वर्कफ़्लो क्या है? वर्कफ़्लो प्रबंधन के लिए एक शुरुआती मार्गदर्शिका

यदि आप वर्कफ़्लो क्या है, इसके लिए Google के मुख पृष्ठ को देखें, तो पहला परिणाम वस्तुतः शब्दकोश परिभाषा है।

औद्योगिक, प्रशासनिक या अन्य प्रक्रियाओं का क्रम जिसके माध्यम से कार्य का एक भाग आरंभ से पूरा होने तक गुजरता है।

फिर आपके पास किसफ्लो की परिभाषा है, जो इससे अधिक स्पष्ट नहीं है:

कार्यों का एक क्रम जो शुरुआत से लेकर पूरा होने तक एक विशिष्ट पथ के माध्यम से डेटा को संसाधित करता है।

और फिर, ठीक है, यह पेज है। और हम वर्कफ़्लो को कैसे परिभाषित करते हैं?

विंडोज़ को एस मोड से बाहर निकालें

वर्कफ़्लो यह है कि आप काम कैसे पूरा करते हैं।

अब हम कहीं जा रहे हैं.

वर्कफ़्लो क्या है?

वर्कफ़्लो चरणों की एक श्रृंखला है जिसे एक प्रक्रिया में पूरा करने की आवश्यकता होती है।

इसे वस्तुतः कार्य के एक चरण से दूसरे चरण की ओर प्रवाहित होने के रूप में सोचें, चाहे वह किसी सहकर्मी, उपकरण या किसी अन्य प्रक्रिया के माध्यम से हो। आप संपूर्ण वर्कफ़्लो अकेले निष्पादित कर सकते हैं (जैसे ब्लॉग पोस्ट लिखना, संपादित करना और प्रकाशित करना), या इसमें कई लोग शामिल हो सकते हैं (जैसे क्लाइंट का चालान करना)।

कार्यप्रवाह क्यों महत्वपूर्ण हैं?

व्यवसायों के लिए, वर्कफ़्लो बेहद जटिल हो सकता है।

अपने कर्मचारी को शामिल करने की प्रक्रिया के बारे में सोचें। उस प्रक्रिया को सही ढंग से पूरा करने के लिए कई अलग-अलग विभागों को समन्वय करना पड़ता है। आपकी नई प्रतिभा को खोने के अलावा, खराब ऑनबोर्डिंग से अनुपालन संबंधी गंभीर समस्याएं भी पैदा हो सकती हैं।

इस स्तर पर उनकी उचित निगरानी, ​​प्रबंधन और अनुकूलन की आवश्यकता है ताकि यह सुनिश्चित किया जा सके कि वे यथासंभव कुशल हों।

वर्कफ़्लो और प्रक्रियाओं के बीच क्या अंतर है?

कार्यप्रवाह और प्रक्रिया अक्सर एक दूसरे के स्थान पर उपयोग किया जाता है। यह देखते हुए कि वे अक्सर एक सुमेलित सेट के रूप में आते हैं, यह समझ में आता है।

उपरोक्त छवि वर्कफ़्लो और प्रक्रियाओं के बीच प्रमुख अंतरों को सूचीबद्ध करती है, लेकिन मुख्य बिंदु यह है:

ए प्रक्रिया के लिए प्रयोग की जाने वाली एक विधि है अभिनय करना का एक क्रम गतिविधियाँ .

ए कार्यप्रवाह एक है औजार अभ्यस्त उस विधि को सुविधाजनक बनाएं .

यदि हम कर्मचारी ऑनबोर्डिंग उदाहरण पर वापस जाते हैं, तो प्रक्रिया में सभी अलग-अलग कदम उठाए जाने की आवश्यकता है जैसे:

• कागजी कार्रवाई पूरी की गई
• कार्य केंद्र की स्थापना
• प्रशिक्षण

वर्कफ़्लो उन चरणों को एक स्पष्ट संरचना में मैप करता है, इसलिए यह कल्पना करना आसान है कि आरेख या चेकलिस्ट में क्या करने की आवश्यकता है।

वर्कफ़्लो सर्वोत्तम अभ्यास

एक प्रभावी वर्कफ़्लो बनाने के लिए आपको तीन महत्वपूर्ण प्रश्नों के उत्तर देने होंगे:

• कौन से सटीक कार्य करने की आवश्यकता है?
• प्रत्येक कार्य के लिए कौन जिम्मेदार है?
• प्रत्येक कार्य में कितना समय लगेगा?

