किसी SharePoint सूची को किसी अन्य साइट पर ले जाना मुश्किल हो सकता है। लेकिन सही जानकारी और मदद से यह बिना किसी रुकावट के किया जा सकता है। यहां, हम SharePoint सूची को स्थानांतरित करने के चरणों पर एक नज़र डालेंगे। इसलिए आपका डेटा बरकरार रहता है और उस तक पहुंच आसान होती है।
- नई साइट का सेटअप महत्वपूर्ण है। सुनिश्चित करें कि इसमें सूची के लिए आवश्यक सभी कॉलम और सेटिंग्स मौजूद हैं। यदि नहीं, तो आप एक नई सूची बना सकते हैं या किसी मौजूदा को संपादित कर सकते हैं।
- अब सूची को निर्यात करने के लिए, इसकी सेटिंग्स पर जाएं और 'सूची को टेम्पलेट के रूप में सहेजें' चुनें। यह सूची की जानकारी और सेटिंग्स के साथ एक .stp फ़ाइल बनाएगा।
- फ़ाइल आयात करने के लिए, गंतव्य साइट की सेटिंग पर जाएँ। 'ऐप जोड़ें' चुनें, फिर 'ऐप्स जिन्हें आप जोड़ सकते हैं' चुनें। 'कस्टम ऐप अपलोड करें' चुनें और .stp फ़ाइल अपलोड करें। यह SharePoint सूची का एक नया उदाहरण बनाएगा।
- अंत में, कॉलम मैपिंग और किसी भी कस्टम सेटिंग्स की दोबारा जांच करें। सभी के लिए एक सफल परिवर्तन सुनिश्चित करना।
SharePoint सूची माइग्रेशन को समझना
SharePoint सूची माइग्रेशन का अर्थ है किसी सूची को एक साइट से दूसरी साइट पर स्थानांतरित करना। यह उपयोगकर्ताओं को डेटा, सेटिंग्स और कॉन्फ़िगरेशन को आसानी से स्थानांतरित करने की अनुमति देता है। ऐसा करने से यह गारंटी मिलती है कि महत्वपूर्ण जानकारी वांछित स्थान पर बिना किसी गुम डेटा या रुकावट के उपलब्ध है।
SharePoint सूची को माइग्रेट करते समय, अनुमतियाँ, वर्कफ़्लो और अनुकूलन जैसे कारकों को ध्यान में रखा जाना चाहिए। यह सुनिश्चित करने के लिए सावधानीपूर्वक योजना और तैयारी की आवश्यकता है कि परिवर्तन सुचारू है और इससे व्यावसायिक संचालन प्रभावित नहीं होगा।
किसी सूची को माइग्रेट करने में इसे स्रोत से निर्यात करना और गंतव्य पर आयात करना शामिल है। यह पावरशेल या तृतीय-पक्ष माइग्रेशन सॉफ़्टवेयर जैसे देशी टूल के माध्यम से किया जा सकता है। फ़ील्ड का मानचित्रण करना और यह सुनिश्चित करना आवश्यक है कि स्रोत और गंतव्य साइट संगत हैं।
एबीसी कॉर्पोरेशन संगठनात्मक परिवर्तनों के कारण अपनी परियोजना प्रबंधन सूची को स्थानांतरित करते समय कठिनाइयों का अनुभव हुआ। उन्हें कॉलम फ़ॉर्मेटिंग को संरक्षित करने और विभिन्न सूचियों के बीच संबंध बनाए रखने में परेशानी हुई। लेकिन उचित योजना और पेशेवर मदद से, एबीसी कॉर्पोरेशन माइग्रेशन प्रक्रिया समय पर पूरी करें.
