प्रक्रिया का समर्थन करने के लिए जटिलता और टूल या सॉफ़्टवेयर की उपलब्धता के आधार पर वर्कफ़्लो मैन्युअल या स्वचालित हो सकता है। सॉफ़्टवेयर एप्लिकेशन या वर्कफ़्लो प्रबंधन सिस्टम सहित स्वचालन उपकरण, मैन्युअल प्रयास और मानवीय त्रुटि को कम करके कार्यों को स्वचालित और सुव्यवस्थित करने में मदद कर सकते हैं।

Excel में वर्कफ़्लो कैसे बनाएं

एक्सेल के साथ वर्कफ़्लो बनाना वर्कफ़्लो सॉफ़्टवेयर का उपयोग करने जितना सीधा नहीं है क्योंकि इसे वर्कफ़्लो टूल के रूप में डिज़ाइन नहीं किया गया था, यह एक स्प्रेडशीट टूल है। हालाँकि, अभी भी रास्ते हैं आप कर सकते हो और यहां तक ​​कि एक्सेल का उपयोग करके वर्कफ़्लो को स्वचालित भी करते हैं, तो आइए प्रक्रिया को चरण-दर-चरण देखें।

ओरेकल एसक्यूएल ड्रॉप टेबल

चरण 1: वर्कफ़्लो को पहचानें

वह विशिष्ट प्रक्रिया या कार्य निर्धारित करें जिसे आप करना चाहते हैं एक्सेल का उपयोग करके सुव्यवस्थित करें . यह डेटा प्रविष्टि और विश्लेषण से लेकर परियोजना प्रबंधन या इन्वेंट्री ट्रैकिंग तक कुछ भी हो सकता है।

चरण 2: इनपुट और आउटपुट को परिभाषित करें

वर्कफ़्लो शुरू करने के लिए आवश्यक इनपुट (डेटा, फॉर्म, या अन्य संसाधन) और प्रक्रिया से अपेक्षित वांछित आउटपुट (रिपोर्ट, गणना, या अधिसूचना) की पहचान करें।

चरण 3: चरणों की योजना बनाएं

वर्कफ़्लो को अलग-अलग चरणों या चरणों में विभाजित करें। प्रत्येक चरण के क्रम और निर्भरता पर विचार करें। जटिल वर्कफ़्लो के लिए, आपको प्रक्रिया को देखने के लिए फ़्लोचार्ट या आरेख का उपयोग करने की आवश्यकता हो सकती है।

चरण 4: वर्कशीट बनाएं

एक नई एक्सेल वर्कबुक खोलें और अपने वर्कफ़्लो में प्रत्येक चरण के लिए वर्कशीट बनाएं। प्रत्येक वर्कशीट को उसके उद्देश्य को दर्शाने के लिए वर्णनात्मक रूप से नाम दें।

चरण 5: डेटा प्रविष्टि प्रपत्र डिज़ाइन करें

यदि आपके वर्कफ़्लो में चरण 6 शामिल है: डेटा दर्ज करें

उपयुक्त कार्यपत्रकों या प्रपत्रों में डेटा दर्ज करना प्रारंभ करें। आपके वर्कफ़्लो के आधार पर, आपको मैन्युअल रूप से डेटा दर्ज करने या बाहरी स्रोतों से आयात करने की आवश्यकता हो सकती है।

चरण 7: सूत्रों और फ़ंक्शंस का उपयोग करें

गणना, डेटा हेरफेर और डेटा विश्लेषण को स्वचालित करने के लिए एक्सेल के सूत्रों और कार्यों का लाभ उठाएं। जैसे फ़ंक्शंस का उपयोग करें

• जोड़
• औसत
• अगर
• VLOOKUP

गणना करने और वांछित आउटपुट उत्पन्न करने के लिए।

चरण 8: फ़ॉर्मेटिंग और सशर्त फ़ॉर्मेटिंग लागू करें

पठनीयता में सुधार के लिए अपने डेटा को उचित रूप से प्रारूपित करें। अपने डेटा में विशिष्ट स्थितियों या पैटर्न को उजागर करने के लिए सशर्त स्वरूपण का उपयोग करें।

चरण 9: विज़ुअलाइज़ेशन बनाएं

एक्सेल ऑफर आपके डेटा को दृश्य रूप से प्रस्तुत करने के लिए विभिन्न चार्ट प्रकार। मुख्य जानकारी को अधिक सुलभ तरीके से सारांशित और प्रस्तुत करने के लिए चार्ट या ग्राफ़ बनाएं।

याद रखें, एक्सेल में वर्कफ़्लो सरल से जटिल तक हो सकता है। एक सीधी प्रक्रिया से शुरुआत करें और जैसे-जैसे आप एक्सेल की विशेषताओं और क्षमताओं से अधिक परिचित होते जाते हैं, धीरे-धीरे जटिलता बढ़ती जाती है। कुछ ऐसे भी हैं टेम्प्लेट जिन्हें आप जांच सकते हैं !

