एक प्रक्रिया क्या है? नियमित लोगों के लिए एक गैर-उबाऊ मार्गदर्शिका

प्रक्रियाएँ आपके अनुमान से कहीं अधिक दिलचस्प हैं। यह किसी प्रकार का मज़ाक नहीं है - वे दिलचस्प हैं, मैं कसम खाता हूँ। लेकिन एक प्रक्रिया क्या है?

हालाँकि वे हैं परिभाषित जैसा किसी घटना के जवाब में शुरू किए गए परस्पर संबंधित कार्य कार्यों का एक संग्रह जो एक विशिष्ट परिणाम प्राप्त करता है , इसमें कुछ पृष्ठभूमि की कहानी है जो हमें कॉरपोरेट ट्रैंक्विलाइज़र के माध्यम से समझने और यह समझने में मदद करती है कि एक प्रक्रिया क्या है, और प्रक्रियाएं क्यों मायने रखती हैं।

सबसे पहले, प्रक्रियाओं के कुछ उदाहरण:

• दुकान की सफ़ाई
• एक ईमेल पता ढूँढना
• सॉफ्टवेयर परिनियोजन
• ग्राहक प्रोफाइलिंग
• एक नये कर्मचारी को शामिल करना
• शादी की योजना बना रहे हैं

लेकिन वे प्रक्रियाएँ क्यों हैं? वे केवल किए जाने वाले कार्य क्यों नहीं हैं? मुद्दा यह है कि जब आप किसी प्रक्रिया को औपचारिक बनाते हैं, तो आप उत्पादकता को ध्यान में रखते हुए वर्कफ़्लो के बारे में सोचते हैं और इससे निष्पादन और अनुकूलन करना आसान हो जाता है।

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अब तक की पहली व्यावसायिक प्रक्रिया

व्यावसायिक प्रक्रिया की सबसे पहली ज्ञात परिभाषा स्कॉटिश अर्थशास्त्री से मिलती है एडम स्मिथ . 1776 में उन्होंने अपने विचार को सरलतम तत्वों में तोड़ दिया बताया गया है एक सैद्धांतिक पिन फैक्ट्री में एक व्यावसायिक प्रक्रिया, जिसमें एक पिन बनाने के लिए 18 अलग-अलग लोग शामिल होते हैं:

एक आदमी तार खींचता है, दूसरा उसे सीधा करता है, तीसरा उसे काटता है, चौथा उसे बताता है, पांचवां सिर पाने के लिए उसे ऊपर से पीसता है: सिर बनाने के लिए दो या तीन अलग-अलग ऑपरेशनों की आवश्यकता होती है: इसे लगाना एक है विशेष व्यवसाय, पिन को सफ़ेद करना एक और है... और पिन बनाने का महत्वपूर्ण व्यवसाय, इस प्रकार, लगभग अठारह अलग-अलग कार्यों में विभाजित है, जो कुछ कारख़ाना में अलग-अलग हाथों से किए जाते हैं, हालांकि अन्य में एक ही आदमी कभी-कभी ऐसा करेगा उनमें से दो या तीन प्रदर्शन करें.

हमें इसकी परवाह क्यों करनी चाहिए कि पिन बनाने में कितने लोग लगते हैं, या इस प्रक्रिया में कितने चरण होते हैं? खैर, स्मिथ ने वह पाया एक प्रक्रिया बनाने और व्यक्तिगत विशेषज्ञों को चरण सौंपने से उत्पादकता में वृद्धि हुई 24,000% .

18वीं सदी की पिन फैक्ट्री की कार्यप्रणाली और वह छवि जिसने एडम स्मिथ को व्यावसायिक प्रक्रिया की पहली परिभाषा लिखने के लिए प्रेरित किया।

5 गुना तेजी से काम करने के लिए प्रक्रियाओं का उपयोग करना

श्रम विभाजन के लिए एक प्रक्रिया आवश्यक है क्योंकि कार्य अब केवल एक व्यक्ति के सिर पर नहीं है।

फुल-स्टैक पिन इंजीनियर प्रक्रिया को लिखने के लिए एक अच्छा व्यक्ति हो सकता है, लेकिन इसे शुरू से अंत तक अकेले नहीं चलाना चाहिए - पिन विशेषज्ञों के बीच विभाजित होने पर काम 240 गुना अधिक कुशल होता है: वह व्यक्ति जो पिन तारों को काटता है सोलो पिन मास्टर क्राफ्ट्समैन की तुलना में पूरा दिन कम गलत है। आइए पिन के बारे में बात करना बंद करें।