प्रवास की तैयारी
किसी SharePoint सूची को किसी अन्य साइट पर सफलतापूर्वक स्थानांतरित करने के लिए, इन चार चरणों का पालन करें:
https उर्फ एमएस एमएफएसेटअप
- अनुमतियाँ जाँचें: सुनिश्चित करें कि आपके पास स्रोत और गंतव्य दोनों साइटों तक पहुंच है। इसमें लक्ष्य पर सूचियाँ और लाइब्रेरी बनाने की अनुमति शामिल है।
- डेटा शुद्ध करें: अपने डेटा को स्थानांतरित करने से पहले उसकी समीक्षा करें और साफ़ करें। किसी भी पुरानी या अनावश्यक वस्तु को हटा दें। साथ ही, नई साइट के सेटअप के अनुरूप सूची को पुनर्गठित करने पर भी विचार करें।
- अद्यतन लिंक/संदर्भ: यदि आपकी सूची में SharePoint लिंक/संदर्भ हैं, तो उन्हें संशोधित करना सुनिश्चित करें। आप माइग्रेशन के बाद टूटे हुए लिंक नहीं चाहते।
- पूर्व परीक्षण: एक छोटे डेटा सेट के साथ प्रक्रिया का परीक्षण करें। यह त्रुटियों की पहचान करेगा और आपको अपना सारा डेटा स्थानांतरित करने से पहले उन्हें ठीक करने देगा।
साथ ही, ध्यान दें कि अनुकूलन/वर्कफ़्लो स्वचालित रूप से स्थानांतरित नहीं हो सकते हैं। पहले से योजना बनाएं और यदि आवश्यक हो तो इन्हें नई साइट में पुनः बनाएं/कॉन्फ़िगर करें। प्रो टिप: अपनी योजना का दस्तावेजीकरण करें और किसी भी बदलाव को ट्रैक करें। इससे भविष्य में पलायन आसान हो जाएगा।
SharePoint सूची निर्यात करना
- पर जाकर शुरुआत करें शेयरपॉइंट सूची आप निर्यात करना चाहते हैं.
- का चयन करें 'सूची' टैब रिबन में क्लिक करें 'एक्सेल में निर्यात करें' .
- फ़ाइल को अपने कंप्यूटर पर सहेजें.
- फिर, उस गंतव्य साइट पर जाएं जहां आप सूची आयात करना चाहते हैं।
- चुनना 'साइट सामग्री' और क्लिक करें 'एक ऐप जोड़ें' .
- चुनना 'स्प्रेडशीट आयात करें' और चरणों का पालन करें.
यह याद रखना भी महत्वपूर्ण है कि SharePoint सूची निर्यात करते समय, प्रत्येक प्रविष्टि से जुड़े सभी संबंधित मेटाडेटा को भी स्थानांतरित कर दिया जाएगा। यह सुनिश्चित करता है कि लेखक, निर्मित और संशोधित तिथि जैसे विवरण नई जगह पर बने रहें।
यह सोचना प्रेरणादायक है कि किसी SharePoint सूची को निर्यात करने से दुनिया भर की कंपनियों के लिए डेटा प्रबंधन कैसे बदल गया है। साइटों के बीच सूचियों को आसानी से स्थानांतरित करने की क्षमता ने टीमों को अधिक प्रभावी ढंग से सहयोग करने की अनुमति दी है, जिससे उन्हें बिना किसी कठिनाई के आवश्यक डेटा तक पहुंचने और साझा करने की सुविधा मिली है। यह विशेषता सभी आकार के व्यवसायों में उत्पादकता बढ़ाने और वर्कफ़्लो को सरल बनाने में अमूल्य रही है।
SharePoint सूची आयात करना
किसी SharePoint सूची को किसी अन्य साइट पर आयात करने के लिए, इन चरणों का पालन करें:
- सूची निर्यात करें: स्रोत सूची पर जाएं, और रिबन में सूची पर क्लिक करें। Excel में निर्यात करें का चयन करें और Excel फ़ाइल को अपने कंप्यूटर पर सहेजें।
- एक नई सूची बनाएं: गंतव्य साइट पर नेविगेट करें। स्रोत सूची के समान कॉलम के साथ एक नई सूची बनाएं। नया चुनें और फिर साइट सामग्री के अंतर्गत सूची बनाएं।
- एक्सेल डेटा आयात करें: नई सूची खोलें और त्वरित संपादन पर क्लिक करें। निर्यातित एक्सेल फ़ाइल से डेटा को इस दृश्य में चिपकाएँ। अपने परिवर्तन सहेजें.
- कॉलम फ़ॉर्मेटिंग समायोजित करें: यह सुनिश्चित करने के लिए प्रत्येक कॉलम के फ़ॉर्मेटिंग की समीक्षा करें कि यह मूल सूची से मेल खाता है। यदि आवश्यक हो तो कॉलम सेटिंग्स का उपयोग करके समायोजन करें।
- डेटा मान्य करें: सटीकता के लिए आयातित सूची में प्रत्येक आइटम की जाँच करें। कोई भी आवश्यक अद्यतन करें.
