प्रक्रिया प्रबंधन की परिभाषा: यह क्या है और आपको इसकी तुरंत आवश्यकता क्यों है

उचित प्रक्रिया प्रबंधन के साथ ही कोई व्यवसाय अपनी पूर्ण क्षमता से कार्य कर सकता है। लेकिन प्रक्रिया प्रबंधन की वास्तविक परिभाषा क्या है?

2020 की महामारी के दौरान जैसे ही कई व्यवसाय दूरस्थ कार्य में परिवर्तित हो गए, बहुत सारी प्रक्रिया प्रबंधन भी डिजिटल हो गई। जबकि कर्मचारी अंततः अपने कार्यालयों में लौट आए, प्रक्रिया प्रबंधन को क्लाउड में एक नया घर मिल गया था।

इस अचानक परिवर्तन और प्रक्रिया प्रबंधन को बेहतर बनाने में रुचि के साथ, यह गहराई से जानने लायक है कि वास्तव में प्रक्रिया प्रबंधन क्या है। और एक कंपनी के रूप में, जो ईमानदारी से उस बदलाव से लाभान्वित हुई, हमारे पास इस मामले पर कहने के लिए बहुत कुछ है।

इस लेख में हम प्रक्रिया प्रबंधन को परिभाषित करेंगे, इसके लाभों और चुनौतियों के बारे में बात करेंगे और आपको इसे अपने व्यवसाय में लागू करने के बारे में सलाह देंगे।

अंत में, आरंभ करने में आपकी सहायता के लिए हम एक निःशुल्क टेम्पलेट भी देंगे।

प्रक्रिया प्रबंधन की परिभाषा

ठीक है, तो प्रक्रिया प्रबंधन वास्तव में क्या है?

प्रक्रिया प्रबंधन - या व्यवसाय प्रक्रिया प्रबंधन (बीपीएम) - विभिन्न व्यावसायिक प्रक्रियाओं का विश्लेषण, अनुकूलन, निगरानी और नियंत्रण करने के लिए संगठनों द्वारा उपयोग की जाने वाली तकनीक है।

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बीपीएम के साथ, कंपनियां ये करने में सक्षम हैं:

• आवर्ती प्रक्रियाओं को स्वचालित करें, ताकि वे हमेशा सुचारू रूप से चलती रहें
• यह देखने के लिए पिछली प्रक्रियाओं का विश्लेषण करें कि क्या सही हुआ और क्या नहीं
• विभिन्न प्रक्रियाओं में मेट्रिक्स को ट्रैक करें
• भविष्य के जोखिमों को कम करने के लिए जोखिम विश्लेषण करें
• पिछले डेटा का उपयोग करके दक्षता मापें

प्रक्रिया प्रबंधन से परेशान क्यों?

बीपीएम एक ऐसी चीज़ है जिसकी हर संगठन को आवश्यकता होती है क्योंकि यह आपके व्यवसाय को बेहतर ढंग से समझने में आपकी मदद करता है।

बीपीएम का उपयोग करके, आप अक्षमताओं का पता लगाने के लिए अपनी सभी व्यावसायिक प्रक्रियाओं का विश्लेषण कर सकते हैं और उन्हें ठीक करने और अनुकूलित करने के लिए समाधान ढूंढ सकते हैं। यह रोजमर्रा के कार्यों को अधिक सुचारू बनाता है और संसाधनों के प्रबंधन में सुधार करता है।

लेकिन ये सिर्फ छोटे-छोटे फायदे हैं।

ऐसा करने के अन्य लाभ बहुत अधिक हैं। यह न केवल आपके संगठन का समय और पैसा बचाता है, बल्कि यह आपके व्यवसाय को ग्राहकों और बाज़ार की माँगों पर बहुत तेज़ी से प्रतिक्रिया देने की भी अनुमति देता है।

प्रक्रिया प्रबंधन को स्पष्ट रूप से परिभाषित करने के लाभ

बीपीएम की परिभाषा को समझने का मतलब है कि आप इसे प्रोग्राम और प्रोजेक्ट प्रबंधन से बेहतर ढंग से अलग कर सकते हैं। तीन प्रकार की प्रक्रियाओं के बीच अंतर जानने का मतलब है कि आप उन सभी का प्रभावी ढंग से उपयोग करने में सक्षम होंगे।