1907 की एक सर्दियों की सुबह, हेनरी फ़ोर्ड चार्ल्स ई. सोरेनसेन को ले गए पिकेट एवेन्यू प्लांट , डेट्रॉइट में एक खाली इमारत जो आगे चलकर अमेरिका की पहली बड़े पैमाने पर उत्पादित किफायती कार का जन्मस्थान बन जाएगी। उन्होंने उत्पादन प्रमुख से कहा, हम एक बिल्कुल नया काम शुरू करने जा रहे हैं।

डेट्रॉइट, मिशिगन में पिकेट एवेन्यू प्लांट। दुनिया की सबसे प्रभावशाली व्यावसायिक प्रक्रिया कार्यान्वयन की साइट।

फोर्ड ने एक नई प्रक्रिया के लिए अपना विचार समझाया। एक कारीगर द्वारा अकेले उत्पाद बनाने के बजाय, सभी को 84 सरल, दोहराव वाले कार्यों में से एक करना सिखाया गया। प्रक्रियाओं के प्रति इस नए दृष्टिकोण के साथ, फोर्ड ने विनिर्माण समय में कटौती की मॉडल टी 12.5 घंटे से घटकर 2.5 घंटे।

यह न केवल फोर्ड के बैंक खाते की जीत थी, बल्कि यह अब तक के सबसे क्रांतिकारी क्षणों में से एक था, न केवल कारों या विनिर्माण के इतिहास में, बल्कि व्यापार के पूरे इतिहास में।

प्रत्येक व्यवसाय को तीन प्रकार की प्रक्रियाओं की आवश्यकता होती है

आप जानते हैं कि प्रक्रियाएँ प्रारंभ से अंत तक क्रियान्वित किए जाने वाले तार्किक निर्देशों का एक समूह हैं , लेकिन क्या आप जानते हैं कि प्रक्रियाएँ तीन प्रकार की होती हैं? ये हैं:

• प्रबंधन प्रक्रियाएँ
• परिचालन प्रक्रियाएं
• सहायक प्रक्रियाएं

प्रबंधन प्रक्रियाएँ

प्रबंधन प्रक्रियाएँ किसी कार्य को शुरू से अंत तक पूरा करने पर उतनी केंद्रित नहीं होती जितनी कि वे कंपनी संचालन के भविष्य की योजना बनाने और उसका अनुमान लगाने पर केंद्रित होती हैं।

प्रबंधन प्रक्रिया का एक उदाहरण एक सीईओ हो सकता है जो यह योजना बना रहा हो कि पीआर लॉन्च अभियान के लिए मार्केटिंग टीम के समय और ऊर्जा को सर्वोत्तम तरीके से कैसे व्यवस्थित किया जाए। प्रक्रिया का हिस्सा संसाधनों को आवंटित करना, समय-सीमा को परिभाषित करना और यह जांचना होगा कि सिस्टम सही जगह पर हैं और अनुकूलित हैं।

परिचालन प्रक्रियाएं

परिचालन प्रक्रियाएं आपकी मुख्य व्यवसाय प्रक्रिया से संबंधित हैं। यदि आप एक टी-शर्ट कंपनी हैं, तो आपकी मुख्य परिचालन प्रक्रियाओं में से एक फ़ोन पर ऑर्डर लेना है। दूसरे को शिपिंग के लिए निर्मित टी-शर्ट मिल जाएगी।

क्रॉसआउट पाठ

आपका व्यवसाय अपने मूल में जो कुछ भी करता है, आपके व्यवसाय को स्केलेबल और कुशल बनाने के लिए निर्विवाद प्रक्रियाएं होनी चाहिए।

सहायक प्रक्रियाएँ

आश्चर्यजनक आश्चर्य - सहायक प्रक्रियाएँ प्रबंधन और परिचालन प्रक्रियाओं का समर्थन करती हैं। कंपनी को आगे बढ़ाने के लिए इन प्रक्रियाओं पर भरोसा करती है योजना और कर रहा है व्यवसाय के भाग. यह तकनीकी सहायता, कर्मचारी को शामिल करना या किसी प्रशिक्षु को नियुक्त करना जैसी प्रक्रियाएं हैं।

हालाँकि कंपनी पैसा कमाने के लिए ऐसा नहीं करती है, वे मुख्य राजस्व धारा को सुविधाजनक बनाते हैं और इसे ऐसा बनाते हैं कि प्रबंधन प्रक्रियाओं के पास प्रबंधन करने के लिए कुछ होता है, और परिचालन प्रक्रियाएं यथासंभव घर्षण-मुक्त होती हैं।