उन प्रश्नों का उत्तर देकर और उत्तरों को एक चार्ट या प्रक्रिया में संरचित करके, आपको एक वर्कफ़्लो मिलता है।

जिस कार्य को करने की आवश्यकता है उसे मापकर, आप यह प्रबंधित कर सकते हैं कि इसे कितने बेहतर तरीके से निष्पादित किया गया है। अन्यथा, आपको पता नहीं है कि क्या हो रहा है या आपकी टीम की गतिविधि में बाधा कहां है।

कार्यप्रवाह के चरण

वर्कफ़्लो का निर्माण 5 चरणों में पूरा होता है:

1. उन कार्यों की पहचान करें जिन्हें करने की आवश्यकता है
2. निर्धारित करें कि उन कार्यों के लिए कौन जिम्मेदार है
3. कार्यों को एक क्रम में व्यवस्थित करें
4. वर्कफ़्लो का परीक्षण करें
5. समीक्षा करें और दोहराएँ

जब आपके वर्कफ़्लो को बनाए रखने की बात आती है तो निरंतर सुधार का अभ्यास करना आवश्यक है। रास्ते में इन छोटे बदलावों को करने से यह सुनिश्चित हो जाएगा कि आपके वर्कफ़्लो में केवल सबसे आवश्यक और अद्यतन-से-तारीख कार्य शामिल हैं - और आपको लाइन में बड़े बदलाव पर समय बर्बाद नहीं करना पड़ेगा।

वर्कफ़्लो के 3 बुनियादी घटक

जबकि प्रत्येक वर्कफ़्लो में कार्यों की संख्या 8 से 80 तक भिन्न हो सकती है, प्रत्येक वर्कफ़्लो 3 बुनियादी घटकों से बना होता है:

चालू कर देना:वह घटना जो वर्कफ़्लो शुरू करती है. यह कोई कार्रवाई, निर्णय, विशिष्ट समय या किसी चीज़ की प्रतिक्रिया हो सकती है।कार्यों की श्रृंखला/कार्य:इसमें वर्कफ़्लो में शामिल सभी कार्य, लोग और डिलिवरेबल्स शामिल हैं।परिणाम:वर्कफ़्लो क्या उत्पन्न करता है. कोई परिणाम या परिणाम कुछ मूर्त हो सकता है जैसे कोई सेवा खरीदना या अधिक अमूर्त जैसे कुछ जानकारी तक पहुँचना।

कार्यों की श्रृंखला अधिकांश वर्कफ़्लो को ले लेगी, लेकिन ट्रिगर और परिणाम दोनों समान रूप से महत्वपूर्ण हैं। यदि आप नहीं जानते कि आपकी प्रक्रिया कहाँ से शुरू और ख़त्म होनी चाहिए, तो आपका वर्कफ़्लो बहुत बेकार हो जाएगा।

वर्कफ़्लो के प्रकार

क्योंकि चीजों को तीन में करना हमेशा सर्वोत्तम होता है, तीन प्राथमिक प्रकार के वर्कफ़्लो हैं जिनका आप सामना करेंगे:

• प्रोजेक्ट वर्कफ़्लोज़
• सरल प्रक्रिया वर्कफ़्लो
• सशर्त प्रक्रिया वर्कफ़्लो

इन प्रकारों के बीच सटीक अंतर को समझना कभी-कभी मुश्किल हो सकता है, लेकिन, हर चीज की तरह, आपको यह सुनिश्चित करना होगा कि आप काम के लिए सही उपकरण का उपयोग कर रहे हैं।