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बीपीएम के साथ, यह याद रखना महत्वपूर्ण है कि यह आपके संगठन के भीतर आवर्ती प्रक्रियाओं के लिए है। ये आम तौर पर एक व्यवसाय के भीतर चल रही प्रक्रियाएं हैं और इनका कोई विशिष्ट अंत नहीं होता है, जैसे कर्मचारी को शामिल करना। यही इसका सबसे बड़ा विभेदक कारक है।

परियोजना प्रबंधन एक विशिष्ट उत्पाद या सेवा की डिलीवरी है। इसकी एक स्पष्ट शुरुआत और अंत है। परियोजनाएं आम तौर पर एक बार की चीजें होती हैं जो दोहराई नहीं जाती हैं, और एक टीम एक समय में केवल एक पर ही काम कर सकती है।

कार्यक्रम प्रबंधन अन्य दोनों के बीच में है। यह विभिन्न परियोजनाओं के बीच अन्योन्याश्रयता के प्रबंधन से संबंधित है। बीपीएम की तरह, कार्यक्रम प्रबंधन आम तौर पर जारी रहता है, लेकिन बीपीएम के विपरीत, यह समग्र रूप से व्यवसाय से संबंधित प्रक्रियाओं से निपटता नहीं है।

प्रक्रिया प्रबंधन का उपयोग करने के लाभ

प्रक्रिया प्रबंधन किसी भी व्यवसाय संचालन का एक महत्वपूर्ण पहलू है, जिसका लक्ष्य दक्षता में सुधार करना, लागत कम करना और समग्र प्रदर्शन को बढ़ाना है। प्रक्रिया प्रबंधन के उपयोग के कुछ प्रमुख लाभ यहां दिए गए हैं:

बढ़ी हुई कार्यक्षमता

प्रक्रिया प्रबंधन को लागू करने से संगठनों को अपने संचालन को सुव्यवस्थित करने, अनावश्यक कार्यों को खत्म करने और उत्पादकता में सुधार करने की अनुमति मिलती है। स्पष्ट रूप से परिभाषित प्रक्रियाओं के साथ, कर्मचारी अधिक कुशलता से काम कर सकते हैं, जिससे समय और लागत की बचत होती है।

निरंतर सुधार

प्रक्रिया प्रबंधन का उपयोग करके, व्यवसाय सुधार के क्षेत्रों की पहचान करने के लिए अपनी प्रक्रियाओं की निरंतर निगरानी और मूल्यांकन कर सकते हैं। यह उन्हें आवश्यक समायोजन करने, वर्कफ़्लो को अनुकूलित करने और निरंतर आधार पर प्रदर्शन बढ़ाने में सक्षम बनाता है।

उन्नत ग्राहक सेवा

बेहतर दक्षता और सुव्यवस्थित प्रक्रियाओं के साथ, संगठन बेहतर ग्राहक सेवा प्रदान कर सकते हैं। ऑर्डर पूर्ति, शिकायत समाधान और ग्राहक ऑनबोर्डिंग जैसी प्रक्रियाओं को मानकीकृत और लगातार निष्पादित किया जा सकता है, जिसके परिणामस्वरूप प्रतिक्रिया समय और ग्राहक संतुष्टि में सुधार होगा।

लागत बचत

प्रक्रिया प्रबंधन बाधाओं, अतिरेक और अक्षमताओं की पहचान करने में मदद करता है, जिससे व्यवसायों को अपने संसाधन आवंटन को अनुकूलित करने और लागत कम करने की अनुमति मिलती है। अनावश्यक कदमों को ख़त्म करके और मैन्युअल प्रक्रियाओं को स्वचालित करके, संगठन महत्वपूर्ण लागत बचत प्राप्त कर सकते हैं।