एक्सेल वर्कफ़्लो उपयोग के मामले

एक्सेल एक बहुमुखी उपकरण है जिसे उद्योगों और कार्यों में विभिन्न वर्कफ़्लो उपयोग मामलों पर लागू किया जा सकता है। यहां पांच सामान्य उपयोग के मामले हैं जहां एक्सेल वर्कफ़्लो दक्षता में काफी सुधार कर सकते हैं और प्रक्रियाओं को सुव्यवस्थित कर सकते हैं:

डेटा प्रविष्टि और विश्लेषण

संरचित डेटा प्रविष्टि फॉर्म बनाकर, डेटा सत्यापन लागू करने और सूत्रों और कार्यों का उपयोग करके डेटा प्रविष्टि और विश्लेषण कार्यों के लिए एक्सेल का व्यापक रूप से उपयोग किया जाता है। आप गणनाएँ स्वचालित कर सकते हैं, डेटा विश्लेषण कर सकते हैं और रिपोर्ट तैयार कर सकते हैं।

परियोजना प्रबंधन

एक्सेल परियोजना प्रबंधन के लिए एक मूल्यवान उपकरण है, जो आपको योजना बनाने, प्रगति को ट्रैक करने और परियोजना से संबंधित डेटा को प्रबंधित करने में सक्षम बनाता है। आप प्रोजेक्ट शेड्यूल देखने के लिए गैंट चार्ट, कार्य सूचियां और समयसीमा बना सकते हैं।

इसमें सशर्त स्वरूपण है जिसका उपयोग मील के पत्थर, समय सीमा और महत्वपूर्ण पथों को उजागर करने के लिए किया जा सकता है। प्रोजेक्ट डेटा को सूत्रों और फ़ंक्शंस के साथ एकीकृत करके, आप गणनाओं को स्वचालित कर सकते हैं, संसाधन आवंटन की निगरानी कर सकते हैं और प्रोजेक्ट खर्चों को ट्रैक कर सकते हैं।

बजट और वित्तीय नियोजन

एक्सेल का उपयोग आमतौर पर बजट और वित्तीय नियोजन वर्कफ़्लो के लिए किया जाता है। आप व्यापक बजट टेम्पलेट बना सकते हैं, खर्चों पर नज़र रख सकते हैं, राजस्व का पूर्वानुमान लगा सकते हैं और वित्तीय अनुपात की गणना कर सकते हैं।

इसके अंतर्निहित कार्य, जैसे SUM, AVERAGE, और IF, आपको गणना करने और वित्तीय डेटा का विश्लेषण करने में सक्षम बनाते हैं। वर्कशीट को लिंक करके और एक्सेल के डेटा सत्यापन का उपयोग करके, आप सटीक और सुसंगत वित्तीय योजना सुनिश्चित कर सकते हैं।

सूची प्रबंधन

इन्वेंट्री प्रबंधन वर्कफ़्लो के लिए, आप इन्वेंट्री स्तर, स्टॉक मूवमेंट और पुन: व्यवस्थित बिंदुओं को ट्रैक और प्रबंधित कर सकते हैं। सशर्त स्वरूपण सुविधा कम स्टॉक स्तर या आगामी पुन: ऑर्डर तिथियों को उजागर कर सकती है। सूत्रों और फ़ंक्शंस का उपयोग करके, आप इन्वेंट्री गणना को स्वचालित कर सकते हैं, जैसे कि पुन: व्यवस्थित मात्रा और कुल इन्वेंट्री मूल्यांकन।

मानव संसाधन

एक्सेल मानव संसाधन (एचआर) वर्कफ़्लो के लिए मूल्यवान है, जिसमें कर्मचारी डेटा प्रबंधन, उपस्थिति ट्रैकिंग, कर्मचारी ऑनबोर्डिंग और प्रदर्शन मूल्यांकन शामिल हैं। इसका उपयोग कर्मचारी डेटाबेस बनाने, व्यक्तिगत विवरण रिकॉर्ड करने, छुट्टियों को ट्रैक करने और पेरोल की गणना करने के लिए किया जा सकता है।

सूत्रों और कार्यों का उपयोग करके, आप उपस्थिति गणना को स्वचालित कर सकते हैं, रिपोर्ट तैयार कर सकते हैं और एचआर विश्लेषण कर सकते हैं। सशर्त स्वरूपण का उपयोग अतिदेय मूल्यांकन या प्रशिक्षण आवश्यकताओं की पहचान करने के लिए किया जा सकता है।