प्रोजेक्ट वर्कफ़्लोज़ सबसे सरल प्रकार हैं. वे आम तौर पर एक परियोजना को ट्रैक पर रखने के लिए डिज़ाइन किए गए एकमुश्त वर्कफ़्लो होते हैं ताकि डिलिवरेबल्स समय पर हों, जवाबदेही स्पष्ट हो, और आपकी टीम को किसी भी बाधा का अनुभव न हो।

आप किसी प्रोजेक्ट वर्कफ़्लो के कुछ हिस्सों का पुन: उपयोग करने में सक्षम हो सकते हैं। उदाहरण के लिए, सामग्री टीम सामग्री के कई टुकड़े बनाती है।

इनमें से प्रत्येक एक छोटी परियोजना है. विभिन्न कारकों के आधार पर, सटीक चरण हमेशा समान नहीं होते हैं। समग्र प्रक्रिया के बाद से है हालाँकि, हम शोध, समीक्षा और छवि अनुरोध जैसी चीज़ों के लिए सामग्री निर्माण वर्कफ़्लो का पुन: उपयोग कर सकते हैं।

अगला, आपके पास है सरल प्रक्रिया वर्कफ़्लो . इस प्रकार का वर्कफ़्लो आपके सभी पूर्वानुमानित, दोहराए जाने योग्य कार्यों को कवर करता है। चालान भेजना या अवकाश की मंजूरी देना सरल प्रक्रिया वर्कफ़्लो हैं।

चाहे कुछ भी हो: कुछ भी नहीं बदलता। हर बार जब वर्कफ़्लो चलाया जाता है तो वर्कफ़्लो ठीक उसी समय चलता है, ठीक उसी तरह।

सरल।

अंत में, वहाँ है सशर्त प्रक्रिया वर्कफ़्लो . ये वर्कफ़्लोज़ एक फॉर्म का उपयोग करते हैं तो अगर प्रक्रिया की संरचना के लिए तर्क।

यह वर्कफ़्लोज़ का अपना खुद का साहसिक उपन्यास चुनें: यदि आप कालकोठरी का पता लगाना चाहते हैं, तो कार्य 13 पर जाएँ। यदि आप शहर की जाँच करना चाहते हैं, तो कार्य 22 पर जाएँ।

प्रोसेस स्ट्रीट में, हम इसे सशर्त तर्क के रूप में संदर्भित करते हैं, जो समान वर्कफ़्लो के भीतर शाखा पथ बनाता है। यह बहुत अच्छा है क्योंकि इसका मतलब है कि ऑनबोर्डिंग या सहायता टिकट जैसी चीजों के लिए आपको कई स्थितियों के लिए केवल एक वर्कफ़्लो की आवश्यकता होती है।

पेरोल प्रोसेसर्स का क्लाइंट ऑनबोर्डिंग वर्कफ़्लो वास्तव में सशर्त तर्क क्या कर सकता है इसका एक आदर्श उदाहरण है:

पेरोल प्रोसेसर्स क्लाइंट ऑनबोर्डिंग के लिए प्रोसेस स्ट्रीट के सशर्त तर्क का उपयोग कैसे करते हैं

कार्यप्रवाह अनुकूलन

अभी कुछ समय पहले ही मुझे लिंक्डइन पर एक पोस्ट मिली थी जिसमें बिजनेस संबंधी चर्चाओं और शब्दजाल के बारे में बात की गई थी। इन मूलशब्दों को दो प्रकारों में विभाजित किया गया है:

• किसी भी अन्य तरीके से वर्णन करने के लिए बहुत अस्पष्ट है (गतिशील और उसके साथियों के बारे में सोचें)
• इतना स्पष्ट कि उन्हें कहने की ज़रूरत नहीं थी (अभिनव, ग्राहक-केंद्रित, आदि)

अनुकूलन कुछ हद तक उन प्रचलित शब्दों की तरह है। हम सभी जानते हैं कि शब्दकोश में ऑप्टिमाइज़ का क्या अर्थ होता है। हम सभी जानते हैं कि यह एक अच्छी बात है। चीजें हमेशा बेहतर होती हैं जब उन्हें अनुकूलित किया जाता है।

लेकिन वर्कफ़्लो के संबंध में अनुकूलन का क्या अर्थ है? क्या है एक अनुकूलित वर्कफ़्लो और आप इसे कैसे प्राप्त करते हैं?