निर्णय लेने में सुधार

प्रक्रिया प्रबंधन व्यवसायों को वास्तविक समय डेटा और उनके संचालन में अंतर्दृष्टि प्रदान करता है। यह उन्हें सटीक जानकारी के आधार पर सूचित निर्णय लेने में सक्षम बनाता है, जिससे बेहतर व्यावसायिक परिणाम और रणनीतिक लक्ष्य प्राप्त होते हैं।

प्रक्रिया प्रबंधन के प्रकार

प्रक्रिया प्रबंधन आपके व्यावसायिक लक्ष्यों तक पहुँचने में आपकी मदद करने के लिए बहुत कुछ कर सकता है, लेकिन यह जानने के लिए कि आपके लिए सबसे अच्छा क्या है, आपको विभिन्न प्रकारों से परिचित होना होगा।

बिजनेस प्रक्रिया प्रबंधन

इस प्रकार का प्रक्रिया प्रबंधन किसी संगठन के विभिन्न विभागों या कार्यों में व्यावसायिक प्रक्रियाओं और वर्कफ़्लो को बेहतर बनाने पर केंद्रित है। इसका उद्देश्य प्रक्रियाओं को अनुकूलित करना, दक्षता बढ़ाना और उन्हें रणनीतिक लक्ष्यों के साथ संरेखित करना है। व्यवसाय प्रक्रिया प्रबंधन सॉफ़्टवेयर एक प्रक्रिया प्रबंधन प्रणाली स्थापित करने में आपकी सहायता करने का एक शानदार तरीका है।

परियोजना प्रबंधन

परियोजना प्रबंधन में एक निर्धारित समय सीमा के भीतर विशिष्ट उद्देश्यों को प्राप्त करने के लिए एक विशिष्ट परियोजना की योजना बनाना, क्रियान्वित करना और निगरानी करना शामिल है। यह सुनिश्चित करता है कि परियोजनाएं समय पर, बजट के भीतर वितरित की जाएं और वांछित गुणवत्ता मानकों को पूरा करें।

कार्यप्रवाह प्रबंधन

वर्कफ़्लो प्रबंधन एक परिभाषित प्रक्रिया के भीतर कार्यों, गतिविधियों और अनुमोदनों के समन्वय और अनुकूलन पर केंद्रित है। यह सुनिश्चित करता है कि कार्य कुशलतापूर्वक किया जाए, समय सीमा पूरी की जाए और सभी आवश्यक कदम पूरे किए जाएं।

कार्यक्रम प्रबंधन

कार्यक्रम प्रबंधन में संगठनात्मक उद्देश्यों को प्राप्त करने के लिए एक समन्वित प्रयास के रूप में कई संबंधित परियोजनाओं का प्रबंधन शामिल है। इसमें कई परियोजनाओं की योजना, निष्पादन और निगरानी की देखरेख करना और रणनीतिक लक्ष्यों के साथ उनका संरेखण सुनिश्चित करना शामिल है।

रोबोटिक प्रक्रिया स्वचालन (आरपीए)

आरपीए में दोहराए जाने वाले और नियम-आधारित कार्यों को स्वचालित करने के लिए सॉफ़्टवेयर रोबोट या बॉट का उपयोग शामिल है। इसका उद्देश्य मैन्युअल हस्तक्षेप को कम करके और त्रुटियों को कम करके दक्षता, सटीकता और गति में सुधार करना है।

प्रक्रिया प्रबंधन की परिभाषा पर अपनी टीम को कैसे शिक्षित करें

कई प्रबंधकों की तुलना में टीम के सदस्य परिवर्तन के प्रति अधिक संवेदनशील होते हैं और उन्हें इसका श्रेय देते हैं। हालाँकि, बहुत बार, बीपीएम का रवैया ढुलमुल और भूल जाने जैसा होता है। बहुत कम बदलाव है.

जब प्रक्रिया प्रबंधन की परिभाषा पर अपनी टीम को शिक्षित करने की बात आती है, तो परिभाषा को आप कैसे कहते हैं, इसकी तुलना में आपका दृष्टिकोण अधिक महत्वपूर्ण है। अपने आप से यह पूछें:

• मैं क्यों चाहता हूँ कि मेरी टीम प्रक्रिया प्रबंधन की परिभाषा जाने?
• परिभाषा जानने से टीम को क्या लाभ होगा?
• बीपीएम पर चर्चा के बाद टीम से मेरी क्या अपेक्षाएं हैं?
• क्या मैं अपनी टीम के विचार चाहता हूँ, या क्या मैं बस यह चाहता हूँ कि वे जानें कि सामान्यतः बीपीएम क्या है?