एक प्रक्रिया की शारीरिक रचना

जब किसी प्रक्रिया को कागज पर (या उम्मीद है, डिजिटल रूप से) प्रलेखित किया जाता है, तो यह एक मानक संचालन प्रक्रिया दस्तावेज़ के रूप में किया जाता है। हालाँकि वे उस प्रकार की चीज़ें नहीं हैं जिन्हें आप 18-घंटे की उड़ान में पढ़ने के लिए लेते हैं, वे प्रक्रियाओं को समझने, वितरित करने, सिखाने और अनुकूलित करने में बहुत आसान बनाते हैं।

एक एसओपी में ये शामिल हो सकते हैं:

• शीर्षक, दिनांक, लेखक और आईडी वाला एक हेडर
• निर्देशों की चरण-दर-चरण सूची
• प्रत्येक कार्य को निष्पादित करने के लिए जिम्मेदार टीम या व्यक्ति
• संसाधन (उपकरण, धन, समय, सहायक टीमें) जिनकी उपयोगकर्ता को आवश्यकता होगी
• अन्य एसओपी का संदर्भ

आमतौर पर, उद्यम और सरकारी निकाय जटिल एसओपी दस्तावेज़ तैयार करेंगे। क्लिक यहाँ यूनिकॉर्न नियंत्रित प्रणालियों के साथ काम करने वाले कर्मचारियों के लिए जनरल इलेक्ट्रिक द्वारा बनाए गए एसओपी के एक सेट के परिचय दस्तावेज़ के उदाहरण के लिए। आप देखेंगे कि वहां कोड संख्या और एसओपी पदनामों की एक तालिका के साथ-साथ शब्दावली की व्याख्या भी है।

वाहन खरीदने के लिए वास्तविक एसओपी से उद्धरण प्राप्त करें यहाँ . फिर, यह बहुत गहन है और उसी शैली का उपयोग करता है जिसका उपयोग कई व्यवसाय यह सुनिश्चित करने के लिए करते हैं कि एसओपी निर्विवाद है।

...लेकिन कभी-कभी, एसओपी इतना जटिल नहीं होगा।

छोटी कंपनियाँ कुशल प्रक्रियाएँ लिखती हैं जिससे काम पूरा हो जाता है, और जब उन्हें एसओपी सॉफ्टवेयर के साथ लिखा जाता है तो लेखक और एसओपी आईडी की कम आवश्यकता होती है जो इसे मैन्युअल रूप से बनाएगा। यही बात संदर्भ अनुभाग के लिए भी लागू होती है, जो अब हाइपरलिंक के साथ किया जाता है। प्रोसेस स्ट्रीट द्वारा बनाई गई एक सरल एसओपी नीचे दी गई है:

समस्याएँ प्रक्रियाएँ हल करती हैं

द चेकलिस्ट मेनिफेस्टो में - एक ऐसी किताब जिसके बारे में हम बात करना बंद नहीं कर सकते के बारे में - अतुल गवांडे इस बारे में बात करते हैं कि उन्होंने जॉन्स हॉपकिन्स अस्पताल में सुरक्षा प्रक्रिया कैसे लागू की।

यह सरल लग रहा था, और यह रोबोटिक सर्जरी जैसे उनके अन्य विचारों जितना अच्छा नहीं था। लेकिन वास्तव में यह सबसे प्रभावी उपकरण था जिसे लागू किया जा सकता था, और यह सिर्फ कागज की एक शीट थी।

चेकलिस्ट के कार्यान्वयन के बाद सर्वेक्षण में, अस्पताल के 78% चिकित्सा कर्मचारियों ने कहा कि उन्होंने देखा कि चेकलिस्ट में कोई त्रुटि नहीं है। और, अंतिम प्रमाण: 93% सर्जन चाहेंगे कि चेकलिस्ट का उपयोग उन पर किया जाए यदि वे सर्जरी के लिए ऑपरेटिंग थिएटर में थे।

यह है प्रक्रिया:

यह अगला उदाहरण अधिक ठोस, विनाशकारी है।

साल के सबसे गर्म दिन की सुबह - 17 जुलाई, 1865 - व्हाइटमार्श टाउनशिप, पेंसिल्वेनिया में ज्यादातर बच्चों से भरी दो ट्रेनें टकरा गईं, जिसमें लगभग 60 लोग मारे गए और 100 से अधिक घायल हो गए।

