Microsoft टीमों को ईमेल भेजने से कैसे रोकें

Microsoft Teams आज टीमों के लिए एक आवश्यक उपकरण है। लेकिन, यूजर्स को इससे बहुत सारे ईमेल मिल सकते हैं। यदि आप इसे रोकने का कोई रास्ता खोज रहे हैं, तो आप सही जगह पर हैं। हम Microsoft Teams से ईमेल को रोकने के तरीकों पर गौर करेंगे।

वर्कफ़्लो क्या हैं

एक तरीका Microsoft Teams में अपनी सूचना सेटिंग्स को अनुकूलित करना है। आप चुन सकते हैं कि कौन से ईमेल प्राप्त करने हैं. आप अपडेट के दैनिक या साप्ताहिक सारांश भी प्राप्त कर सकते हैं।

आप चैनल सूचनाएं भी प्रबंधित कर सकते हैं. आप उन चैनलों का चयन कर सकते हैं जो आपके काम के लिए प्रासंगिक हैं और उनकी अधिसूचना सेटिंग्स को समायोजित कर सकते हैं। यह अवांछित ईमेल को कम करता है.

इसके अलावा, आप डू नॉट डिस्टर्ब फीचर का उपयोग कर सकते हैं। आप ऐसे समय निर्धारित कर सकते हैं जब आप सूचनाएं प्राप्त नहीं करना चाहते। इससे आपको ध्यान केंद्रित करने और बेहतर कार्य-जीवन संतुलन बनाने में मदद मिलती है।

Microsoft Teams एक वर्चुअल मीटिंग प्लेटफ़ॉर्म के रूप में लोकप्रिय हो गई। इससे यूजर्स को बहुत सारे ईमेल मिले. Microsoft ने इसे पहचाना और उपयोगकर्ताओं को अपने अनुभव को अनुकूलित करने की सुविधा देने के लिए सुविधाएँ और सेटिंग्स पेश कीं।

Microsoft टीम ईमेल सूचनाओं को समझना

बहुत सारे ईमेल? माइक्रोसॉफ्ट टीमें अपराधी है! नियंत्रण पुनः प्राप्त करने के लिए, आपको यह समझना होगा कि सूचनाएं कैसे काम करती हैं और उन्हें कैसे प्रबंधित करना है।

डिफ़ॉल्ट रूप से, माइक्रोसॉफ्ट टीमें नए संदेशों, उल्लेखों, उत्तरों, साझा फ़ाइलों और मीटिंग निमंत्रण जैसी गतिविधियों के लिए ईमेल सूचनाएं भेजता है। लेकिन इससे आसानी से इनबॉक्स में भीड़भाड़ हो सकती है, जिससे उत्पादकता बाधित हो सकती है।

आमद को रोकने के लिए, आपके पास कई विकल्प हैं। सबसे पहले, ऐप के भीतर अपनी अधिसूचना सेटिंग्स को कस्टमाइज़ करें। सेटिंग्स मेनू पर जाएं और नोटिफिकेशन चुनें। फिर चुनें कि कौन सी विशिष्ट कार्रवाइयां या घटनाएं ईमेल को ट्रिगर करती हैं। जो सबसे अधिक प्रासंगिक है उसके अनुरूप अपनी प्राथमिकताएँ बनाएँ।

दूसरा, टीम या चैनल स्तर पर अधिसूचना सेटिंग्स समायोजित करें। किसी टीम या चैनल पर राइट-क्लिक करें और चैनल नोटिफिकेशन चुनें। इससे आपको ईमेल सूचनाओं पर अधिक नियंत्रण मिलता है.