यदि आप चाहते हैं कि आपकी टीम को पता चले कि बीपीएम क्या है, तो संभवतः आपका दृष्टिकोण सही नहीं है।

आपकी टीम के सदस्य हर दिन स्थापित प्रक्रियाओं के साथ काम कर रहे हैं, और वे शायद पहले से ही जानते हैं कि क्या सुधार किया जा सकता है। जब आप अपनी टीम में प्रक्रिया प्रबंधन का परिचय देते हैं, तो यह आपके लिए अपनी टीम के साथ संचार की उस लाइन को खोलने का एक तरीका होना चाहिए।

उन्हें इस बिंदु से आगे प्रक्रियाओं में सुधार के लिए अपने विचारों के साथ आपके पास आने में सहज होना चाहिए। उनके विचारों को हमेशा सुनना चाहिए.

व्यवसाय प्रक्रिया प्रबंधन मॉडल परिभाषित

मॉडलिंग व्यवसाय प्रक्रिया प्रबंधन एक संगठन की प्रक्रियाओं का प्रतिनिधित्व करने का कार्य है ताकि उनका विश्लेषण, सुधार और संभावित रूप से स्वचालित किया जा सके।

बीपीएम मॉडल का पूरा विचार एक प्रक्रिया का भौतिक प्रतिनिधित्व इस तरह से करना है जो इसे देखने वाले किसी भी व्यक्ति के लिए समझ में आए, चाहे वह इंजीनियर हो या हितधारक। इसे एक माइंड मैप की तरह समझें।

प्रक्रिया प्रबंधन मॉडल के उदाहरण

आप अपनी व्यावसायिक प्रक्रियाओं की मॉडलिंग कैसे करते हैं, यह आप पर निर्भर करता है, लेकिन आरंभ करने में आपकी सहायता के लिए कुछ सुस्थापित मॉडल हैं।

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प्रवाह चार्ट

संभवतः सबसे प्रसिद्ध मॉडल, फ्लो चार्ट सरल और बनाने में आसान हैं। तीरों से जुड़ी विभिन्न आकृतियों का उपयोग करके, आप आसानी से प्रदर्शित कर सकते हैं कि एक प्रक्रिया के कुछ हिस्से दूसरे में कैसे प्रवाहित होते हैं।

ये आम तौर पर सरल प्रक्रियाओं या अधिक जटिल प्रक्रियाओं को सरल बनाने के लिए सबसे अच्छा काम करते हैं।

बिजनेस प्रोसेस मॉडलिंग नोटेशन

बिजनेस प्रोसेस मॉडलिंग नोशन (बीपीएमएन) ग्राफिकल नोटेशन का उपयोग करके व्यावसायिक प्रक्रियाओं को मैप करता है। ऑब्जेक्ट मैनेजमेंट ग्रुप (ओएमजी) द्वारा निर्मित, बीपीएमएन का लक्ष्य सॉफ्टवेयर डेवलपर्स से लेकर बिजनेस विश्लेषकों तक, टीम के सभी लोगों के लिए सबसे जटिल व्यावसायिक प्रक्रियाओं को भी समझने योग्य बनाना है।

आप वास्तव में निःशुल्क बीपीएमएन बनाना सीख सकते हैं OMG की वेबसाइट यदि यह वह मॉडल है जिसके साथ आप जाना चाहते हैं।

गंत्त चार्ट

गैंट चार्ट अमेरिकी मैकेनिकल इंजीनियर हेनरी गैंट द्वारा बनाए गए थे और लगभग 100 वर्षों से अधिक समय से मौजूद हैं। इन चार्टों का उपयोग उन प्रक्रियाओं के लिए सबसे अच्छा किया जाता है जो समय के प्रति संवेदनशील होती हैं क्योंकि वे कुछ कार्यों या परियोजनाओं की समय सीमा को ट्रैक करने के लिए बार का उपयोग करते हैं।