निरंतर सुधार

वर्कफ़्लो बनाना केवल पहला कदम है। उचित ध्यान के बिना, वर्कफ़्लो आसानी से अक्षमताओं और अनावश्यक कार्यों में फंस सकता है।

यहीं पर निरंतर सुधार आता है। समय-समय पर अपने वर्कफ़्लो की जाँच करके आप यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि वे नवीनतम बने रहें और आपकी आवश्यकताओं के अनुरूप हों। फिर आप यह तय कर सकते हैं कि आपको अपनी प्रक्रियाओं में वृद्धिशील या महत्वपूर्ण परिवर्तन करने की आवश्यकता है या नहीं और आपके वर्कफ़्लो कैसे चलते हैं।

वृद्धिशील परिवर्तन मूल रूप से वैसे ही होते हैं जैसे वे लगते हैं: जब भी आपका सामना होता है तो आप छोटे-छोटे बदलाव और सुधार करते हैं।

निर्णायक परिवर्तन आम तौर पर समूह समीक्षा और निर्णय लेने की प्रक्रिया द्वारा किए गए बड़े परिवर्तन होते हैं। यद्यपि आप स्वयं को अक्सर वृद्धिशील परिवर्तन करते हुए पा सकते हैं, यदि आप स्वयं को अधिकांशतः निर्णायक परिवर्तन करते हुए पाते हैं, तो आपको अपने वर्कफ़्लो (और संभवतः अपनी प्रक्रिया) का पुनर्मूल्यांकन करने की आवश्यकता है।

सिक्स सिग्मा, डीएमएआईसी, लीन और काइज़ेन सभी निरंतर सुधारों को लागू करने के लिए वास्तव में उपयोगी उपकरण हैं।

वर्कफ़्लो स्वचालन

स्वचालन वर्कफ़्लो का मूल कारण है।

वर्कफ़्लो उन सभी जंगली, सहज प्रक्रियाओं को अपनाता है और उनमें व्यवस्था लाता है। लेकिन इसका मतलब यह नहीं है कि स्वचालन वर्कफ़्लो में अंतर्निहित है - या यहां तक ​​कि प्रत्येक वर्कफ़्लो को स्वचालन की आवश्यकता है।

अभी तक उलझन में?

वर्कफ़्लो स्वचालन यह पहचान रहा है कि किसी प्रक्रिया के किन हिस्सों को बहुत अधिक - या किसी भी - मानवीय भागीदारी के बिना किया जा सकता है।

आपके द्वारा स्वचालित की जा सकने वाली चीज़ों के कुछ उदाहरण हैं:

• एक मानकीकृत स्वागत ईमेल भेजना
• डेटा को स्प्रेडशीट में स्थानांतरित करना
• अपने कैलेंडर में एक ईवेंट जोड़ना
• भुगतान संसाधित करना

ये सभी दोहराए जाने वाले कार्य हैं जिनमें केवल कुछ मिनट ही लग सकते हैं, लेकिन वे मिनट बढ़ जाते हैं।

साथ ही, मानवीय त्रुटि की संभावना भी उतनी ही अधिक होगी। इसके बारे में सोचें: आपके सामने डेटा प्रविष्टि के कई घंटे हैं। पूरे दिन बस वहीं बैठे रहना, कॉलमों में नंबर डालना सबसे ज्यादा उत्साह तब था जब टोनी उस सुबह डोनट्स के साथ आया।

आप अच्छे इरादों के साथ शुरुआत करते हैं, लेकिन किस बिंदु पर आप ऑटोपायलट पर चले जाते हैं? किस बिंदु पर आप गलती से अतिरिक्त शून्य लगा देते हैं और ग्राहक से 0 के बजाय 00 वसूलने लगते हैं? या विपरीत? वे दोनों बुरे हैं.