वैकल्पिक रूप से, यदि आप सूचित रहना चाहते हैं लेकिन ईमेल अधिभार से बचना चाहते हैं, तो वैकल्पिक अधिसूचना विधियों का उपयोग करें। ईमेल सूचनाएं बंद करें और ऐप चैट या मोबाइल पुश सूचनाओं पर भरोसा करें।

जॉन का अनुभव एक बेहतरीन उदाहरण है. उन्हें कई टीमों और चैनलों से लगातार ईमेल द्वारा बाधित किया गया था। अनुकूलन विकल्पों के बारे में जानने के बाद, उन्होंने अपनी प्राथमिकताएँ बनाईं। उन्हें केवल अत्यावश्यक संदेशों और उल्लेखों के लिए ईमेल प्राप्त होते थे, और अन्य अपडेट के लिए इन-ऐप चैट नोटिफिकेशन पर भरोसा करते थे। उनकी उत्पादकता में सुधार हुआ और उन्होंने महत्वपूर्ण संचार खोए बिना, फिर से ध्यान केंद्रित करना शुरू कर दिया।

अपने इनबॉक्स का प्रभार लें! कुछ बदलावों के साथ, बनाएं माइक्रोसॉफ्ट टीमें आपके लिए बेहतर काम करें.

आप Microsoft टीमों को ईमेल भेजने से क्यों रोकना चाहेंगे?

क्या आप Microsoft Teams को ईमेल भेजने से रोकना चाहते हैं? यहां इसके कई कारण दिए गए हैं:

• ईमेल अधिभार कम करें . बहुत सारे ईमेल भारी पड़ सकते हैं. इसलिए, ईमेल सूचनाओं को बंद करने से आपको टीम्स ऐप में संदेशों पर ध्यान केंद्रित करने में मदद मिल सकती है।
• बेहतर संगठन . ईमेल अक्सर उत्तर और अपडेट के साथ आते हैं। इससे बातचीत का अनुसरण करना मुश्किल हो सकता है। ईमेल अक्षम करने से सभी संचार एक ही स्थान पर रखने में मदद मिलती है।
• उत्पादकता में सुधार . बहुत सारी सूचनाएं विघटनकारी हो सकती हैं. ईमेल बंद करने से एक केंद्रित कार्य वातावरण बनाने में मदद मिलती है। यह आपको कार्यों पर ध्यान केंद्रित करने और उन्हें अधिक तेज़ी से पूरा करने में सक्षम बनाता है।
• बढ़ी हुई गोपनीयता . ईमेल अक्षम करने से, संवेदनशील जानकारी ऐप के भीतर ही रहती है। इससे आकस्मिक लीक या अनधिकृत पहुंच का जोखिम कम हो जाता है।
• सरलीकृत संचार चैनल . डुप्लीकेट ईमेल से भ्रम की स्थिति पैदा हो सकती है। ईमेल बंद करना सभी को केवल टीमों पर भरोसा करने के लिए प्रोत्साहित करता है।
• अनुकूलन लचीलापन . कोई ईमेल अधिसूचना नहीं होने का मतलब है कि आप चुन सकते हैं कि आप टीम संचार का उपभोग कैसे करना चाहते हैं। पुश सूचनाएँ, समर्पित चेक-इन - आप निर्णय लें।

और याद रखें - ईमेल बंद करने का मतलब महत्वपूर्ण अलर्ट खोना नहीं है। Microsoft टीम सूचित रहने के वैकल्पिक तरीके प्रदान करती है, जैसे गतिविधि फ़ीड और @उल्लेख।

प्रो टिप: सूचित रहने और ईमेल अधिभार से बचने के बीच सही संतुलन बनाने के लिए टीमों में अपनी अधिसूचना सेटिंग्स की समीक्षा करें।

Microsoft टीमों को ईमेल भेजने से कैसे रोकें

Microsoft Teams एक बेहतरीन सहयोग उपकरण है, लेकिन यह आपके इनबॉक्स को ईमेल से भर सकता है। अपनी सूचनाओं पर नियंत्रण पुनः प्राप्त करने के लिए, इन चरणों का पालन करें:

1. Microsoft Teams डेस्कटॉप ऐप खोलें.
2. ऊपरी दाएं कोने में अपना प्रोफ़ाइल चित्र क्लिक करें.
3. ड्रॉप-डाउन मेनू से सेटिंग्स चुनें.
4. अधिसूचना टैब पर जाएँ.
5. Microsoft Teams से ईमेल प्राप्त करने के विकल्प को टॉगल करें।
6. पुष्टि करने के लिए अप्लाई या सेव पर क्लिक करें।

ऐसा करने से, आप Microsoft Teams से आने वाले अवांछित ईमेल रोक देंगे.