गैंट चार्ट अनुक्रमिक होते हैं और समझने में बहुत आसान होते हैं। इसका एक अच्छा कारण है कि वे आज भी आमतौर पर उपयोग किए जाते हैं।

डेटा प्रवाह आरेख

डेटा प्रवाह आरेख (डीएफडी) आपको डेटा स्ट्रीम की कल्पना करने की अनुमति देते हैं। डीएफडी फ्लो चार्ट की तरह काम करते हैं लेकिन आम तौर पर विभिन्न आकृतियों और रंगों को स्पष्ट और व्यवस्थित रखने में मदद करने के लिए एक बहुत बड़ी कुंजी होती है।

ये मदद करते हैं ताकि आप देख सकें कि किसी प्रक्रिया के भीतर और प्रक्रियाओं के बीच डेटा कैसे प्रवाहित होता है। वे आम तौर पर आपकी टीम के लिए बेहतर होते हैं न कि हितधारकों के लिए क्योंकि वे कितने डेटा का प्रतिनिधित्व किया जा रहा है इसके आधार पर थोड़ा जटिल हो सकते हैं।

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एक प्रक्रिया प्रबंधन प्रणाली का कार्यान्वयन

एक प्रक्रिया प्रबंधन प्रणाली को लागू करना, यहां तक ​​कि व्यक्तिगत प्रक्रियाओं के लिए भी, जटिल नहीं होना चाहिए। बस इन चरणों का पालन करें:

लक्ष्यों और उद्देश्यों को स्पष्ट रूप से परिभाषित करें

यह उन महत्वपूर्ण प्रक्रियाओं की पहचान करने के लिए आधार प्रदान करेगा जिन्हें प्रबंधित और सुधारने की आवश्यकता है। प्रक्रिया प्रबंधन प्रणाली और समग्र व्यावसायिक रणनीति के बीच संरेखण सुनिश्चित करके, संगठन अपने प्रयासों को प्राथमिकता दे सकते हैं और प्रक्रिया अनुकूलन के संबंध में बेहतर निर्णय ले सकते हैं।

मौजूदा प्रक्रियाओं का मानचित्र तैयार करें

इसमें प्रत्येक प्रक्रिया में शामिल चरणों, इनपुट, आउटपुट और हितधारकों का दस्तावेजीकरण शामिल है। प्रक्रिया मानचित्रण अभ्यास गतिविधियों के अनुक्रम का एक दृश्य प्रतिनिधित्व प्रदान करता है और प्रक्रियाओं में संभावित बाधाओं, अक्षमताओं और अतिरेक की पहचान करने में मदद करता है।

सुधार के अवसरों को पहचानें

यह प्रत्येक प्रक्रिया की दक्षता, प्रभावशीलता और प्रदर्शन का मूल्यांकन करके किया जाता है। प्रक्रियाओं की सफलता को मापने और सुधार लक्ष्यों की दिशा में प्रगति को ट्रैक करने के लिए प्रमुख प्रदर्शन संकेतक (KPI) को परिभाषित किया जा सकता है।

प्रक्रियाओं का अनुकूलन करें

प्रक्रिया में सुधार विभिन्न दृष्टिकोणों के माध्यम से प्राप्त किया जा सकता है, जैसे:

• अनावश्यक कदमों को हटाना
• मैन्युअल कार्यों को स्वचालित करना
• भूमिकाओं और जिम्मेदारियों को फिर से परिभाषित करना
• उद्योग मानकों से सर्वोत्तम प्रथाओं को लागू करना

प्रक्रियाओं की निरंतर निगरानी और विश्लेषण करके, संगठन अनुकूलन के क्षेत्रों की पहचान कर सकते हैं और दक्षता बढ़ाने के लिए परिवर्तन लागू कर सकते हैं।

एक नई प्रक्रिया प्रबंधन प्रणाली को लागू करने में चुनौतियाँ

एक नई प्रक्रिया प्रबंधन प्रणाली को लागू करने में काफी चुनौतियाँ आ सकती हैं। इस प्रक्रिया के दौरान संगठनों को कुछ सामान्य बाधाओं का सामना करना पड़ सकता है:

परिवर्तन का विरोध

एक नई प्रक्रिया प्रबंधन प्रणाली को लागू करने के लिए अक्सर मानसिकता में बदलाव और स्थापित वर्कफ़्लो में बदलाव की आवश्यकता होती है। परिवर्तन का विरोध उन कर्मचारियों से हो सकता है जो मौजूदा प्रक्रियाओं के आदी हैं और काम करने के नए तरीके अपनाने में झिझक सकते हैं।

खरीद-फरोख्त का अभाव

एक प्रक्रिया प्रबंधन प्रणाली का सफल कार्यान्वयन प्रमुख हितधारकों के समर्थन और खरीद-फरोख्त पर निर्भर करता है। यदि निर्णय लेने वाले और नेता लाभों को पूरी तरह से नहीं समझते हैं या सिस्टम में मूल्य नहीं देखते हैं, तो आवश्यक समर्थन और संसाधन हासिल करना चुनौतीपूर्ण हो सकता है।

कार्यदिवस पर हस्ताक्षर करना

सीमित स्रोत

एक नई प्रणाली को लागू करने के लिए प्रौद्योगिकी, प्रशिक्षण और संसाधनों में निवेश की आवश्यकता होती है। सीमित बजट या संसाधन की कमी आवश्यक उपकरणों की खरीद और कार्यान्वयन प्रक्रिया को चलाने के लिए सही लोगों को आवंटित करने के मामले में चुनौतियां पैदा कर सकती है।

डेटा प्रबंधन

प्रक्रिया प्रबंधन प्रणाली को लागू करने में अक्सर बड़ी मात्रा में डेटा एकत्र करना और उसका विश्लेषण करना शामिल होता है। इस डेटा को प्रभावी ढंग से प्रबंधित और व्यवस्थित करना एक चुनौती हो सकती है, खासकर यदि संगठनों के पास कुशल डेटा प्रबंधन प्रक्रियाएं नहीं हैं।

मौजूदा प्रणालियों के साथ एकीकरण

संगठनों के पास पहले से ही स्थापित प्रणालियाँ और उपकरण हो सकते हैं, और इन मौजूदा प्रणालियों के साथ नई प्रक्रिया प्रबंधन प्रणाली को एकीकृत करना एक जटिल कार्य हो सकता है। विभिन्न प्रणालियों के बीच निर्बाध एकीकरण और सुचारू डेटा प्रवाह सुनिश्चित करना चुनौतियाँ पेश कर सकता है।

प्रक्रिया प्रबंधन टेम्पलेट

एचआर टीमों के लिए आवश्यक प्रक्रियाओं पर हमारा ब्लॉग पोस्ट देखें। कभी-कभी पहले एचआर टीमों में बीपीएम लागू करना बेहतर होता है, और इस पोस्ट में आपकी टीम के लिए आज़माने के लिए 60 निःशुल्क टेम्पलेट शामिल हैं।

यदि आपको यह निर्णय लेने में कठिनाई हो रही है कि पहले किसे आज़माना है, तो मैं इसकी अनुशंसा करता हूँ:

अपनी प्रक्रिया प्रबंधन प्रणाली को कैसे अनुकूलित करें

अपनी प्रक्रिया प्रबंधन प्रणाली को अनुकूलित करना निरंतर सुधार की प्रणाली स्थापित करने के बारे में है।

निरंतर सुधार का अर्थ है कभी स्थिर न होना। ऐसा नहीं है कि यह बहुत अच्छा काम करता है, आइए इसे ऐसे ही छोड़ दें, बल्कि एक रवैया अपनाएं, यह बहुत अच्छा काम करता है, लेकिन क्या इसे और भी बेहतर बनाने का कोई तरीका है?

हमारे पास उपयोग करने के तरीके पर सलाह से भरा एक पूरा ब्लॉग पोस्ट है प्रक्रियाओं को अनुकूलित करने के लिए निरंतर सुधार यदि आप और अधिक जानना चाहते हैं।