- कार्यक्षमता का परीक्षण करें: सूची से जुड़ी सभी कार्यात्मकताओं का परीक्षण करें, जैसे वर्कफ़्लो, खोज क्षमताएं और अनुमतियां।
प्रो टिप: इस प्रक्रिया को स्वचालित करने के लिए पावरशेल स्क्रिप्टिंग का उपयोग करें। यदि आप बड़े डेटासेट या बार-बार स्थानांतरण से निपट रहे हैं तो इससे समय और प्रयास की बचत होगी।
इन चरणों का पालन करके और उपयोगी युक्तियों का उपयोग करके, आप अपनी SharePoint सूची को साइटों के बीच आसानी से स्थानांतरित कर सकते हैं।
प्रवासन का परीक्षण और सत्यापन
किसी SharePoint सूची को किसी अन्य साइट पर सफलतापूर्वक स्थानांतरित करने के लिए, इन 5 चरणों का पालन करें:
- सूची मेनू से एक्सेल में निर्यात का चयन करके सूची निर्यात करें। निर्यात की गई एक्सेल फ़ाइल को अपनी स्थानीय मशीन पर सहेजें।
- लक्ष्य साइट पर जाएँ और साइट क्रियाएँ मेनू से स्प्रेडशीट आयात करें चुनें। फिर, Excel फ़ाइल को नई सूची में आयात करने के लिए संकेतों का पालन करें।
- किसी भी गुम या गलत डेटा की जांच के लिए मूल और माइग्रेट की गई सूचियों के बीच डेटा की तुलना करें।
- माइग्रेट की गई सूची की सभी कार्यक्षमताओं का परीक्षण करें, जैसे आइटमों को सॉर्ट करना, फ़िल्टर करना, संपादित करना और हटाना। सुनिश्चित करें कि सभी सुविधाएँ नए परिवेश में सही ढंग से काम करें।
- परीक्षण में अंतिम उपयोगकर्ताओं को शामिल करें और प्रयोज्यता और प्रदर्शन पर प्रतिक्रिया एकत्र करें। प्रवासन को अंतिम रूप देने से पहले उन्हें प्रशिक्षित करें और किसी भी चिंता का समाधान करें।
सफल SharePoint सूची माइग्रेशन के लिए परीक्षण और सत्यापन महत्वपूर्ण हैं। इसके अलावा, हितधारकों को प्रवासन प्रक्रिया के दौरान किसी भी संभावित व्यवधान या डाउनटाइम के बारे में सूचित किया जाना चाहिए। यहां SharePoint माइग्रेशन से संबंधित एक दिलचस्प तथ्य है: Sharegate के एक अध्ययन में पाया गया कि 70% से अधिक संगठनों को SharePoint माइग्रेशन की योजना बनाने और सफलतापूर्वक निष्पादित करने में चुनौतियों का सामना करना पड़ता है।
प्रवासन के बाद के चरण
किसी SharePoint सूची को माइग्रेट करना जटिल हो सकता है. इस कदम के बाद, आपको यह सुनिश्चित करने के लिए कदम उठाने होंगे कि यह अच्छी तरह से काम करे।
- अनुमतियों की समीक्षा और अद्यतन करें: जांचें कि सही उपयोगकर्ताओं के पास सही पहुंच और भूमिकाएं हैं।
- सूची कार्यक्षमता सत्यापित करें: आइटम जोड़कर, संपादित करके और हटाकर इसका परीक्षण करें।
- अनुकूलन अपडेट करें: सुनिश्चित करें कि वर्कफ़्लो, ईवेंट रिसीवर और फ़ील्ड जैसे कोई भी अनुकूलन अपडेट किया गया है।
- डेटा अखंडता की जाँच करें: किसी भी गुम या दूषित डेटा के लिए इसकी तुलना मूल स्रोत से करें।
- परिवर्तनों के बारे में संचार करें: हितधारकों को इस कदम के बारे में बताएं और प्रशिक्षण प्रदान करें।
- मॉनिटर और समस्या निवारण: किसी भी प्रदर्शन समस्या या त्रुटि की जाँच करें। उन्हें शीघ्र ठीक करें.