साथ ही, Teams कई अधिसूचना सेटिंग्स प्रदान करती है ताकि आप अपने अनुभव को अनुकूलित कर सकें। आप केवल उल्लेखों के लिए सूचनाएं प्राप्त करना या कुछ गतिविधियों को प्राथमिकता देना चुन सकते हैं। इन सेटिंग्स को समायोजित करने से आपको सूचित रहने और ईमेल अधिभार से बचने में संतुलन बनाने में मदद मिल सकती है।

प्रो टिप: अपनी अधिसूचना सेटिंग्स की नियमित रूप से समीक्षा करना और उन्हें समायोजित करना याद रखें। उन्हें अद्यतित रखने से Microsoft Teams को ध्यान भटकाए बिना आपकी उत्पादकता बढ़ाने में मदद मिलेगी।

अब आपके पास Microsoft Teams से अनावश्यक ईमेल को समाप्त करने का ज्ञान है और एक बेहतर संचार अनुभव है।

Microsoft Teams सूचनाओं को प्रबंधित करने के लिए अतिरिक्त युक्तियाँ

उत्पादकता में सुधार और विकर्षणों से बचने के लिए Microsoft Teams में सूचनाओं का प्रबंधन करना आवश्यक है। आपकी सूचनाओं को प्रबंधित करने के लिए यहां कुछ अतिरिक्त युक्तियां दी गई हैं:

• अपनी सेटिंग्स अनुकूलित करें: महत्वपूर्ण संदेश और ईवेंट प्राप्त करने के लिए कस्टम सूचनाओं का लाभ उठाएं। चैनल, कीवर्ड और उल्लेख चुनकर अनावश्यक सूचनाओं को फ़िल्टर करें।
• फोकस समय: जब आपको निर्बाध एकाग्रता की आवश्यकता हो तो सूचनाओं को अस्थायी रूप से म्यूट करने के लिए फोकस टाइम सुविधा का उपयोग करें। आवश्यक कार्यों पर काम करते समय कोई भी पिंग या पॉप-अप आपको परेशान नहीं करेगा।
• शांत घंटे सेट करें: निश्चित समय के दौरान गैर-जरूरी सूचनाओं को दबाने के लिए ऐप या डेस्कटॉप के भीतर शांत घंटे सेट करें। इससे आप बिना किसी रुकावट के निजी गतिविधियां कर सकते हैं।

अपनी सूचनाओं को नियंत्रित करने से न केवल उत्पादकता बढ़ती है बल्कि एक स्वस्थ कार्य-जीवन संतुलन बनाने में भी मदद मिलती है। अधिसूचना प्रबंधन बर्नआउट को रोकता है और आपको सार्थक कार्य पर ध्यान केंद्रित करने देता है। अपनी प्राथमिकताओं के अनुसार सेटिंग्स की समीक्षा करें और उन्हें अनुकूलित करें। अपना फोकस समय बर्बाद किए बिना जुड़े रहने के लिए वैयक्तिकृत सूचनाओं का उपयोग करें। इन युक्तियों का पालन करके वर्कफ़्लो प्रबंधन में सुधार करें!

निष्कर्ष

1. Microsoft Teams को ईमेल भेजने से रोकने के लिए, पहले ऐप में साइन इन करें।
2. फिर ऊपरी दाएं कोने में अपनी प्रोफ़ाइल तस्वीर पर क्लिक करें।
3. ड्रॉप-डाउन से सेटिंग्स चुनें।
4. नोटिफिकेशन टैब पर जाएं.

अधिसूचना टैब के अंतर्गत, आप ईमेल प्राथमिकताओं को अनुकूलित कर सकते हैं। ईमेल प्राप्त करना बंद करने के लिए, ईमेल विकल्प को टॉगल करें। सभी सूचनाएं Teams ऐप में होंगी.

आप उन विशेष घटनाओं/गतिविधियों का भी चयन कर सकते हैं जिनके लिए आप ईमेल अलर्ट चाहते हैं। यह आपको बहुत अधिक ईमेल के बिना सूचित रखता है।

प्रो टिप: अपनी अधिसूचना सेटिंग अक्सर बदलें। Microsoft Teams में ईमेल सूचनाओं को अनुकूलित करने से उत्पादकता बढ़ती है और इनबॉक्स अव्यवस्था कम होती है।