एक अज्ञात कलाकार द्वारा 1856 की द ग्रेट ट्रेन व्रेक की एक पेंटिंग

कारण? विकिपीडिया के पास यह है सूचीबद्ध 'मानवीय भूल' के रूप में।

रेलगाड़ियाँ अपनी क्षमता से कहीं अधिक डिब्बों को खींच रही थीं, जिसका अर्थ है कि ड्राइवरों को आगे बढ़ने के लिए आवश्यक इंजन दबाव को पुनः प्राप्त करने के लिए समय-समय पर रुकना पड़ता था। इस अनियमित व्यवहार के कारण, ट्रेन निर्धारित समय पर नहीं थी और आसपास के स्टेशनों को इसकी सूचना नहीं थी।

ड्राइवर ने सोचा कि वह खोए हुए समय की भरपाई कर सकता है और निर्धारित समय पर रुक सकता है, इसलिए उसने इंजन बंद कर दिया, एक वैकल्पिक ट्रैक ले लिया और सोचा कि वह इससे मुक्त हो जाएगा। अरामिंगो , लगभग उसी समय विसाहिकॉन से एक और ट्रेन निकल रही थी।

एक अंधे मोड़ पर, दो ट्रेनों के बॉयलर आपस में टकराए और एक विस्फोट हुआ जिसकी आवाज़ 5 मील दूर तक सुनाई दी। बॉयलर के सबसे निकट की तीन गाड़ियाँ टूटकर बिखर गईं, और बाकी में आग लग गई और वे पटरी से उतर गए।

शब्द में उच्चारण डालें

इस आपदा के जवाब में, उत्तरी पेंसिल्वेनिया रेलमार्ग उनकी प्रक्रियाओं को समायोजित किया। उन्होंने फैसला सुनाया कि दो दिशाओं में यात्रा करने वाली कोई भी दो ट्रेनें एक ही ट्रैक साझा नहीं करेंगी, और आस-पास के स्टेशनों के साथ टेलीग्राम संचार अनिवार्य कर दिया गया।

आपके व्यवसाय में प्रक्रियाओं का उपयोग करना

आजकल, व्यवसाय प्रक्रियाओं पर विचार करने से पहले विनाशकारी विफलता आने तक (आमतौर पर) इंतजार नहीं करते हैं। यदि आप औपचारिक रूप से प्रक्रियाओं का उपयोग नहीं कर रहे हैं, तो यह कभी भी जल्दी नहीं होगी।

अपने लिए एक निःशुल्क प्रोसेस स्ट्रीट खाता प्राप्त करें और प्रक्रियाएँ बनाना, अपने व्यवसाय को व्यवस्थित करना और कार्यों को विभाजित करना शुरू करें। जैसा कि हमने देखा है, प्रक्रियाएं उत्पादकता को 24,000% तक बढ़ा सकती हैं।

पाना व्यवसाय प्रक्रिया प्रबंधन के लिए संपूर्ण मार्गदर्शिका

क्या आपकी टीम अनिश्चित जिम्मेदारियों के कारण समय सीमा चूक जाती है?

क्या नए कर्मचारियों को जहाज पर आने और प्रशिक्षित होने में बहुत अधिक समय लग रहा है?

प्रक्रियाओं को लागू करने वाली कंपनियों की सफलता दर 280% अधिक है उनकी परियोजनाओं पर (95%) बनाम उन परियोजनाओं पर (25%)।

अपनी टीम के काम को व्यवस्थित करके, बाधाओं को दूर करके और बर्बाद समय और प्रयास को समाप्त करके एक सप्ताह से भी कम समय में लागत में कटौती करना शुरू करें।

किताब में क्या है?

• एक प्रक्रिया क्या है? नियमित लोगों के लिए एक गैर-उबाऊ मार्गदर्शिका
• प्रक्रियाएं आपके व्यवसाय को नष्ट होने और जलने से कैसे बचाती हैं
• विचलन का सामान्यीकरण आपकी कंपनी को नुकसान क्यों पहुंचा रहा है?
• व्यवसाय प्रक्रिया प्रबंधन क्या है? एक सचमुच सरल परिचय
• व्यवसाय प्रक्रिया विश्लेषण (जबड़े तोड़ने वाली जम्हाई के बिना)
• आपको बिजनेस प्रोसेस मॉडलिंग से परेशान क्यों होना चाहिए?
• जब आप केवल कागज़ का उपयोग कर रहे हों तो बीपीएम सॉफ़्टवेयर पर कैसे स्विच करें
• बिजनेस प्रोसेस रीइंजीनियरिंग: यदि आपका व्यवसाय विफल हो रहा है तो क्या करें
• क्या बिजनेस प्रोसेस आउटसोर्सिंग आपके छोटे व्यवसाय के लिए प्रासंगिक है?