एक्सेल वर्कफ़्लो सुविधाएँ

यहां एक्सेल की कुछ विशेषताओं का विवरण दिया गया है जिन्हें हम पहले ही उपयोग के मामलों में देख चुके हैं, साथ ही कुछ अन्य उपयोगी विशेषताएं भी:

डेटा प्रविष्टि और सत्यापन

एक्सेल डेटा प्रविष्टि के लिए एक उपयोगकर्ता-अनुकूल इंटरफ़ेस प्रदान करता है। आप एक्सेल की डेटा सत्यापन, ड्रॉप-डाउन सूचियों और इनपुट प्रतिबंधों जैसी सुविधाओं का उपयोग करके कस्टम डेटा प्रविष्टि फॉर्म डिज़ाइन कर सकते हैं। यह सुनिश्चित करता है कि कार्यपुस्तिका में दर्ज किया गया डेटा विशिष्ट नियमों का पालन करता है या पूर्वनिर्धारित मानदंडों के अनुरूप है।

गणना और सूत्र

आप बुनियादी अंकगणितीय संचालन, डेटा एकत्र करने, सशर्त गणना करने और बहुत कुछ करने के लिए सूत्रों का उपयोग कर सकते हैं। आउटपुट उत्पन्न करने और प्रक्रियाओं को सुव्यवस्थित करने के लिए इन गणनाओं को आपके वर्कफ़्लो में एम्बेड किया जा सकता है।

सशर्त स्वरूपण

सशर्त स्वरूपण आपको अपने डेटा के भीतर विशिष्ट स्थितियों या पैटर्न को उजागर करने में सक्षम बनाता है। नियम स्थापित करके, आप अपने द्वारा निर्धारित मानदंडों के आधार पर स्वचालित रूप से कोशिकाओं को प्रारूपित कर सकते हैं।

यह महत्वपूर्ण डेटा, त्रुटियों या रुझानों को दृष्टिगत रूप से पहचानने के लिए उपयोगी हो सकता है, जिससे जानकारी का विश्लेषण और व्याख्या करना आसान हो जाता है।

डेटा विश्लेषण

विभिन्न डेटा विश्लेषण उपकरण हैं, जैसे कि पिवोटटेबल्स, पावर क्वेरी और पावर पिवोट, जो आपको बड़े डेटासेट का कुशलतापूर्वक विश्लेषण और परिवर्तन करने की अनुमति देते हैं। ये उपकरण सार्थक अंतर्दृष्टि निकालने के लिए डेटा को फ़िल्टर करने, क्रमबद्ध करने, समूहित करने और सारांशित करने में आपकी सहायता कर सकते हैं।

सशर्त तर्क और स्वचालन

सशर्त तर्क फ़ंक्शन और विशेषताएं, जैसे IF स्टेटमेंट, नेस्टेड फ़ंक्शन और मैक्रोज़, आपको प्रक्रियाओं को स्वचालित करने और निर्णय लेने वाले वर्कफ़्लो बनाने में सक्षम बनाते हैं।

सशर्त तर्क स्थापित करके, आप एक्सेल को विशिष्ट स्थितियों के आधार पर विभिन्न क्रियाएं करने का निर्देश दे सकते हैं। वीबीए का उपयोग करके बनाए गए मैक्रोज़ आपको दोहराए जाने वाले कार्यों को स्वचालित करने और एक क्लिक के साथ कार्यों की एक श्रृंखला को निष्पादित करने की अनुमति देते हैं।

वर्कफ़्लो बनाने के लिए Excel सर्वोत्तम स्थान क्यों नहीं है?

हालाँकि एक्सेल कुछ वर्कफ़्लोज़ के लिए एक उपयोगी उपकरण हो सकता है, लेकिन ऐसी सीमाएँ हैं जो इसे जटिल या स्केलेबल वर्कफ़्लोज़ के लिए कम उपयुक्त बना सकती हैं। यहां कुछ कारण बताए गए हैं कि कुछ परिदृश्यों में एक्सेल वर्कफ़्लो के लिए सबसे अच्छा विकल्प क्यों नहीं हो सकता है:

सीमित मापनीयता

एक्सेल की स्केलेबिलिटी डेटा के आकार और जटिलता और कार्यपुस्तिका तक पहुंचने वाले उपयोगकर्ताओं की संख्या से सीमित है।