इसलिए आप स्वचालित करें.

एक बार जब आप यह पहचान लेते हैं कि किन कार्यों को स्वचालित करना है, तो कार्यान्वयन बहुत सरल हो जाता है। जैपियर जैसे सॉफ़्टवेयर के साथ, आप एक ऐप में ट्रिगर को दूसरे ऐप में परिणाम से जोड़ने के लिए एकीकरण सेट कर सकते हैं।

आप एक बार डेटा दर्ज करें. इसे उन सभी स्थानों पर भेजा जाता है जहां इसकी आवश्यकता होती है। आपके पास सभी चैनलों पर पूर्ण सटीकता है और इसमें आपको केवल एक बटन क्लिक करने में लगने वाला समय लगता है।

वर्कफ़्लो के लाभ

वर्कफ़्लो बर्बादी को कम करता है। समय बर्बाद, प्रयास बर्बाद, संसाधन बर्बाद।

जैसे-जैसे आप अपनी प्रक्रियाओं का नक्शा तैयार करते हैं, आप यह पहचानने में सक्षम होंगे कि आपके पास कहां बाधाएं और अनावश्यक कार्य हैं। एक बार जब आपको पता चल जाए कि वे कहाँ हैं, तो आप उन्हें ख़त्म कर सकते हैं। तब आप और आपकी टीम आवश्यक कार्यों पर ध्यान केंद्रित कर सकते हैं।

वर्कफ़्लो संचार, जवाबदेही और पारदर्शिता के लिए भी बहुत अच्छे हैं। वर्कफ़्लो को यह स्पष्ट करना चाहिए कि डिलिवरेबल को क्या और कब पूरा किया जाना चाहिए इसके लिए कौन जिम्मेदार है। आपको अपनी टीम का सूक्ष्म प्रबंधन करने की आवश्यकता नहीं है। आपकी टीम को सूक्ष्म प्रबंधन की आवश्यकता नहीं है। हर कोई खुश है.

चूंकि किसी प्रक्रिया के हर पहलू को वर्कफ़्लो में प्रलेखित किया जाता है, इसलिए टीम में हर किसी के पास वह जानकारी होती है जिसकी उन्हें आवश्यकता होने पर आवश्यकता होती है। गलत संचार को कम करने से उत्पादकता में सुधार होता है - और आपकी टीम अपने कार्यों और एक-दूसरे से बहुत कम निराश होती है।

वर्कफ़्लो की चुनौतियाँ

वर्कफ़्लो पर निरंतर ध्यान देने की आवश्यकता है। आप बस एक निर्माण नहीं कर सकते और यह उम्मीद नहीं कर सकते कि यह हमेशा के लिए पूरी तरह से चले। आपको इसे बनाए रखने की जरूरत है.

वर्कफ़्लो रखरखाव समय लेने वाला और जटिल हो सकता है - विशेष रूप से यदि आप अपने निरंतर सुधार सिद्धांतों का अभ्यास नहीं कर रहे हैं।

लेकिन नियमित रखरखाव न करने से गंभीर समस्याएं पैदा होती हैं:

• गलत समय/लागत अनुमान
• ग़लत संचार त्रुटियाँ
• महत्वपूर्ण कदम छोड़ना या भूल जाना
• स्वीकृतियाँ परीक्षण के बिना लागू की गईं - या आवश्यकता पड़ने पर लागू नहीं की गईं
• महँगी रुकावटें

एक कार की तरह वर्कफ़्लो के बारे में सोचें। कारें वास्तव में उपयोगी और कुशल हैं। आमतौर पर आप पैदल चलने की बजाय गाड़ी चलाकर कम समय में अधिक काम कर सकते हैं।