माइग्रेशन से पहले और बाद में भी अपनी SharePoint सूचियों का बैकअप लेना याद रखें।
निष्कर्ष
किसी SharePoint सूची को सही चरणों के साथ स्थानांतरित करना आसानी से किया जा सकता है।
- सबसे पहले, सुनिश्चित करें कि आपके पास अनुमतियाँ हैं।
- उसके बाद, सूची को एक्सेल में निर्यात करें और इसे स्थानीय रूप से सहेजें।
- गंतव्य साइट में एक नई सूची बनाएं और उसमें एक्सेल फ़ाइल आयात करें।
- अंत में, नई सूची के कॉलम और सेटिंग्स समायोजित करें।
अतिरिक्त विवरण प्रक्रिया को आसान बना सकते हैं. उदाहरण के लिए, यदि आपके पास बहुत अधिक डेटा है, तो स्वचालन के लिए माइग्रेशन टूल का उपयोग करें। एक कंपनी ने हाल ही में बिना किसी डेटा हानि के अपनी सूची स्थानांतरित की है। उन्होंने चरणों का पालन किया और माइग्रेशन टूल का उपयोग किया। याद रखें, SharePoint सूची को स्थानांतरित करना कठिन नहीं है। उचित कदम उठाकर और माइग्रेशन टूल का उपयोग करके, आप ट्रांज़िशन को आसानी से पूरा कर सकते हैं और अपने डेटा को सुरक्षित रख सकते हैं।
अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्नों
प्रश्न: मैं किसी SharePoint सूची को किसी अन्य साइट पर कैसे ले जाऊं?
उ: SharePoint सूची को किसी अन्य साइट पर ले जाने के लिए, आप सूची को टेम्पलेट फ़ाइल के रूप में निर्यात करने के लिए टेम्पलेट के रूप में सहेजें सुविधा का उपयोग कर सकते हैं, फिर गंतव्य साइट में उस टेम्पलेट का उपयोग करके एक नई सूची बना सकते हैं।
प्रश्न: क्या मैं टेम्प्लेट का उपयोग किए बिना किसी SharePoint सूची को किसी अन्य साइट पर ले जा सकता हूँ?
उ: हाँ, आप टेम्प्लेट पर भरोसा किए बिना किसी सूची को किसी अन्य साइट पर ले जाने के लिए तृतीय-पक्ष माइग्रेशन टूल या SharePoint API का उपयोग कर सकते हैं।
प्रश्न: मैं SharePoint सूची टेम्पलेट को कैसे निर्यात और आयात कर सकता हूँ?
उ: सूची टेम्पलेट निर्यात करने के लिए, सूची सेटिंग पृष्ठ पर जाएं, सूची को टेम्पलेट के रूप में सहेजें पर क्लिक करें, एक नाम और वैकल्पिक विवरण प्रदान करें, फिर .stp फ़ाइल डाउनलोड करें। टेम्प्लेट आयात करने के लिए, गंतव्य साइट के साइट सेटिंग्स पृष्ठ पर जाएं, वेब डिज़ाइनर गैलरी के अंतर्गत सूची टेम्प्लेट पर क्लिक करें और .stp फ़ाइल अपलोड करें।
प्रश्न: सूची डेटा को किसी अन्य साइट पर ले जाने पर क्या होता है?
उ: जब आप टेम्प्लेट का उपयोग करके SharePoint सूची को किसी अन्य साइट पर ले जाते हैं, तो सूची संरचना और सेटिंग्स संरक्षित रहती हैं, लेकिन मौजूदा डेटा शामिल नहीं होता है। हालाँकि, यदि आप तृतीय-पक्ष माइग्रेशन टूल या SharePoint API का उपयोग करते हैं, तो आप सूची संरचना और डेटा दोनों को माइग्रेट कर सकते हैं।
प्रश्न: क्या SharePoint सूची को किसी अन्य साइट पर ले जाते समय कोई सीमाएँ या विचार हैं?
उत्तर: हाँ, विचार करने के लिए कुछ सीमाएँ हैं। यदि स्रोत और गंतव्य साइटों में अलग-अलग सुविधाएँ या कॉन्फ़िगरेशन हैं, तो कुछ सेटिंग्स या अनुकूलन पूरी तरह से संगत नहीं हो सकते हैं। साथ ही, सुनिश्चित करें कि आपके पास सूची टेम्पलेट्स को निर्यात और आयात करने या डेटा माइग्रेशन करने के लिए आवश्यक अनुमतियां हैं।
प्रश्न: क्या मैं किसी सूची को संबंधित वर्कफ़्लो और अनुमतियों के साथ स्थानांतरित कर सकता हूँ?
उ: हाँ, तृतीय-पक्ष माइग्रेशन टूल या SharePoint API का उपयोग करते समय, किसी सूची को किसी अन्य साइट पर ले जाते समय संबंधित वर्कफ़्लो और अनुमतियों को संरक्षित करना संभव है। हालाँकि, इन माइग्रेशन के लिए अतिरिक्त कॉन्फ़िगरेशन और सेटअप की आवश्यकता हो सकती है।