व्यापक गणनाओं वाले बड़े डेटासेट या वर्कफ़्लो प्रदर्शन संबंधी समस्याएं पैदा कर सकते हैं और एप्लिकेशन को धीमा कर सकते हैं। जैसे-जैसे वर्कफ़्लो जटिलता में बढ़ता है और उपयोगकर्ताओं की संख्या बढ़ती है, एक्सेल कम कुशल हो सकता है और त्रुटियों की संभावना अधिक हो सकती है।

वास्तविक समय सहयोग का अभाव

हालाँकि एक्सेल सहयोग सुविधाएँ प्रदान करता है, जैसे साझा कार्यपुस्तिकाएँ और ट्रैक परिवर्तन, यह वास्तविक समय सहयोग के लिए डिज़ाइन नहीं किया गया है। एकाधिक उपयोगकर्ता एक ही एक्सेल वर्कबुक पर एक साथ काम नहीं कर सकते हैं, और एक उपयोगकर्ता द्वारा किए गए अपडेट दूसरों को तुरंत दिखाई नहीं दे सकते हैं।

सीमित वर्कफ़्लो स्वचालन

एक्सेल सूत्रों, फ़ंक्शंस और मैक्रोज़ के माध्यम से बुनियादी स्वचालन क्षमताएं प्रदान करता है। हालाँकि, जटिल और परिष्कृत स्वचालित वर्कफ़्लोज़ बनाने के लिए अधिक उन्नत टूल या प्रोग्रामिंग भाषाओं की आवश्यकता हो सकती है।

एक्सेल की स्वचालन क्षमताएं उन वर्कफ़्लो के लिए पर्याप्त नहीं हो सकती हैं जिनमें जटिल सशर्त तर्क, बाहरी सिस्टम के साथ एकीकरण या जटिल डेटा हेरफेर शामिल है।

डेटा अखंडता और सुरक्षा जोखिम

एक्सेल फ़ाइलें डेटा अखंडता समस्याओं से ग्रस्त हो सकती हैं, खासकर जब कई उपयोगकर्ता एक ही कार्यपुस्तिका पर एक साथ काम कर रहे हों।

एक साथ संपादन, गलत सूत्र संदर्भ, या डेटा के आकस्मिक विलोपन से डेटा विसंगतियां और त्रुटियां हो सकती हैं। इसके अतिरिक्त, फ़ाइलों में मजबूत सुरक्षा सुविधाओं का अभाव हो सकता है, जिससे वे अनधिकृत पहुंच या डेटा उल्लंघनों के प्रति संवेदनशील हो जाती हैं।

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एक्सेल वर्कफ़्लोज़ के विकल्प

यदि एक्सेल वर्कफ़्लो आपके लिए अच्छा काम कर रहा है, तो बढ़िया! मैं यहां आपकी परेड पर हल्ला मचाने के लिए नहीं आया हूं। आप जो भी करते हैं वह आपके और आपकी टीम के लिए सर्वोत्तम होता है। आगे बढ़ो!

हालाँकि, यदि आपने एक्सेल वर्कफ़्लो आज़माया है और वे आपके लिए उपयुक्त नहीं हैं, तो इस विकल्प पर विचार करें: वर्कफ़्लो प्रबंधन सॉफ़्टवेयर।

जब हमने वर्कफ़्लो को परिभाषित किया था तो मैंने पहले खंड में इस पर थोड़ा ध्यान दिया था, लेकिन यह थोड़ा और करीब से देखने लायक है। एक्सेल को वर्कफ़्लो प्रबंधन के लिए डिज़ाइन नहीं किया गया था। हालाँकि इसमें ऐसा करने की क्षमता है, लेकिन इसे स्थापित करना और इसका रखरखाव करना वास्तव में बहुत जल्दी जटिल हो सकता है।

वर्कफ़्लो प्रबंधन सॉफ़्टवेयर को बिल्डिंग ऑटोमेशन वर्कफ़्लो को तेज़ और आसान बनाने के लिए डिज़ाइन किया गया है। वे अधिक उपयोगकर्ता-अनुकूल हैं, एक्सेल जैसी कई सुविधाओं के साथ आते हैं लेकिन कम मैन्युअल सेटअप के साथ, और वे वास्तविक समय में सहयोग की अनुमति देते हैं।
प्रोसेस स्ट्रीट एक उत्कृष्ट वर्कफ़्लो टूल है जिसे आप एक्सेल के स्थान पर उपयोग कर सकते हैं, और यदि आप इसे क्रियान्वित होते देखना चाहते हैं और अनुभव करना चाहते हैं कि यह कितना अलग है, तो एक निःशुल्क डेमो बुक करें! टीम का एक सदस्य ख़ुशी से आपको दिखाएगा कि यह कैसे काम करता है और यह आपके वर्कफ़्लो को कैसे बेहतर बना सकता है।