3.5 नेट ढांचा

साथ ही आपको हर चीज़ अपने साथ रखने की ज़रूरत नहीं है।

लेकिन कारों को जांच की जरूरत है। कुछ छोटे हैं - नए टायर, तेल परिवर्तन, उत्सर्जन परीक्षण, इत्यादि। कभी-कभी आपको थोड़ा अधिक निवेश करना पड़ता है - जैसे नया स्टार्टर या फैन बेल्ट। अपने आप में, ये चीजें वास्तव में कोई बड़ी बात नहीं हैं।

हालाँकि, यदि आप कभी भी बहुत लंबे समय तक बिना तेल बदले रहे हैं, तो आप अच्छी तरह से जानते हैं कि नियमित रखरखाव कितना महत्वपूर्ण हो सकता है।

वर्कफ़्लो सॉफ़्टवेयर उपकरण और विक्रेता

यदि आप Google वर्कफ़्लो (जो आपने स्पष्ट रूप से किया था) करते हैं, तो आप देखेंगे कि वास्तव में कितने प्रकार के वर्कफ़्लो सॉफ़्टवेयर मौजूद हैं। जब आप वर्कफ़्लो के साथ शुरुआत ही कर रहे हैं - जो कि आप हैं - तो यह तय करना मुश्किल है कि कौन सा आपको सर्वोत्तम मूल्य के लिए बिल्कुल वही प्रदान करता है जिसकी आपको आवश्यकता है।

तो यहां हमारे कुछ पसंदीदा वर्कफ़्लो-निर्माण उपकरण हैं:

एयरटेबल इसी से हम संगठित रहते हैं। साथ एयरटेबल आप वैयक्तिकृत दृश्य, कस्टम कानबन बोर्ड सेट कर सकते हैं और रिकॉर्ड बनाने से लेकर ईमेल भेजने तक सब कुछ स्वचालित कर सकते हैं।

मैंने देखता हूं आपके वर्कफ़्लो की रूपरेखा तैयार करने के लिए एकदम सही उपकरण है। मैंने देखता हूं एक सहयोगी व्हाइटबोर्ड की तरह कार्य करता है जहां आपकी पूरी टीम - चाहे दूरस्थ हो या व्यक्तिगत - उस चीज़ को बनाने के लिए मिलकर काम कर सकती है जिसकी आपको आवश्यकता है।

ढीला यह लगभग हर टीम के लिए सार्वभौमिक मैसेजिंग केंद्र है। और क्यों नहीं? ढीला यह उन सभी ऐप्स के साथ एकीकृत हो जाता है जिनके साथ आप काम करते हैं। आप भीड़ में शामिल हो सकते हैं, वीडियो रिकॉर्ड कर सकते हैं और अपनी टीम के सभी लोगों के साथ फ़ाइलें साझा कर सकते हैं - या केवल एक के साथ। और जीआईएफ हैं। अच्छा GIF किसे पसंद नहीं है?

प्रोसेस स्ट्रीट. तुम्हें पता था कि वह आ रहा था, है ना? प्रोसेस स्ट्रीट वर्कफ़्लो हम जो कुछ भी करते हैं उसका केंद्रीय आधार हैं। पीटीओ अनुरोध, ऑनबोर्डिंग, हेल्प डेस्क, इस पेज का निर्माण... सभी वर्कफ़्लो का उपयोग करके किया गया। और - या तो जैपियर या हमारे प्रथम-पक्ष ऑटोमेशन के माध्यम से - उन सभी वर्कफ़्लो को स्लैक, एयरटेबल और हमारे बाकी सॉफ़्टवेयर सूट से जोड़ा जा सकता है।

वर्कफ़्लो कैसा दिखता है?

यह एक प्रक्रिया की रूपरेखा है:

विशेष रूप से, यह हमारी सामग्री निर्माण प्रक्रिया की रूपरेखा है। इस प्रक्रिया के वर्कफ़्लो में कई और चरण, कई प्रकार के सशर्त रास्ते और बहुत सारा स्वचालितीकरण है।

लेकिन यहीं से इसकी शुरुआत हुई. असाइनमेंट की शुरुआत से लेकर प्रकाशन तक आठ चरण।

यदि आपने सामग्री टीम के किसी व्यक्ति से इस प्रक्रिया का वर्णन करने के लिए कहा है, तो मैं शर्त लगा सकता हूं कि यह इतना संक्षिप्त या इतना विशिष्ट नहीं होगा। कुछ चरणों का विस्तार से वर्णन किया जाएगा, कुछ को छोड़ दिया जाएगा, और विवरण संभवतः बहुत ही अरेखीय होगा।

लोगों का दिमाग इसी तरह काम करता है। इसीलिए वर्कफ़्लो बनाने से पहले अपनी प्रक्रिया की रूपरेखा बनाना महत्वपूर्ण है।

अब, उन आठ चरणों में से प्रत्येक एक वर्कफ़्लो के भीतर एक अनुभाग बन जाता है। फिर हम प्रत्येक चरण को अलग-अलग कार्यों तक तोड़ देते हैं।

उदाहरण के लिए, पहले चरण में, राइटर को एक असाइनमेंट प्राप्त होता है, वर्कफ़्लो कार्य कुछ इस तरह दिखते हैं:

1. विषय चुना गया है (स्लैक के माध्यम से उत्पन्न एयरटेबल रिकॉर्ड)
2. नियत तिथि निर्धारित (प्रोसेस स्ट्रीट वर्कफ़्लो के माध्यम से कैलेंडर में जोड़ा गया)
3. प्रकाशन तिथि निर्धारित (कार्यप्रवाह के माध्यम से कैलेंडर में जोड़ा गया)
4. संपादक को नियुक्त किया गया है (एयरटेबल रिकॉर्ड वर्कफ़्लो के माध्यम से अद्यतन किया गया है)
5. डिज़ाइन टीम सौंपी गई है (एयरटेबल के माध्यम से एयरटेबल रिकॉर्ड तैयार किया गया)
6. लेखक को असाइनमेंट प्राप्त होता है (स्लैक और प्रोसेस स्ट्रीट के माध्यम से अधिसूचना प्राप्त होती है)

उन छह कार्यों में से प्रत्येक को एक ही क्रिया में विभाजित किया गया है। यह प्रक्रिया को सरल बनाता है और सुनिश्चित करता है कि कुछ भी छूट न जाए। उन स्वचालन के बिना, गलती से नियत तिथि निर्धारित करना बहुत आसान होगा, लेकिन प्रकाशन तिथि नहीं।

यदि उन तिथियों को सभी के लिए मैन्युअल रूप से दर्ज किया गया था, तो प्रत्येक टीम सदस्य को अलग-अलग नियत तिथियों पर काम करना पड़ सकता है - जो भविष्य में बड़ी बाधाओं का कारण बन सकता है।

अपने वर्कफ़्लो से अधिकतम लाभ कैसे प्राप्त करें

याद रखें कि वर्कफ़्लो एक उपकरण है. यह एक उपयोगी उपकरण और बहुमुखी उपकरण है, लेकिन यह सब कुछ नहीं कर सकता।

अपना वर्कफ़्लो बनाते समय, आपको उस प्रक्रिया की स्पष्ट समझ होनी चाहिए जिस पर आप काम कर रहे हैं और जो परिणाम आप प्राप्त करना चाहते हैं। पहचानें कि कौन से कार्य स्वचालित किए जा सकते हैं और किन कार्यों को अधिक व्यावहारिक दृष्टिकोण की आवश्यकता है।

सबसे महत्वपूर्ण बात यह है कि इस पर काम करते रहें। एक अच्छा वर्कफ़्लो लगातार बदलता रहता है क्योंकि आपकी प्रक्रिया - और आपकी ज़रूरतें - लगातार बदलती रहेंगी। यदि आपके वर्कफ़्लो में कुछ अनावश्यक या अप्रासंगिक हो गया है, तो उससे छुटकारा पाएं। यदि आप प्रक्रिया में कोई नया चरण जोड़ते हैं, तो सुनिश्चित करें कि आप इसे अपने वर्कफ़्लो में भी जोड़ें।

एक अच्छे वर्कफ़्लो से काम आसान होना चाहिए, अधिक जटिल नहीं।